Wat is een interne Wiki en hoe kun je er een opzetten?

Het is moeilijk om uw bedrijfskennis voor alle werknemers synchroon te houden als u geen goede manier hebt om informatie op te slaan en te delen. Dit leidt tot een daling van de productiviteit, omdat werknemers meer tijd besteden aan het zoeken naar antwoorden in plaats van aan het werk.

Een interne wiki kan u helpen dit probleem op te lossen. In dit artikel zullen we je door het proces van het opzetten van je wiki leiden, maar eerst:

Wat is een interne Wiki en wat zijn de voordelen ervan?

Een interne wiki is een kennisopslagplaats die werknemers in staat stelt om relevante bedrijfsinhoud en best practices te creëren, bewerken en delen. Het is als een gecentraliseerde database waarmee elke medewerker informatie kan communiceren om de collectieve kennis van uw team te verbeteren en overbodige vragen te elimineren.

Het is een waardevol bezit dat kan fungeren als de encyclopedie van uw bedrijf om institutionele kennis te behouden terwijl uw team groeit.

Hoewel een interne wiki vergelijkbaar is met een kennisbank in die zin dat het het delen van informatie bevordert, is het belangrijkste verschil dat het een meer collaboratief hulpmiddel is waarmee iedereen

deel hun expertise (voornamelijk voor intern gebruik). Aan de andere kant beheert een toegewijd team meestal een kennisbank en bevat deze informatie voor zowel intern als extern gebruik (producten en diensten).

Hier zijn enkele redenen waarom je een interne wiki zou moeten maken:

• Door snelle toegang tot informatie in uw organisatie te bieden, wordt de samenwerking tussen verschillende afdelingen of binnen een externe/hybride werkplek verbeterd.
• Het hebben van een plek die alle relevante informatie bevat, zal de leersnelheid en productiviteit van medewerkers verhogen.
• Een interne wiki kan uw onboardingproces verbeteren. Het bevat alle relevante informatie die nieuwe medewerkers nodig hebben om zich aan te passen aan hun nieuwe omgeving en de bal aan het rollen te krijgen.
• Interne wiki's bieden ook een extra niveau van beveiliging en betrouwbaarheid. U kunt ze zo instellen dat ze alleen toegankelijk zijn voor leden van uw organisatie, en het elimineert het risico van gegevensverlies op lokale harde schijven.
• Interne wiki-tools zijn gebruiksvriendelijk en stellen iedereen in staat om inhoud duidelijk en georganiseerd te maken en te bewerken met behulp van opsommingstekens, hyperlinks, verschillende kleuren en andere waardevolle functies.
• Het hebben van een interne wiki kan je helpen een meer inclusieve werkplek op te bouwen, omdat het iedereen aanmoedigt om het centrale zenuwstelsel van je bedrijf te creëren.
• Met een interne wiki kunnen uw teams: asynchroon communiceren, waardoor de stress van het vinden van overlappende uren en de risico's van wisselen van context wordt verminderd.
• Hiermee voorkom je kennisverlies bij vertrek van medewerkers.

Welk type inhoud kun je opslaan in je interne Wiki?

Hoewel een interne wiki alle informatie over uw organisatie kan bevatten, kunt u zich het beste concentreren op de meest relevante inhoud die uw teams nodig hebben in hun dagelijkse werkzaamheden, waaronder:

• Bedrijfsnieuws en updates
• Handleidingen voor interne software
• Trainings- en onboardingdocumenten
• Technische opmerkingen:
• Algemene werkstromen
• Notulen
• Bedrijfsbeleid, enz.

Uw interne Wiki-software kiezen

Hoewel elk bedrijf verschillende behoeften en vereisten heeft, zijn er enkele kernfuncties waar u op moet letten bij het kiezen van een interne wiki-tool. Hier zijn enkele essentiële kenmerken om te overwegen:

• Kies een wiki-software die populaire integreert interne communicatiemiddelen zoals Slack, Microsoft Teams, Asana, e-mails, enz., om te voorkomen dat u voortdurend tussen deze moet schakelen om toegang te krijgen tot essentiële informatie.
• Een van de belangrijkste doelen van de interne wiki van uw bedrijf is het verminderen van de tijd die uw teams besteden aan het zoeken naar informatie. Aangezien uw bedrijfswiki veel informatie kan bevatten, is het essentieel dat u een tool kiest met effectieve zoekfuncties om snel door bestanden te bladeren.
• De interne wiki-software moet toegangs- en rechtenbeheer bieden om de inhoud te beschermen tegen buitenstaanders.
• Uw wiki-tool moet meerdere gebruikers in staat stellen om in realtime toegang te krijgen en bij te dragen.
• Kies een tool waarmee je voor verschillende afdelingen aparte werkplekken kunt creëren. Dat komt omdat uw teams productiever zullen zijn wanneer ze rechtstreeks toegang hebben tot inhoud die relevant is voor hun functies.
• Met de wiki-software die u kiest, kunt u wijzigingen en updates volgen. Jij, of het team dat verantwoordelijk is voor het onderhoud van de wiki, moet weten wie wijzigingen aanbrengt en wanneer de wijzigingen worden aangebracht.

