U ontvangt waarschijnlijk elke dag meerdere e-mails van klanten, vrienden of familie. Het kan overweldigend zijn om je e-mailinbox te ordenen, vooral als je de gewoonte hebt om elk bericht te bewaren.
Hier zijn een paar tips en hulpmiddelen om je inbox te ordenen, zodat je meer tijd hebt om aan je takenlijst te werken.
Tips om uw e-mailinbox te ordenen
- Besteed elke dag een paar minuten aan het verwijderen van e-mails die u niet nodig heeft.
- Afmelden voor onnodige abonnementen.
- Maak waar van toepassing specifieke mappen voor zakelijke of persoonlijke e-mails en sorteer berichten in deze mappen zodra ze binnenkomen.
- Gebruik labels om inkomende e-mail te ordenen op onderwerp (bijvoorbeeld financiën, reizen, enz.).
- Archiveer in plaats van essentiële berichten te verwijderen die u moet bewaren voor toekomstig gebruik.
- Als je Gmail-account is gekoppeld aan een extern e-mailadres, pas dan je meldingsinstellingen aan om te voorkomen dat je rommelig wordt met onnodige updates.
- Gebruik uw primaire e-mailadres voor belangrijke berichten en maak een ander account aan voor minder belangrijke berichten, zoals e-mailabonnementen.
Deze tips kunnen uw productiviteit aanzienlijk verhogen. Als u echter wat extra hulp nodig heeft, kunt u deze hulpmiddelen gebruiken:
Met Shift kun je je inboxen op één plek ordenen.
Jij kan organiseer je inbox met behulp van filters, automatisch gemaakt wanneer u e-mails verzendt met verschillende e-mailclients zoals Gmail of Microsoft Outlook. Met deze filters kunt u e-mails ordenen op afzender, lijst, onderwerp en meer. Nadat u de filtercriteria op een bericht hebt toegepast, wordt het met de bijbehorende labels in een specifieke map geplaatst.
Shift is ook uitgerust met een uitstekende zoekfunctie die voor al uw accounts werkt en andere apps zoals Slack en Facebook Messenger, zodat u snel gesprekken kunt ophalen wanneer verplicht.
Een van de belangrijkste voordelen van het gebruik van Shift is dat het al uw workflows centraliseert, tijd besparen bij het schakelen tussen applicaties en e-mailaccountsen het verbeteren van uw productiviteit.
Een van de redenen waarom je misschien geen app wilt downloaden of je niet wilt aanmelden voor een website, is dat je bang bent dat ze je voortdurend zullen bestoken met e-mails. Het hebben van een tijdelijk en tijdelijk e-mailadres is een uitstekende manier om uw inbox te ordenen en spam te voorkomen.
In plaats van je primaire e-mailadres op te geven, kun je MailDrop gebruiken om een gratis wegwerpadres te maken voor apps/websites met een slechte beveiligingsreputatie of om spam-advertenties te voorkomen.
Inbox by Gmail biedt je aanpasbare categorieën en houdt e-mails met die onderwerpen bovenaan je inbox. Het biedt ook een "snooze" -functie, waarmee u een e-mail kunt verbergen tot een specifieke datum of tijd. U kunt ook de functie "toevoegen aan taak" gebruiken om belangrijke e-mails aan uw Google-taak lijst snel, waar u notities kunt toevoegen en vervaldatums kunt instellen.
"Bundels" is een andere manier om soortgelijke berichten van nieuwsbrieven en updates van sociale media automatisch te sorteren in gemakkelijk te beheren categorieën. Deze strategieën helpen je om door al die rommel heen te komen - of het nu gaat om abonnementen of eindeloze stapels werk-e-mails - en meteen door te gaan naar wat belangrijk is.
Unroll.me is een gratis tool waarmee je je kunt afmelden voor nieuwsbrieven en tegelijkertijd je inbox kunt ordenen.
Afmelden voor één nieuwsbrief lijkt misschien niet zo'n grote uitdaging, maar het wordt overweldigend als je te maken hebt met tientallen of honderden abonnementen.
