8 Gmail-hacks waarmee u meer gedaan krijgt

Gmail is voor miljoenen mensen de favoriete e-mailservice, en met een goede reden. Het is veilig, gebruiksvriendelijk en biedt tal van ingebouwde tools voor het beheren van uw inbox. Helaas kan je inbox nog steeds een bron van angst zijn, vooral als deze ongeorganiseerd en tot de nok toe gevuld is.

Besteed je te veel tijd aan het onder controle krijgen van je inbox? Als dat zo is, is het tijd om er iets aan te doen. Deze 8 productiviteitsverhogende Gmail-hacks kunnen helpen.

1. Sneltoetsen gebruiken

Sneltoetsen zijn de beste vriend van een computergebruiker, vooral als het gaat om het leegmaken van je inbox. Gmail biedt een breed scala aan sneltoetsen voor alles, van snelle navigatie tot e-mailopmaak. Hier zijn enkele van onze favoriete sneltoetsen die u nu kunt gebruiken:

• Shift + I markeren als gelezen
• ⌘ of Ctrl + Enter een email sturen
• ⌘ of Ctrl + K een link invoegen
• C componeren
• / om uw e-mails te doorzoeken
• NS om in een nieuw tabblad samen te stellen
• Shift + Ctrl + B om BCC-ontvangers toe te voegen

2. Sjablonen maken

Merk je dat je elke dag dezelfde e-mail verstuurt? U kunt dit proces versnellen door aangepaste e-mailsjablonen te maken. Volg deze stappen om het voor elkaar te krijgen:

1. Selecteer Componeren.
2. Typ de tekst die u voor uw sjabloon wilt gebruiken in het e-mailveld.
3. Selecteer het menu met drie stippen en dan Sjablonen.
4. Selecteer Concept opslaan als sjabloon en dan Opslaan als nieuwe sjabloon.

Wanneer u klaar bent om uw sjabloon te gebruiken, selecteert u gewoon Sjablonen en dan Sjabloon invoegen.

3. Gesprekken dempen

Als u deel uitmaakt van een lange e-mailthread die niet langer op u van toepassing is, kunt u deze eenvoudig dempen. Dempen houdt toekomstige reacties op de thread uit je inbox. En je kunt je gedempte e-mail nog steeds vinden in Alle berichten.

Als u een gesprek wilt dempen, selecteert u in de e-mail die u wilt dempen het menu met drie stippen en selecteert u vervolgens Stom. Dat is het.

4. Gebruik uw vakantie-responder

Als u de stad uit gaat of gewoon wat tijd weg wilt van uw bureau, gebruik dan uw vakantiehulpverlener. Wanneer uw vakantiebeantwoorder is ingeschakeld, ontvangt iedereen die u een e-mail stuurt een standaardantwoord dat door u is ingesteld over uw afwezigheidsstatus. Dit kan afzenders ervan weerhouden extra e-mails te sturen die uw inbox verstoppen.

Om uw vakantieresponder te gebruiken:

1. Open Gmail en selecteer Instellingen > Zienalle instellingen.
2. Scroll tot je de ziet Vakantiebeantwoorder.
3. Selecteer het keuzerondje naast Vakantiebeantwoorder aan.
4. Voer uw datums, een onderwerpregel en vervolgens uw bericht in. Selecteer ten slotte Wijzigingen opslaan.

5. Pas de lay-out van uw inbox aan

De beste manier om grip op uw inbox te krijgen, is door uw lay-out aan te passen. U kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om uw belangrijke e-mails eerst te laten weergeven of zelfs uw ongelezen e-mails eerst. Dit geeft u flexibiliteit in hoe u wilt dat uw e-mails worden weergegeven. Om uw lay-out te wijzigen:

1. Ga naar Instellingen.
2. Scroll tot je ziet Type Postvak IN.
3. Selecteer het type dat u wilt gebruiken.

De soorten inboxlay-outs zijn als volgt:

• Belangrijk eerst: Scheidt uw inbox in twee delen: belangrijk en al het andere.
• Ongelezen eerst: Toont je ongelezen berichten bovenaan je inbox.
• Eerste ster: Berichten met ster verschijnen eerst in je inbox.
• Meerdere inboxen: Er zijn extra secties beschikbaar in uw inbox, zodat u zoekoperators kunt gebruiken of aangepaste labels kunt maken.
• Prioriteit Postvak IN: Verdeelt je inbox in meerdere secties, zodat je kunt kiezen welke secties je wilt weergeven, waaronder Met ster, Belangrijk of Ongelezen.