Dus een paar tools bieden de bovenstaande functies terwijl ze gebruiksvriendelijk zijn, waaronder: Tettra.

Best practices voor het bouwen van uw interne Wiki met behulp van Tettra

Het is essentieel dat je een stappenplan hebt voor het bouwen van je interne wiki voordat je teams in dienst neemt. Hier zijn enkele stappen die u kunt volgen:

1. Structureer uw informatie

Nadat u uw wikisoftware hebt gekozen, kunt u uw inhoud in hoofdcategorieën verdelen voor een betere organisatie. Bijvoorbeeld:

• EEN Bedrijf sectie waar u bedrijfsbrede informatie zoals bedrijfsupdates en nieuws kunt toevoegen.
• Creëer een HR sectie voor bedrijfsbeleid, beloningen en voordelen voor werknemers, vakantiebeleid.
• U kunt ook een afdelingen categorie waar verschillende afdelingen in uw organisatie snel toegang hebben tot relevante informatie.
• Een andere handige categorie kan zijn: Opleiding, voor uw instructiehandleidingen en ander trainingsmateriaal.

U kunt meer categorieën aanmaken, afhankelijk van de behoeften van uw bedrijf. Het doel hier is om uw inhoud beter te organiseren, zodat iedereen weet waar ze specifieke informatie kunnen vinden.

2. Inhoud importeren of maken

Nadat u een duidelijke en georganiseerde structuur voor uw bedrijfswiki heeft gemaakt, kunt u nu bestaande inhoud importeren, als u die heeft, of nieuwe inhoud maken in uw wiki-categorieën.

Een geweldige plek om te beginnen is het maken van een Beginnen categorie om uw. op te nemen Interne Wiki-gids. U kunt deze gids gebruiken om uit te leggen hoe dit project nuttig zal zijn in uw organisatie en om uit te leggen hoe u er gebruik van kunt maken.

3. Integraties instellen

Stel integraties in om ervoor te zorgen dat u uw bestaande interne tools kunt gebruiken om inhoud in uw interne wiki toe te voegen/bij te werken. Op deze manier draag je gemakkelijk inhoud bij die anders te lang zou duren, of creëer je gewoon een betere algehele ervaring voor gebruikers.

Dit houdt onder meer in dat uw chattoepassing verbinding maakt, zodat gebruikers kunnen brainstormen over ideeën, ze in Tettra kunnen plaatsen zodat anderen ze kunnen zien, en zelfs een taakitem daar kunnen openen als dat nodig is. Door dit te doen, zal de acceptatie van de interne wiki worden vergroot door deze een integraal onderdeel te maken van ieders dagelijkse workflows.

4. Toegangsrechten en machtigingen configureren

Door toegangsrechten en machtigingen te configureren, kunt u bepalen wie toegang heeft tot welke inhoud. Dit is belangrijk omdat u mogelijk inhoud toevoegt die alleen relevant is voor een specifiek team in uw organisatie. Of misschien wilt u de toegang tot bepaalde documenten beperken. Dat kan in Tettra onder de Teaminstellingen.

5. Start je Wiki

Nu is het tijd om de lichten aan te doen en iedereen je interne wiki te laten gebruiken. Om dit te doen, kun je e-mails rechtstreeks naar teamleden sturen via instellingen in Tettra. Als je dit eenmaal hebt gedaan, moedig ze dan aan om de wikigids te lezen die je hebt toegevoegd in de categorie Aan de slag.

Vergroot de samenwerking van uw team door uw bedrijfswiki op te zetten

Het opzetten van een interne wiki is een geweldige manier om informatie op te slaan en te delen. Veel bedrijven hebben dit niet, maar het kan op veel manieren nuttig zijn.

Het zorgt voor een betere samenwerking tussen teams en afdelingen en meer mogelijkheden voor medewerkers om van elkaar te leren. Gebruik deze tips als basis om uw bedrijfswiki te maken.

De Wiki-tool gebruiken in Microsoft Teams

Microsoft Teams heeft een interne Wiki-tool waarmee je naadloos informatie kunt beheren en verzamelen. Hier is hoe het te gebruiken!

Lees volgende

Over de auteur