Advertentie
E-mail heeft de communicatie per post vrijwel geheel vervangen. Nu probeert iedereen in je inbox te komen. Van familie en vrienden tot bedrijven en adverteerders, ze vragen allemaal een stukje van uw aandacht. Als je je inbox niet hebt beheerd met filters en andere prioriteringstools, moet het een zooitje zijn. En met steeds meer e-mails die het overzichtelijk maken, is het gemakkelijk om het overzicht te verliezen. Heeft u ooit een belangrijke e-mail gemist?
Ongeveer een jaar geleden nam ik afscheid van mijn desktop-e-mailclient en schakelde ik voorgoed over naar de online interface van Gmail. Het was een grote verandering, maar sindsdien heb ik het een en ander geleerd over het beheren van e-mails. Dit artikel laat je drie probleemloze en automatische manieren zien om prioriteit te geven aan e-mails, waaronder een waarvoor Gmail niet nodig is. Deze tools zorgen ervoor dat u nooit meer een belangrijke e-mail mist.
Overnieuw beginnen met e-mail of de eerste keer dat u uw inbox organiseert
Wanneer u overschakelt naar een nieuw e-mailadres, e-mailclient of nog nooit veel moeite heeft gedaan om uw inbox te organiseren, raad ik ten zeerste aan om OtherInbox te geven Organisator een poging. Dat is als u AOL, GMail, Yahoo!, of iCloud gebruikt met hun native / webinterface of IMAP. De Organisator analyseert al uw e-mails en sorteert ze in verschillende mappen. Het verwijdert de rommel en laat alleen je belangrijkste e-mails in je inbox.
Ik heb geprobeerd Organisator met mijn Gmail-account. Na het aanmelden gaat de organisator door met het scannen van e-mails om afzenders te organiseren. Dit kan even duren en je hoeft niet te blijven hangen om het af te maken.
De volgende dag merkte ik dat er nieuwe labels waren opgedoken in mijn Gmail-account. In Gmail stelt Organizer een OIB-hoofdlabel in met verschillende sublabels, variërend van Zakelijk tot Reizen en alles daartussenin. E-mails die de Organisator herkent, maar waarvan hij niet zeker is, lijken te zijn gemarkeerd als Thuis. In mijn geval waren dat meldingen van Doodle, Dropbox en Skype. Bij nadere inspectie ontdekte ik dat de Organisator meer dan 30.000 e-mails in mijn Gmail-account had gesorteerd.
Vanaf het begin herkende de Organisator bijna al mijn nieuwsbrieven, meldingen van sociale netwerken, groeps- of lijstmails en nog veel meer. Vergeleken met de labels en filters die ik eerder had ingesteld - allemaal in saai handwerk - presteerde de Organizer heel goed. Het zorgde zelfs voor een aantal nieuwe afzenders die ik nog niet bij filters had ingediend. En elke dag is er een dagelijkse samenvatting die samenvat wat de organisator heeft gedaan met inkomende e-mails.
Organizer is niet per se perfect, maar het is flexibel. Als er e-mails zijn die u anders wilt sorteren, kunt u terugkeren naar de OtherInbox-webinterface, de betreffende afzender zoeken en de manier wijzigen waarop deze wordt behandeld. U kunt een nieuwe map / label maken of het sorteren voor geselecteerde afzenders uitschakelen.
Wat niet meteen duidelijk is, is dat de Organisator kan leren. Als u een afzender vindt die de Organisator niet automatisch herkent, sleept u de respectieve e-mail naar een OIB-map of labelt u deze handmatig. Dit zal de Organisator leren om alle toekomstige e-mails van die afzender in de geselecteerde map te sorteren en u zou een respectieve e-mail moeten ontvangen, wat enige tijd kan duren.
OtherInbox Organizer is een werkelijk indrukwekkende tool. Het zal uw inbox overzichtelijker maken en u helpen om u binnen de kortste keren te concentreren op e-mails die er toe doen. En als het niet perfect is, kun je het helpen verbeteren. Als ik niet zoveel moeite had gedaan om complexe labels en e-mailfilters in te stellen, zou ik in een oogwenk bij Organizer blijven. Mijn enige zorg zou zijn om te vertrouwen op een externe tool en wat er zou gebeuren als het niet langer een gratis dienst zou zijn of failliet zou gaan. In die zin ben ik blij dat ik al een systeem heb dat voor mij werkt.
Vonnis: Perfecte tool als je geen idee hebt hoe je de rommel in je inbox kunt beheren!
Een bestaand Gmail-account repareren met Postvak Prioriteit en filters
In mijn zakelijke e-mailaccount gebruik ik sinds vorig jaar het Postvak Prioriteit van Gmail. Dat is de enige inbox die ik ooit dagelijks heb kunnen wissen. Zou je niet willen dat je inbox er ongeveer zo uitziet als de onderstaande schermafbeelding? Prioriteitsinbox plaatst belangrijk en ongelezen e-mails bovenaan, met ster of belangrijk e-mails of andere geselecteerde labels (maximaal twee) staan hieronder, en al de rest wordt onderaan weergegeven.
U kunt Prioriteitsinbox inschakelen in uw Inbox-instellingen. Het is een van de vijf typen inbox. Daar hebben we eerder over geschreven Postvak Prioriteit hier Prioriteitsinbox van Gmail lost het Bacn-probleem op Lees verder .