6. E-mailfilters maken

Wil je bepaalde e-mails automatisch naar de prullenbak sturen? Wilt u belangrijke e-mails opslaan door ze te markeren met een ster? Je kunt dit alles en meer doen door te creëren e-mailfilters. Volg hiervoor deze stappen:

1. Selecteer de Instellingen pictogram in de Gmail-zoekbalk.
2. Vul de gegevens in die in het venster worden vermeld. Gmail geeft je de mogelijkheid om hier of in de basis heel specifiek in je e-mails te komen. U kunt bijvoorbeeld berichten met bepaalde woorden een ster geven.
3. Als je tevreden bent, selecteer je Filter maken.
4. Selecteer vervolgens het gedrag dat u door het filter wilt laten volgen. Selecteer vervolgens Filter maken.

7. Integraties gebruiken

Er zijn waarschijnlijk talloze andere apps die u dagelijks gebruikt om met uw team te communiceren, uw projecten te beheren en meer. Sommige van deze apps integreren waarschijnlijk met Gmail in zekere zin. Integraties kunnen uw productiviteit verhogen door extra stappen te elimineren.

Enkele beschikbare integraties voor Gmail zijn:

• slap: Gebruik je slappe voor teamcommunicatie? Als dat het geval is, kunt u Gmail ook binnen Slack gebruiken. U kunt bijvoorbeeld e-mails rechtstreeks naar Slack sturen voor discussie.
• Zoom: Je kunt ook integreren Gmail met Zoom om snel vergaderingen te plannen vanuit e-mails of direct een vergadering te starten. Het is niet nodig om een ​​nieuw venster te openen.
• Trello: Met de Trello-integratie, kun je nieuwe Trello-kaarten maken zonder je inbox te verlaten. Dit zorgt ervoor dat u geen cruciale taak mist terwijl u door uw e-mails zoomt.

Dit zijn slechts enkele van de honderden beschikbare integraties. Als je een taak wilt automatiseren, kan Gmail je waarschijnlijk helpen. Uitchecken Google Workspace Marketplace voor nog meer apps.

Als de zijbalk van je Gmail-inbox volledig overspoeld is met oude en nieuwe mappen, kun je ze onder de knie krijgen door de mappen die je niet meer gebruikt te verbergen. Wanneer u mappen of labels verbergt, wordt de inhoud erin niet verwijderd. In plaats daarvan verbergt het eenvoudig de mappen uit het zicht.

Dit is een geweldige manier om inhoud die u niet meer vaak gebruikt, te 'ontdoen' zonder deze voor altijd te verwijderen. Om ongebruikte mappen te verbergen:

1. Selecteer Instellingen en dan Alle instellingen bekijken.
2. Selecteer Etiketten uit het hoofdmenu.
3. Ga door en selecteer Verbergen voor alle mappen die u uit het zicht wilt verbergen.

Dit is slechts een momentopname van wat Gmail kan doen

Deze acht tips vormen nog maar het begin van wat u kunt doen om uw productiviteit een boost te geven terwijl u uw Gmail-inbox beheert.

Of het nu gaat om het aanpassen van uw inbox aan uw behoeften of het gebruik van Chrome-extensies, er zijn veel tips en trucs.

6 onmisbare Chrome-extensies voor Gmail

Voor iedereen die regelmatig Gmail in Chrome controleert, zijn hier zes onmisbare browserextensies om uw leven gemakkelijker te maken.

Lees volgende

Over de auteur