4 tips voor het voltooien van een professionele taakoverdracht

Dus je hebt een nieuwe baan aangeboden gekregen en je hebt zin om te beginnen. Maar voordat u dat kunt doen, moet u uw huidige baan afmaken en na het inleveren van uw ontslagbrief, dit omvat het invullen van een overdracht voor de persoon die uiteindelijk zal vervangen jij.

Het uitvoeren van een effectieve overdracht vereist veel organisatie en begrip van wat uw collega's moeten weten. Laten we eens kijken hoe u dit proces voor alle betrokkenen gemakkelijker kunt maken, zodat u zich kunt concentreren op het starten van uw nieuwe onderneming.

Een overhandigingschecklist maken

Tussen exitgesprekken en afscheid nemen, is het gemakkelijk om alles uit het oog te verliezen wat je moet doen voordat je je baan verlaat. Om deze reden is het een goede gewoonte om een ​​solide checklist voor overdracht te hebben en houdt u verantwoordelijk.

De checklist moet alles bevatten wat een nieuwe persoon in uw rol en uw manager moet weten, dus u moet zo snel mogelijk beginnen met het verzamelen van deze informatie:

• Jouw dagelijkse verantwoordelijkheden
• Informatie over specifieke software en processen
• Belangrijke documenten
• Alle klantenlijsten die moeten worden overhandigd
• Sleutelcontacten binnen en buiten het bedrijf
• Belangrijke personeelsinformatie (als u een manager bent)
• Alle projecten die moeten worden afgerond of gedelegeerd
• Wie moet de overdracht ontvangen en alle informatie die u nodig heeft

Verwant: Hoe Padlet planning en samenwerking eenvoudiger kan maken

U kunt een checklist maken met behulp van sjablonen in Word of Excel, of u kunt kiezen voor toepassingen zoals: Todoist en Padlet om een ​​aparte takenlijst te maken. Het belangrijkste is dat je alle informatie ergens hebt opgeschreven waar je betrouwbaar naar kunt verwijzen als dat nodig is.

Een duidelijke tijdlijn hebben

De gebruikelijke opzegtermijn voor ontslag is ongeveer 4 weken en u dient hier rekening mee te houden bij het plannen van uw overdracht. Afhankelijk van de aard van uw huidige baan, kunt u verwachten dat u geleidelijk aan uw werklast zult verminderen naarmate u toewerkt naar uw laatste dag.

Padlet heeft een uitstekende tijdlijnsjabloon die u kunt gebruiken als u iets visueels nodig heeft, en waarmee u uw opzegtermijn kunt uitzetten. De eerste prioriteiten moeten zijn om relevante mensen op de hoogte te stellen van uw vertrek (zoals klanten, collega's en externen) contacten), identificeren van projecten die u kunt delegeren en communiceren met uw manager over eventuele procedures die moeten worden gevolgd.

Verwant: Takenlijst-apps om taken te prioriteren en te beheren

Het doel is om de meest urgente en meest tijdrovende taken als eerste aan te pakken, zodat u zich niet hoeft te haasten met uw laatste week. Daarentegen moet het einde van uw tijdlijn voornamelijk administratieve taken en een paar kleine losse eindjes in gevaar brengen die moeten worden vastgebonden.

Een professioneel overdrachtsrapport schrijven

Hoewel u waarschijnlijk een overdrachtsvergadering met uw manager zult hebben, is het een goede gewoonte om een ​​overdrachtsrapport te schrijven om een ​​soepele overgang te garanderen. Het document moet begrijpelijk, specifiek, beknopt zijn en lezen als een instructieboek dat stroomt.

Microsoft Word is een geweldige plek om te beginnen, omdat het toegankelijk is op alle platforms en naadloos integreert met andere applicaties. Word biedt een groot aantal sjablonen die u kunt openen vanuit de Huis pagina, door te klikken op Meer sjablonen boven de zoekbalk, of u kunt beginnen vanaf a Leeg document. U kunt ook naar Bekijk > Overzicht om uw rapport in secties in te delen.

