Een vertraagd project snel weer op de rails krijgen

Elk project begint met goede bedoelingen en de beste inspanningen, maar velen van hen raken de weg kwijt met een lage betrokkenheid en missen mijlpalen. Maar u hoeft niet teleurgesteld te raken, aangezien sommige corrigerende maatregelen uw vertraagde project in een mum van tijd weer op de rails kunnen krijgen.

Hier zijn enkele effectieve technieken voor projectherstel die u moet proberen om de zaken in de goede richting te laten gaan.

1. Bel voor een teamvergadering

Uw team heeft elkaar misschien ontmoet bij tal van virtuele teamvergaderingen voor dit project. Zodra je echter weet dat je een deadline gaat missen, is het verplicht om iedereen nog een keer bij elkaar te laten zitten. Deze teamvergadering moet een nieuwe strategie ontwikkelen over wat nu te doen.

Houd rekening met de projectresultaten, het budget en de tijd (resterend of extra) die u hebt om het project te voltooien. Bekijk de impact van uw vertraging op elk van deze aspecten. Ontdek wat het team kan leveren terwijl het oorspronkelijke budget en de deadline hetzelfde blijven.

Bekijk daarnaast hoe lang het duurt om het project te voltooien. Praat vervolgens met uw klant over het kiezen van een van de bovenstaande opties.

2. Ontdek de reden voor vertraging

Naast het kiezen van haalbare opties voor uw klanten, gebruikt u de vergadering om het probleem van het project te bepalen. Alleen als u de reden achter de vertraging van het project kent, kunt u stappen ondernemen om het probleem op te lossen.

Er kunnen verschillende redenen zijn voor een vertraging van een project, waaronder budgettekort, gebrek aan middelen, verandering in organisatorische prioriteiten, scope-creep, teaminefficiëntie, enz. Zoek uit wie verantwoordelijk is voor de vertraging en hoe deze het project heeft beïnvloed. Leid ook af hoe u het probleem zo snel mogelijk kunt oplossen.

3. Stel een nieuwe maar realistische deadline in

Als je de oorspronkelijke deadline hebt gemist, is het tijd om verder te gaan en in plaats daarvan een nieuwe in te stellen. Doorloop de oorspronkelijke planning om te zien hoeveel taken van het project nog in behandeling zijn. Stel uitdagende maar haalbare mijlpalen in voor elk van de resterende taken en zoek een nieuwe deadline voor het project.

Je doel is om het project binnen de nieuwe deadline op te leveren. Houd daarom rekening met de capaciteit, middelen en beschikbaarheid van uw team voordat u de nieuwe vervaldatum instelt.

4. Heroverweeg de reikwijdte van het project

Als een onrealistische projectomvang ertoe heeft geleid dat uw project vertraging heeft opgelopen, overweeg dan om de opzet te herzien, zodat het binnen korte tijd haalbaar is. Bespreek de scope met de opdrachtgever of de stakeholders en ga na welke delen van de projecten je kunt verwijderen.

Laat scope creep nooit gebeuren als je daadwerkelijk om scopereductie vraagt. Een verandering in scope maakt het project moeilijk af te ronden. Het kan ook nodig zijn om de focus van uw team naar een geheel nieuwe richting te verplaatsen.

5. Verdeel in kleine taken en stel prioriteiten

Zodra u een knipoog krijgt van de klant over de herziene projectomvang, gaat u eraan werken. Verdeel eerst het resterende werk in kleine stukjes taken. Zoek vervolgens of er afhankelijkheden zijn tussen de taken. Zo ja, overweeg ze dan voordat u de taken prioriteert.

Vraag het team om eerst aan de geprioriteerde taken te werken. Soms kan een opdrachtgever u vragen om tijdens een projectvertraging eerst een deel of een deel van een project op te leveren. Geef in dergelijke gevallen dat segment prioriteit.

