Cutting Edge yaM zet de standaard voor online vergaderbeheertools

Advertentie

Als u vergaderingen houdt zonder agenda's, of notulen bijhoudt op gewone oude Word-documenten, zijn uw vergaderingen en notulen waarschijnlijk niet zo nuttig als ze zouden kunnen zijn. Hoewel de meesten van ons er niet naar uitkijken om vergaderingen bij te wonen, zijn er toch geweldige online tools 10+ geweldige online tools voor groepscoördinatie en vergaderingenHoe manage je een team van mensen die geografisch verspreid zijn? Hoe coördineer je internationale tijdzones? Het concept van werken via internet begint de dagelijkse werkplek binnen te sluipen,... Lees verder die kunnen helpen om vergaderingen productiever en minder tijdrovend te maken voor degenen die ze plannen en faciliteren.

Ik kwam onlangs een geavanceerde webtoepassing voor online vergaderbeheer tegen met de naam yaM (wat staat voor Yet Another Meeting). yaM is als een virtuele assistent voor het produceren van professioneel ogende agenda's en minuutrapporten, terwijl het ook tools biedt die helpen bij het vergaderen deelnemers brainstormen over ideeën, doen product- en kostenanalyses en integreren met online cloudaccounts, waaronder Dropbox, Google Agenda en Evernote.

yaM kan met beide worden gebruikt online vergaderruimtes Gids voor online vergaderingen: software en strategieModerne videoconferentiediensten zijn gebruiksvriendelijk en beschikbaar voor bijna iedereen met een computer of smartphone. De mogelijkheid om online contact te leggen en mensen te ontmoeten betekent dat we niet langer beperkt zijn door geografische locatie. Lees verder Leuk vinden Google Hangouts Tips voor het plannen en houden van effectieve vergaderingen met Google HangoutsMet de huidige internettechnologie kan het houden van onlinevergaderingen zowel efficiënt als kosteneffectief zijn, vooral als u ze vooraf plant en gebruik maakt van tijdbesparende tools. De afgelopen maanden heb ik deelgenomen aan online meetings... Lees verder , of in traditionele offline instellingen. Als een webtoepassing lijkt het op: Akkoord Akkoord: schrijf en beheer uw zakelijke vergaderminuten gratis onlineIk ben al een aantal weken op zoek naar een gebruiksvriendelijke website of applicatie waarmee ik de notulen van vergaderingen kan bijhouden en bewaren. De traditionele benadering van tekstdocumenten is niet langer een productieve... Lees verder , maar het is veel geavanceerder zonder ingewikkeld te zijn.

Agenda's maken

Na het registreren van een account bij yaM, kunt u direct beginnen met het ontwikkelen van een agenda voor uw volgende vergadering. U voegt eenvoudig agenda-items toe aan de linkerkant van de werkruimte, samen met de tijdsduur en de naam van de persoon die verantwoordelijk is voor dat item.

U kunt eenvoudig namen aan agenda-items toewijzen, maar deelnemers moeten een account bij yaM registreren, waarmee u ze vanuit de werkruimte kunt uitnodigen om dit te doen. Het hebben van geregistreerde deelnemers maakt yaM een veel meer collaboratieve tool voor vergaderbeheer, omdat elke deelnemer tijdens de vergadering tegelijkertijd notities kan toevoegen in de werkruimte. Hoewel het efficiënter is om één persoon als notulist aan te wijzen, zijn er andere handige tools in yaM die het geweldig maken voor samenwerking.

Wanneer uw agenda is gemaakt, kunt u deze afdrukken of verspreiden onder de deelnemers aan de vergadering. Elke geregistreerde deelnemer ontvangt via e-mail een vergaderverslag, met uiteraard de medialogistiek, de lijst met agendapunten en een link naar de online yaM-werkruimte. Het beste van alles is dat uw verspreide agenda professioneel is opgemaakt en gemakkelijk te lezen is. Agenda-items kunnen ook worden gekopieerd en toegevoegd aan een nieuwe vergadering. Het zou echter nog beter zijn als ontwikkelaars een manier zouden kunnen vinden om standaard agenda-items te maken die automatisch deel uitmaken van elke nieuwe vergadering.

Minuten nemen

Het toevoegen van notities en actiepunten in yaM is net zo eenvoudig als het maken van agenda's. Minuten bestaan ​​uit vier soorten inhoud: notities, actie-items, bijgevoegde bestanden en realtime samenwerkingstools.

De manier waarop yaM is opgezet, kan de deelnemers aan de vergadering helpen om gefocust te blijven, vooral als iedereen tijdens de vergadering de werkruimte op zijn computer open heeft staan. De notulist kan eenvoudig een actiepunt toevoegen, met een vervaldatum en de naam van de verantwoordelijke. Vreemd genoeg kan er echter maar één persoon worden vermeld als verantwoordelijk voor elk actiepunt.

Waar yaM ook schittert, is de verzameling ingebouwde samenwerkingstools waarmee leden pro/con-analyses, productanalyses kunnen maken, ideeën kunnen brainstormen of over belangrijke beslissingen kunnen stemmen. Er is ook een tool voor een zogenaamde SWAT-analyse, waarbij de sterke en zwakke punten, kansen en bedreigingen van een bepaald project, idee of besluit worden besproken en vastgelegd.

U zult zien dat deze tools voor samenwerking en vergaderbeheer zeer nuttig kunnen zijn om deelnemers betrokken te houden en hen mogelijk te helpen betere analyses en beslissingen te nemen. U kunt tijdens de vergadering ook de inhoud van afzonderlijke samenwerkingstools afdrukken of naar deelnemers e-mailen. (Opmerking: ideeën voor andere online samenwerkingstools zijn: hier beoordeeld De 6 beste gratis online vergadertools om samen te werken met uw teamKleine teams hebben geen dure zakelijke apps nodig om samen te werken. Hier zijn zes fantastische tools die u kunt gebruiken om de gegevens, communicatie en meer van uw team te beheren. Gratis. Lees verder ).

Net als bij agenda's kunnen yaM-minutenrapporten ook worden afgedrukt of via e-mail worden verspreid. De notulen zijn zo goed opgemaakt dat deelnemers aan de vergadering geen excuus hebben om ze niet te bekijken. Agenda's en notulen worden ook gearchiveerd op yaM, zodat deelnemers kunnen inloggen op hun account en ze op elk moment kunnen bekijken.

Andere hulpmiddelen

yaM bevat extra tools voor het bijhouden van de tijd tijdens vergaderingen, het instellen van vergaderdatums in de ingebouwde agenda (die kan worden geïntegreerd met Google Agenda, Exchange en Outlook/iCal-feeds), en een adresboek.

De ontwikkelaars van yaM hebben verschillende handige functies in hun webapplicatie opgenomen, maar ze hebben bijzondere aandacht om ervoor te zorgen dat de gebruikersinterface toegankelijk en gemakkelijk te leren is binnen een paar minuten na registratie en rekening.

yaM heeft een gratis basisaccount met alle kernfuncties en de mogelijkheid om tot 10 vergaderingen per maand te houden, met maximaal vijf deelnemers per vergadering. Een premium-account zorgt voor onbeperkte vergaderingen en deelnemers, een aanpasbare interface en SSL-codering.

yaM zet naar mijn mening de standaard voor online vergaderbeheertools. Maar laat ons weten wat u van deze online applicatie vindt. Zijn er extra functies die u graag toegevoegd zou willen zien?