Asana-sjablonen gebruiken voor elk project

Het enige dat u over Asana moet leren, is hoe u projecten kunt gebruiken om de productiviteit van uw team te verhogen. Met Asana-projectbeheer vermijd je verouderde spreadsheets, lange e-mailthreads en lange vergaderingen waarin dezelfde informatie wordt herhaald.

Als je team meestal veel repetitief werk doet, hoef je die taken en projecten niet elke keer opnieuw in Asana te maken. U kunt Asana-sjablonen gebruiken om tijd te besparen, niet alleen nu, maar ook voor latere projectontwerpen.

Laten we eens kijken hoe u Asana-sjablonen kunt gebruiken voor zowat elk project waar uw team aan werkt.

Wat zijn Asana-projectsjablonen?

In plaats van helemaal opnieuw te beginnen bij het maken van een kanbanbord in Asana, bevat een sjabloonontwerp al alle basissecties die teams vaak gebruiken. In plaats van een project van de grond af te plannen, bieden Asana-projectsjablonen je de nodige bouwstenen om aan de slag te gaan.

Een sjabloon is in wezen een plug-and-play-hack voor projectbeheer waarmee u processen kunt standaardiseren en met elk nieuw project aan de slag kunt gaan. Als u wijzigingen moet aanbrengen om aan uw behoeften te voldoen, kunt u dat ook doen.

U kunt aangepaste of ingebouwde Asana-projectsjablonen voor verschillende processen gebruiken, maken en opslaan. Alle voorbeelden zijn projecten met strakke deadlines (zoals een lancering), lopende processen (zoals het inwerken van nieuwe rekruten) en het bijhouden van informatie.

Gebruikers met gratis accounts hebben toegang tot gratis sjablonen, maar Premium-abonnementen bieden meer opties die zijn afgestemd op specifieke branches. Voorbeelden van asana-sjablonen omvatten een sjabloon voor een verkoopplan, een beheersjabloon voor een bureau, een sjabloon voor een inhoudskalender, checklists voor nieuwe medewerkers en meer.

Asana organiseert ook sjablonen op teamfuncties, zoals ontwerp, IT, product, klantensucces, operaties en human resources. Als je een projectmanager bent die geen tijd wil verspillen aan gehannes met kanbanborden, blader dan gewoon door de galerij, kies je teambeschrijving en pak een sjabloon voor een projectplan dat bij je behoeften past.

Laten we nu eens kijken hoe u Asana-sjablonen voor projectbeheer kunt gebruiken.

Asana-projectsjablonen gebruiken

Hieronder volgen de stappen om een ​​sjabloon te gebruiken:

1. Klik in de linkerbovenhoek van je Asana-app op de oranje + knop.
2. Selecteer Project uit het vervolgkeuzemenu.
3. Selecteer vervolgens Gebruik een sjabloon vanuit het opstartscherm van Projecten.
4. Je wordt begroet met een lijst met door Asana gemaakte sjablonen, meestal afgestemd op het doel dat je hebt opgegeven waarvoor je Asana zou gebruiken bij het aanmelden. U kunt de categorie sjablonen die u ziet wijzigen door op de vervolgkeuzeknop naast. te klikken Type in de rechterbovenhoek van uw scherm.
5. U kunt een voorbeeld van de sjablonen bekijken om een ​​idee te krijgen van hoe ze eruit zullen zien en hoe ze uw team ten goede zullen komen.
6. Om een ​​nieuw project te starten met een sjabloon, klik op Sjabloon gebruiken.
7. Op het volgende scherm krijgt u de kans om de projectnaam aan te passen en de machtigingen te wijzigen. Klik Project maken als je alles naar jouw smaak hebt gepersonaliseerd.
8. Kijk eens naar de LEESMIJ en KOPIEER ME taken voor instructies en suggesties.

U kunt een project dat is gemaakt op basis van een sjabloon, aanpassen aan de behoeften van uw team. Om het project aan uw workflow aan te passen, kunt u alles in de sjabloon wijzigen, toevoegen of verwijderen.

Als u een upgrade naar Asana Premium uitvoert, kunt u meer aangepaste velden toevoegen aan projecten die zijn gemaakt op basis van een sjabloon, zodat u de informatie kunt bijhouden die het belangrijkst is voor uw team.

Verwant: De beste gratis Asana-alternatieven voor projectbeheer

Aangepaste sjablonen maken in Asana

Het is mogelijk dat uw team specifieke workflows heeft die u in een sjabloon wilt vastleggen. In dit geval wilt u eerder voltooide projecten kunnen omzetten in sjablonen met behoud van enkele details, zoals projecttaken, belangrijke mijlpalen en projectfasen.

Hier is hoe dat te doen:

1. Maak een nieuw project (of dupliceer een project dat je al hebt) om een ​​reeks taken vast te leggen die je team regelmatig uitvoert. Zorg ervoor dat u alle taakdetails bij de hand hebt.
2. Klik Details, vervolgens de vervolgkeuzelijst voor de projectkop en selecteer Converteren naar een sjabloon. Zorg ervoor dat u het project niet verwijdert of archiveert.
3. Herhaal het proces voor zoveel projectlay-outs als u wilt.

Om een ​​van uw aangepaste sjablonen te gebruiken, gaat u gewoon terug naar de + knop in de bovenste balk en maak een nieuw project aan. Klik op de Sjablonen tabblad in het nieuwe projectscherm en uw aangepaste sjablonen worden per team geordend op een tabblad met de naam van uw organisatie.

Deze sjablonen kunnen worden bijgewerkt naarmate uw processen verbeteren en u ervaring opdoet uit eerdere projecten.

Verwant: De beste Asana-integraties die u moet bekijken

Werk slim met Asana-projecten

Projectsjablonen maken het gemakkelijker om meer van je werk in Asana bij te houden door gestructureerde workflows te bieden die eenvoudig te maken en aan te passen zijn voor je team.

Er zijn inventievere manieren om repetitieve taken te automatiseren en doelen en processen voor je team in Asana te verduidelijken. Lees voor meer ideeën onze uitgebreide gids voor het gebruik van Asana om meer werk gedaan te krijgen.

6 creatieve manieren om het meeste uit Asana te halen

Asana is een van de meest populaire tools voor projectmanagement. Maar je vraagt ​​je misschien af ​​hoe je het in je dagelijks leven kunt gebruiken? Uitvinden hoe!

Lees volgende

Over de auteur