3 Toegankelijke schrijftips voor op kantoor

Op kantoor moeten mensen kunnen begrijpen wat er naar hen wordt gecommuniceerd, zodat het werk goed wordt gedaan. Voor het grootste deel is dit goed gedaan, maar met de opkomst van diversiteit op werkplekken, is er geen tijd zoals het heden om een ​​​​niveau hoger te komen.

Als u wilt weten hoe u de toegankelijkheid van uw e-mails, documentatie en andere geschreven kantoormedia kunt verbeteren, bekijken we hier enkele tips om dit te doen.

Redenen om toegankelijke materialen te hebben

Als u dit leest, zou uw reden voor het verbeteren van de toegankelijkheid van geschreven materiaal kunnen zijn om meer inclusief te worden, en dit is een van de belangrijkste redenen waarom de meeste bedrijven het gebruiken. Een inclusieve werkplek trekt diverse wervingen aan en ondersteunt medewerkers die dat nodig hebben.

Het is bekend dat wanneer de omgeving goed is, mensen met specifieke leerbehoeften creatief kunnen denken en vaak uitblinken. Beginnen met hoe je communiceert is hiervoor de basis.

Verwant: Hoe u uw leerstijl kunt gebruiken om de productiviteit te maximaliseren

Toegankelijkheid is echter ook een ongelooflijk slimme zakelijke zet. Alleen omdat je weet wat je bedoelt, wil nog niet zeggen dat het zo vertaald is. Als iedereen begrijpt wat ze moeten doen en dingen logisch zijn, betekent dit:

• Minder fouten
• Verbeterd vertrouwen van het personeel
• Je bereikt een breder publiek
• Een boeiendere werkplek
• Je bespaart tijd bij het uitleggen van dingen

Het belangrijkste is dat het ongelooflijk eenvoudig is om te doen en dat het uw werkoutput zelfs kan verbeteren.

1. Eenvoudige taal gebruiken

Of u nu een e-mail naar een groot publiek stuurt, een nieuwsbrief schrijft of nieuwe documentatie maakt voor een nieuwe procedure op het werk, het is de bedoeling dat anderen het aan boord nemen. In deze gevallen is het gebruik van eenvoudige taal noodzakelijk.

Ten eerste moet u het gebruik van acroniemen en jargon in uw tekst vermijden. Sommige mensen weten misschien niet wat ze bedoelen en kunnen een barrière zijn voor nieuwe starters. Ze kunnen er ook voor zorgen dat werknemers zich buitengesloten voelen en de algehele impact van uw werk wegnemen. Schrijf in plaats daarvan de acroniemen voluit en kies voor woorden die iedereen kan begrijpen.

Als je voor een publiek schrijft, is het een goede tip om te schrijven voor iemand die geen idee heeft wat je baan is. Veel schriftelijke communicatie gaat voorbij aan belangrijke details en mist noodzakelijke stappen. Dit gebeurt wanneer de auteur schrijft vanuit een plaats van kennis, en ze mentaal de hiaten opvullen in plaats van ze op te schrijven.

Verwant: Nieuwsbrieven voor aspirant-ondernemers

Door grondig te zijn en elke stap aandachtig te overwegen, kunt u een meer diepgaande uitleg schrijven en is de kans kleiner dat werknemers om opheldering vragen. Iemand vertellen wat hij moet doen, kan bijvoorbeeld een vrij open einde hebben, terwijl de instructie ook specifiek blijft door hem te vertellen wat hij niet moet doen.

Je kunt voorbeelden gebruiken als je moeite hebt om iets te vereenvoudigen, om je werk ook een praktische toepassing te geven.

2. Toegankelijk lettertype gebruiken

Er is een reden waarom de meeste websites, applicaties en sociale-mediasites hetzelfde type lettertype gebruiken, en dat is omdat ze weten dat het een breder publiek bereikt. Uw e-mail- en digitale berichtentoepassingen hebben al een standaardlettertype dat gemakkelijk te lezen is, meestal Arial of Calibri, en het zijn ideale toegankelijke lettertypen om te gebruiken voor alle geschreven documentatie.