Ik ontdekte dat Postvak Prioriteit zeer betrouwbaar is. In sommige zeldzame gevallen kwamen er e-mails binnen belangrijk en ongelezen, hoewel ze geen vaste contacten hadden en zelfs niet persoonlijk naar mij waren gestuurd. Dagelijks vind ik echter alleen e-mails die er toe doen bovenop mijn inbox. Ik was eigenlijk vergeten dat ik Postvak Prioriteit had ingeschakeld - zo goed heeft het voor mij gewerkt!
Vonnis: Stel het in en ontdek dat het gewoon werkt. Mogelijk moet u echter nog steeds e-mailfilters instellen.
Natuurlijk is Prioriteitsinbox niet alles wat ik gebruik om mijn zakelijke e-mailaccount te beheren. Ik heb ook een aantal filters ingesteld om mijn inbox te behouden, met name de al de rest sectie, vrij van rommel. Dit gaat terug naar een van onze belangrijkste Gmail-artikelen, 3 Things Pro Gmail-gebruikers hebben hun account ingesteld 3 Things Pro Gmail-gebruikers hebben hun account ingesteld Lees verder . Misschien wilt u ook de 5 Gmail-filters om prioriteiten te stellen en uw inbox te ordenen 5 Gmail-filters om prioriteiten te stellen en uw inbox te ordenenWelke filters moet elke persoon in zijn arsenaal hebben, zodat zijn inbox net zo ordelijk is als de mijne? Ik ben hier om u op weg te helpen bij het opzetten van uw eerste vijf filters, of ... Lees verder .
Meerdere e-mailaccounts in Gmail beheren met meerdere inboxen
Met Gmail kan dat meerdere e-mailaccounts beheren Meerdere e-mailaccounts importeren en beheren in GmailWil je al je e-mail beheren met Gmail? Hier leest u hoe u meerdere e-mails aan uw Gmail-account kunt toevoegen en ze gemakkelijk kunt beheren. Lees verder vanuit een enkele interface. Het kan echter behoorlijk verwarrend worden als e-mails van verschillende accounts in één inbox terechtkomen. Hoewel labels een geweldige manier zijn om e-mails te sorteren en onderscheid te maken tussen verschillende categorieën, bieden ze niet noodzakelijk een goed overzicht. Voer meerdere inboxen in, een Gmail Labs-functie waarmee je maximaal vijf extra inboxen kunt bekijken in je Gmail-inboxvenster.
Het afgelopen jaar heb ik meerdere inboxen gebruikt om een overzicht te krijgen van mijn inbox, e-mails met ster, concepten en e-mails onder verschillende labels. Ik geef toe dat de e-mails met ster een beetje uit de hand zijn gelopen. Anders dan dat, werkte het als een charme.
Meerdere Inboxen zijn eenvoudig in te stellen en ik heb het in detail en met veel screenshots uitgelegd hier Meerdere e-mailaccounts importeren en beheren in GmailWil je al je e-mail beheren met Gmail? Hier leest u hoe u meerdere e-mails aan uw Gmail-account kunt toevoegen en ze gemakkelijk kunt beheren. Lees verder ; scrol gewoon naar beneden naar de koptekst Beheer meerdere e-mailaccounts in Gmail.
Vonnis: Geweldige tool om overzicht te houden over meerdere labels of e-mailaccounts. Vereist dat u filters / labels instelt.
Alternatieven
Een andere tool die ik moe was, was de cloud-compatibele desktop-app Inky. Het ziet er netjes uit, maar lijkt niet erg handig als het gaat om prioriteit geven aan e-mail. Ik heb de. Niet gevonden Sorteer op relevantie functie zeer nuttig, maar in plaats daarvan vond de app een beetje te eenvoudig en pijnlijk langzaam. We noemden Inky in dit artikel: E-mail wordt modern: drie Windows 8 e-mailapps E-mail wordt modern: drie Windows 8 e-mailappsMet je glimmende nieuwe Windows 8-apparaat of upgrade opgestart, tegels die naar je glanzen en knipogen met nuttige informatie, kun je even de tijd nemen om rond te kijken voordat je de kans krijgt ... Lees verder
Voor degenen onder u die Outlook of Yahoo gebruiken en meerdere e-mailaccounts willen beheren, Dit artikel Combineer uw e-mailaccounts in één inbox: hier leest u hoeControleer je dagelijks meerdere inboxen? Stop met tijdverspillen! Combineer uw e-mailaccounts in één inbox. We laten u zien hoe voor Gmail, Outlook en Yahoo. Lees verder zou handig kunnen zijn.
Gevolgtrekking
Omdat ik volledig op Gmail was verkocht en veel tijd had geïnvesteerd in het instellen van filters, merkte ik dat de native Gmail-tools Priority Inbox en Multiple Inboxen (via Gmail Labs) nog steeds het beste werken voor mij. Als je echter net begint met het prioriteren van e-mails, als je een e-mailaccount hebt dat niet Gmail is, en als je inbox een vreselijke puinhoop is, dan zal OtherInbox Organizer je leven redden!
Gebruikt u tools of technieken voor het beheren van uw e-mails die we moeten kennen? Deel alsjeblieft in de reacties!
Afbeeldingscredits: Vector Mail via Shutterstock
Tina schrijft al meer dan een decennium over consumententechnologie. Ze heeft een doctoraat in de natuurwetenschappen, een diploma uit Duitsland en een MSc uit Zweden. Haar analytische achtergrond heeft haar geholpen uit te blinken als technologiejournalist bij MakeUseOf, waar ze nu trefwoordonderzoek en -activiteiten beheert.