Welke benadering u ook gebruikt, het moet worden opgesplitst in verschillende secties met duidelijke titels, waarvan de structuur er ongeveer zo uit kan zien:

1. Wat je rol is en aan wie je verantwoording aflegt.
2. Bedrijfsdoelen, verwachtingen van de rol en bijbehorende procedures.
3. Lijst met nuttige contacten.
4. Hoe relevante software en inloggegevens te gebruiken.
5. Een overzicht van uw wekelijkse, maandelijkse en driemaandelijkse verantwoordelijkheden.
6. Een overzicht van uw lopende projecten of klantwerk, inclusief deadlines.

Verwant: Microsoft Word-alternatieven die het proberen waard zijn

Als u een manager bent, moet u ook een speciale sectie hebben voor de voortdurende ontwikkeling van uw team en het werk waarbij zij betrokken zijn. U kunt de reader ook aangeven waar u uw personeelsadministratie bijhoudt.

U kunt ook hyperlinks invoegen in de hoofdtekst van uw tekst om te linken naar belangrijke, relevante documenten zoals een kopie van uw functiebeschrijving, spreadsheets met lopende projecten en nuttig bedrijf processen. Dit bespaart u tijd bij het uitschrijven van uw overdracht en garandeert dat de lezer weet waar hij iets kan vinden. Om dit te doen:

1. Ga naar de Invoegen tabblad.
2. Klik Links.
3. Selecteer Links uit de vervolgkeuzelijst.
4. Kies het bestand waarnaar u wilt linken.

Of je kunt vasthouden Ctrl + K om hyperlinks toe te voegen, en dit zal uw mappen oproepen.

Losse eindjes vastbinden

Het maakt niet uit hoeveel planning je maakt, er zullen altijd wat losse eindjes zijn die moeten worden afgemaakt voordat je verder kunt gaan. Sommige hiervan moeten mogelijk worden gedelegeerd, dus u moet bereid zijn om deze met uw manager en collega's te communiceren.

Projectbeheersoftware zoals asana kan dit onderdeel snel en gemakkelijk maken, maar kan net zo effectief zijn met het gebruik van e-mail of communicatiemiddelen zoals slappe en Microsoft Teams. Net als uw overdrachtsdocument, moet het doorgeven van werkstukken voor de ontvanger gemakkelijk te begrijpen zijn.

Verwant: Asana versus Maandag: kies de perfecte tool voor projectbeheer

Zorg ervoor dat u een mededeling stuurt naar de relevante partijen over met wie u contact kunt opnemen tijdens uw afwezigheid, en voor het geval dat: eventuele vertragingen bij het sluiten van uw accounts, schakel automatische antwoorden op uw zakelijke e-mail met deze informatie in inbegrepen.

Al je bases gedekt

Nu u uw overdrachtsdocument heeft en een duidelijk overzicht heeft van hoe uw opzegtermijn eruit zal zien, bent u klaar om af te bouwen ter voorbereiding op uw laatste dag. Het hebben van een georganiseerd en efficiënt overdrachtsproces geeft je gemoedsrust als je naar je nieuwe baan gaat, en je collega's zullen je dankbaar zijn.

Het is volkomen normaal om je overweldigd te voelen door de hele operatie, dus neem er de tijd voor. Het is net zo goed jouw verantwoordelijkheid om te overhandigen als het bedrijf om de informatie te verzamelen die ze nodig hebben, dus als je denkt dat je iets bent vergeten, neem dan contact op met anderen voor inzicht.

Met al je bases gedekt, kun je uitkijken naar het volgende hoofdstuk in je carrière en je goed voelen over wat je hebt achtergelaten.

10 rode vlaggen voor klanten waarvan elke freelancer op de hoogte moet zijn

We hebben allemaal klanten die niet bij elkaar passen. Hier zijn enkele rode vlaggen om op te letten bij het werken met nieuwe klanten.

Lees volgende

Over de auteur