Kleine letters zijn ook prettiger voor het oog, dus gebruik geen hoofdletters, zoals bij het schrijven van titels of het benadrukken van iets. In plaats daarvan kunt u stoutmoedig de woorden om de aandacht van de persoon erop te vestigen, of de tekst op te splitsen.

Bovendien kan de lettergrootte belangrijk zijn voor werknemers die moeite hebben om kleinere tekst te zien. Tekst van 12 px of hoger is ideaal en is vaak de standaard voor openbaar materiaal. Kleiner dan dit en u loopt het risico dat mensen het niet goed kunnen lezen. Natuurlijk kunnen ze de Zoom functioneren op hun computers als het een digitaal bestand is, maar als het is afgedrukt, kan dit problemen opleveren.

Verwant: Hulpmiddelen om Microsoft Outlook te synchroniseren met Google Agenda

Ten slotte moeten het lettertype en de achtergronden zwart-wit zijn, en als je kleur moet gebruiken, is blauw het beste, omdat het de kleur is die de meeste mensen met kleurenblindheid kunnen zien. Niet alleen dat, het is een eenvoudige kleur die niet contrasteert.

3. Blokken tekst opsplitsen

Heb je ooit een e-mail of document ontvangen met doorlopende tekstblokken? Als je dat hebt gedaan, weet je dat het onaangenaam kan zijn en dat het voor veel mensen ook moeilijk te lezen is. Gelukkig zijn er enkele snelle en gemakkelijke manieren om gedetailleerde stukken tekst toegankelijker te maken.

Opsommingstekens en genummerde lijsten zijn geweldige hulpmiddelen om ideeën, voordelen, stappen en andere stukjes informatie op te sommen. Zorg ervoor dat de opsommingstekens beknopt en specifiek zijn, en je zult in staat zijn om verschillende alinea's samen te vatten in een gemakkelijk te lezen sectie. Het houdt de aandacht van de lezer vast en bespaart u tijd.

Verwant: Team Wiki-tools die u kunt gebruiken om de productiviteit te verbeteren

Een andere manier om tekst op te splitsen is door afbeeldingen te gebruiken. U moet echter voorzichtig zijn met de afbeeldingen die u gebruikt. Elke afbeelding die u gebruikt, moet de tekst aanvullen; als uw afbeelding belangrijke informatie bevat die niet in uw schrijven is opgenomen, zou u mensen kunnen uitsluiten of verwarren. Afbeeldingen moeten ook eenvoudige kleuren gebruiken en contrasterende kleuren vermijden die voor anderen misschien moeilijk te zien zijn.

U hoeft dit misschien niet te doen als het slechts een e-mail is die u verstuurt, maar in dat geval kan het de moeite waard zijn overwegen of die ene e-mail in afzonderlijke e-mails kan worden opgesplitst als deze veel verschillende ideeën bevat en onderwerpen. Het bijhouden van één onderwerp per e-mail is ideaal als er veel moet worden doorgenomen.

Toegankelijk zijn helpt iedereen

Iedereen heeft verschillende manieren van werken en sommige mensen hebben misschien extra dingen nodig die hier niet worden overwogen. Het belangrijkste is om feedback te krijgen en erachter te komen wat werkt voor mensen; hoe meer u de toegankelijkheid van uw schriftelijke communicatie kunt verbeteren, hoe meer voordelen u zult zien.

Denk er niet te veel over na; gewoon beginnen en het proberen. Met deze tips ben je goed op weg naar een toegankelijke werkplek en zullen anderen je mindfulness-aanpak waarderen.

4 tips voor het voltooien van een professionele taakoverdracht

Hoe moet je overdragen bij het verlaten van een baan? Hier zijn enkele snelle en eenvoudige stappen om uw werklast over te dragen voordat u aan uw nieuwe baan begint.

Lees volgende

Over de auteur