Verwant: De beste technieken voor freelancers om taken gratis te prioriteren

6. Verantwoordelijkheden opnieuw bevestigen of opnieuw toewijzen

Je moet met het hele team samenwerken om hun rollen te bepalen voor de resterende projectomvang of taken. Bekijk de voltooide taken om eventuele conflicten of inefficiënties in het werk dat tot nu toe voor dit project is uitgevoerd, te identificeren. Het kan nodig zijn om taken opnieuw te bevestigen of opnieuw toe te wijzen op basis van de eerdere prestaties.

Los tijdens het opnieuw toewijzen van taken eventuele twijfels over het oorspronkelijke plan op. Zorg ervoor dat de nieuw toegewezen persoon over de vaardigheden beschikt die nodig zijn om deze taak te voltooien en geen andere prioriteiten heeft.

7. Focus op realtime communicatie

Er is geen ruimte voor nog meer vertragingen in een project dat al van de baan is. Soms blijven cruciale beslissingen hangende vanwege het vertraagde antwoord. Daarom moet uw team geen tijd verspillen aan asynchrone communicatie waarbij ze niet weten wanneer ze een antwoord zullen krijgen.

Verwant: Tips en hulpmiddelen om in realtime met klanten en teams te communiceren

Leg in vertraagde projecten de nadruk op gesynchroniseerde communicatie zoals instant chat. Collega's kunnen ook deelnemen aan audio- of videogesprekken om eventuele twijfels weg te nemen of een belangrijke vraag te stellen. Wat u ook doet, vertrouw in dergelijke situaties nooit op vertraagde communicatiemodi zoals e-mail.

8. Taken nauw volgen en beheren

U wilt niet twee keer vertraging oplopen bij een enkel project. Om dit te voorkomen, is het essentieel om de taken te beheren en hun voortgang dagelijks te volgen. Maak prestatieregistratie onderdeel van uw dagelijkse routine met dynamic projectbeheer-apps waar leden de voortgang van taken en projecten kunnen controleren.

Het bijhouden van prestaties is niet genoeg, omdat u ze moet vergelijken met de geprojecteerde prestaties. Als u merkt dat iemand achterblijft, neem dan onmiddellijk contact met hen op om het probleem te achterhalen en het zo snel mogelijk op te lossen.

9. Zorg voor een risicobeheerplan

Een herziene opzet voor een vertraagd project omvat vaak extra werklast, nieuwe middelen en een strikte planning. Hoewel de kans groot is dat u het project met succes voltooit, brengt het ook enig risico met zich mee. Daarom moet u een risicobeheerplan opstellen.

Identificeer daarvoor de risicofactoren. Je moet ze ook analyseren om een ​​plan te ontwikkelen om hun negatieve effecten te verzachten. Doe inspanningen om de kans op het optreden van die risicofactoren te verkleinen. Maak het hele team op de hoogte van het risicobeheerplan en werk het voortdurend bij naarmate het project vordert.

10. Extra moeite doen

Het behoeft geen betoog dat u extra moeite moet doen om een ​​vertraagd project snel op te leveren. Het kan ook betekenen dat veel teamleden overuren moeten maken. Afhankelijk van de omvang van het project, zal de tijd variëren. Dit kan het team echter demotiveren als de overuren uitgebreid worden.

Om deze reden moeten managers hun teamgenoten een duidelijk idee geven over hoe lang de overuren zullen duren. Als iemand niet meer tijd kan besteden aan een vertraagd project, moet je zijn taak uitbesteden.

Effectieve tips voor vertraagde projecten

Het is niet ongebruikelijk dat een project zijn focus verliest. Zodra het gebeurt, zijn het identificeren en herkennen van de pijnpunten van het project noodzakelijk.

Volg de bovenstaande tips om het project weer op de rails te krijgen. U kunt ook projectbeheer-apps gebruiken voor een succesvolle en tijdige voltooiing van projecten.

De 11 beste eigenschappen van MeisterTask voor Agile Project Management

Wilt u agile implementeren, de dynamische projectmanagementmethode die de productiviteit verhoogt? MeisterTask kan u helpen.

Lees volgende

Over de auteur