Unroll.me maakt het eenvoudig om honderden e-mails tegelijkertijd te beheren. Met slechts een paar klikken kunt u zich massaal afmelden voor nieuwsbrieven in hun geheel, ze desgewenst met labels ordenen en op trefwoord naar specifieke berichten zoeken.
Voor degenen die overweldigd worden door tonnen e-mailnieuwsbrieven, kan de "Rollup" -functie in Unroll.me nuttig zijn. Hiermee kunt u al uw favoriete e-mailabonnementen samenvoegen tot een eenvoudige lijst van één keer per dag.
Op deze manier kunt u abonnementen in één keer doorlopen in plaats van tijd te verspillen aan het doorspitten van uw inbox elke keer dat u promotienieuws ontvangt.
Als je een competitief persoon bent die graag dingen zelf doet, dan kun je van een massale afmeldingscampagne via e-mail een leuk spel maken. The Email Game is een gratis tool die het proces van het opruimen van je inbox gamificeert.
Om je e-mailinboxen te beheren, voer je je e-mailadres in en start je het spel. Het doel is om binnen een bepaalde tijd zoveel mogelijk e-mails te ordenen. Je wordt bestraft als je er te lang over doet, maar je krijgt meer punten als je je berichten snel beheert.
Het e-mailspel stelt je in staat om de gewoonte te ontwikkelen om je op één e-mail tegelijk te concentreren voordat je naar de volgende gaat, terwijl de geïntegreerde timer je productiviteit verhoogt.
InMoat is een tool die e-mails organiseert op basis van hun type, bijvoorbeeld financiën, productiviteit, gezondheid, enz. Deze tool helpt je productiviteit te verhogen door de soorten e-mails te selecteren en bovenaan je inbox te plaatsen, zodat ze voorrang krijgen op andere.
Nadat u bent ingelogd op uw account, zal InMoat u vragen een branche en beroep te selecteren om uw workflows te optimaliseren en prioriteiten te stellen. U kunt de optie "Slimme filters" gebruiken om de categorie e-mails te kiezen die in uw inbox blijft. Het zal minder kritieke e-mails naar uw InMoat-map verplaatsen om later op uw gemak te bekijken.
InMoat analyseert ook uw netwerk en vraagt u om uw vertrouwde contacten te kiezen om prioriteit te geven aan hun e-mails, terwijl berichten van onbekende bronnen naar een andere map worden verplaatst.
FollowUpThen is uw eigen persoonlijke assistent die u eraan herinnert om specifieke e-mails op te volgen. Het is een redder in nood voor drukbezette mensen of mensen die vaak belangrijke berichten vergeten.
Nadat u een e-mail hebt verzonden met FollowUpThen, wordt de e-mail precies op de door u opgegeven dag en tijd teruggestuurd naar uw inbox. Nooit meer belangrijke zakelijke deals of afspraakjes met vrienden vergeten.
Je inbox kan snel een negatieve invloed hebben op je productiviteit vanwege de massa e-mails die je ontvangt van potentiële klanten, vrienden, collega's en die vervelende nieuwsbrieven en promotienieuws waar je nooit om hebt gevraagd voor!
De volgende keer dat je je overweldigd voelt door alles in je inbox, haal diep adem, begin met het implementeren van deze tips en gebruik deze tools om alles onder controle te krijgen en je productiviteit te verhogen.
Samenwerkingstools bieden een meer gecoördineerde workflow van teamdiscussies, het delen van bestanden, taakbeheer, enz. Dit is waarom ze beter zijn dan e-mail.
Lees volgende
- productiviteit
- E-mailapps
- E-mailtips
- Online tools
- Productiviteitstips
- Inbox nul
Loic is een freelance contentschrijver bij MakeUseOf en een levenslange leerling. Sinds 2016 jaagt hij zijn passie voor schrijven na. Hij vindt het leuk om nieuwe technische gadgets en software uit te proberen die gebruikers kunnen helpen productiever te worden.
Abonneer op onze nieuwsbrief
Word lid van onze nieuwsbrief voor technische tips, recensies, gratis e-boeken en exclusieve deals!
Klik hier om je te abonneren