Hoe u uw Outlook-agenda kunt categoriseren

Het is algemeen bekend dat het gebruik van kleur om verschillende stukjes informatie te labelen het geheugenbehoud verbetert en daarmee de productiviteit. Misschien heb je kleur gebruikt om notities op school of in vergaderingen te markeren, of kleur om grafieken te plotten. Hoe dan ook, er is een reden waarom mensen het gebruiken.

Wanneer u uw planning plant of vergaderingen boekt, is de Outlook-agenda uitgerust met veel hulpmiddelen om u georganiseerd te houden. Een van deze tools is de functie Categorieën, waarmee u afspraken op kleur kunt categoriseren. Hier bekijken we hoe u categorieën in Outlook effectief kunt gebruiken.

Categorieën instellen in Outlook Agenda

Er zijn twee verschillende manieren om categorieën in uw Outlook-agenda in te stellen. Dit hangt af van of u de webversie of de toepassing gebruikt, maar beide geven hetzelfde resultaat.

Voor de applicatieversie is de eenvoudigste manier als volgt:

1. Eén keer klikken op een afspraak in uw Outlook-agenda.
2. Op het lint, de Afspraak tabblad moet openen.
instagram viewer
3. Klik Categoriseren.
4. Selecteer in het vervolgkeuzemenu Alle categorieën om de te openen Kleurcategorieën raam.
5. Selecteer Nieuw om een ​​nieuwe categorie aan te maken.
6. Geef uw categorie een naam en selecteer een kleur naar keuze.
7. Herhaal dit voor zoveel categorieën als je wilt en klik op Oke op beide vensters om het toe te passen.

Verwant: Houd uw Outlook-e-mail en Microsoft-accounts veilig

Vervolgens kunt u al uw afspraken categoriseren door op reeds bestaande agenda-afspraken te klikken en de categorie uit dezelfde te selecteren categoriseren laten vallen. Wanneer u een nieuwe afspraak maakt, wordt de categoriseren optie verschijnt in de Nieuwe afspraak ruit.

Voor de webversie van Outlook Agenda:

1. Klik op de blauwe werkbalk boven aan uw scherm op de tandwiel pictogram voor Instellingen.
2. Typ in de zoekbalk "Categorieën” en selecteer Categorieën uit de resultaten.
3. In de Categorieën instellingenvenster, klik op Categorie maken.
4. Geef uw categorie een naam en selecteer een kleur uit de keuzes op het scherm.
5. Herhaal indien nodig en klik op Opslaan.
6. Klik x instellingen te verlaten.

U kunt dan klikken en Bewerking eventuele bestaande of nieuwe afspraken, en waar staat Kalender met een gekleurde cirkel ernaast, kunt u de categorie kiezen in de vervolgkeuzelijst. U kunt uw categorieën verwijderen of bewerken door voor elke versie dezelfde stappen te doorlopen en eenvoudig op de Bewerking of Verwijderen opties naar wens.

De juiste kleuren kiezen

Zoals eerder vermeld, heeft het categoriseren van uw agenda met behulp van kleur zijn voordelen. Het enige dat u hoeft te doen, is in uw agenda voor de komende week kijken en u heeft snel een overzicht van wat u kunt verwachten. U weet automatisch wat er gebeurt zonder dat u de hele tekst hoeft te lezen en zelf te onderscheiden.

Onderzoek heeft aangetoond dat kleur ons gedrag, onze emoties en ons leren beïnvloedt, en sommige kleuren zijn beter dan andere als het gaat om productiviteit. Dit zijn:

• Rood, oranje en geel voor details en het ophalen van herinneringen.
• Groenen voor concentratie en focus.
• Paars voor creativiteit.
• Blues voor kalmerende effecten.

U moet echter vermijden om kleuren te gebruiken waar u een negatieve associatie mee heeft.

Verwant: Synchroniseer Microsoft Outlook met Google Agenda

Hoe u uw Outlook-agenda effectief kunt categoriseren

Wanneer u uw Outlook-agenda invult, moeten uw categorieën waarde toevoegen in plaats van alleen maar een afvinkoefening te zijn. Als u slim bent in het categoriseren van uw afspraken, heeft dit een optimaal effect op uw productiviteit.

Ten eerste, om het eenvoudig en effectief te houden, richt u op ongeveer zes afzonderlijke categorieën om te voorkomen dat u er te veel krijgt. Misschien heb je meer nodig, maar ga niet overboord.

Verwant: Hoe u in uw agenda kunt leven voor taakbeheer

Ten tweede moeten het duidelijk verschillende soorten werk zijn. Dit is afhankelijk van uw functieverantwoordelijkheden, maar het kan er ongeveer zo uitzien:

• Vergaderingen
• Samenwerking of projectwerk
• Werk van de klant
• Administratie
• Training en vaardigheden

Er zullen natuurlijk evenementen zijn die niet altijd netjes in elk label passen, maar kies degene die het meest op elkaar is afgestemd. Doe wat logisch voor je is, en als je merkt dat je er niet echt een gebruikt, verwijder het dan.

Kalendercategorisatie werkt

Uw Outlook-agenda is een van de belangrijkste hulpmiddelen die u tijdens een normale werkweek zult gebruiken. Het slaat al uw vergaderingen en taken op waartoe u toegang nodig hebt, dus het is logisch om het volledig te gebruiken.

Speel met verschillende kleuren en categorietypes en houd je eraan. Je zult je meer georganiseerd voelen en beter in staat om je schema te lezen, wat een enorme tijdsbesparing kan zijn tijdens die drukke periodes.

Hoe u uw tijdbeheer kunt verbeteren met de functie voor vertraagde levering van Outlook

Door de bezorging van uw e-mails uit te stellen, kunt u uw werklast beheren terwijl u toch dingen voor elkaar krijgt.

Lees volgende

Over de auteur