Microsoft Outlook gebruiken voor projectbeheer

Als u of uw bedrijf Microsoft Outlook al als uw e-mailtoepassing gebruikt, is het een goed idee om het te gebruiken als een volwaardige tool voor projectbeheer. Waarom nog een forse software gebruiken met een onbekende interface als u taken, herinneringen en vervaldatums kunt toewijzen aan uw takenlijsten in Microsoft Outlook?

Het maximaliseren van uw productiviteit is een eenvoudige zaak met Microsoft Outlook. Het wordt geleverd met tal van handige tools waarmee u projecten kunt categoriseren, labelen en nog veel meer. Laten we eens kijken naar alles wat u kunt doen met Microsoft Outlook als hulpmiddel voor projectbeheer.

1. Taken toewijzen

Als u met een klein team werkt, is het toewijzen van taken eenvoudig en moeiteloos wanneer u Microsoft Outlook gebruikt. Ga naar Te doen op het linkerpaneel en ga verder naar: Een taak toevoegen.Zodra u de taak heeft toegevoegd, klikt u met de rechtermuisknop en kiest u Maak een nieuwe lijst van deze taak.

Nadat u de takenlijst hebt gemaakt, klikt u met de rechtermuisknop en selecteert u

Lijst delen. Je hebt de mogelijkheid om: Uitnodigingslink maken voor mensen om mensen toe te staan ​​deel te nemen aan deze takenlijst en deze te bewerken. Deze functie is ongelooflijk handig voor het sorteren van projecten binnen een klein of middelgroot team.

2. Een e-mailalias toevoegen

Werkupdates en projectcommunicatie kunnen verloren gaan in de vlaag van dagelijkse e-mails die u ontvangt, zelfs als u te voorzichtig bent. Eén gemiste e-mail kan leiden tot vertragingen en allerlei soorten bezwaren. Een eenvoudige manier om met dit probleem om te gaan, is door een e-mailalias te maken in Microsoft Outlook.

Het is een extra e-mailadres dat dezelfde contactenlijst en instellingen gebruikt om e-mails te ontvangen. Je kunt het doen door naar Een alias toevoegen en het creëren van een nieuw e-mailadres, of het gebruiken van een bestaand adres om als uw alias te werken. Alle e-mails die op dit adres worden ontvangen, worden standaard in speciale projectbeheersoftware geplaatst.

3. Een groep maken

Als u alle projectleden op de hoogte wilt houden van alle projectupdates, kunt u eenvoudig een groep maken. Dit maakt het ook gemakkelijker om agenda's te delen (daarover later meer).

Ga naar Mensen op het linkerpaneel en zoek naar Groepen en maak er een aan. Je wordt gevraagd om leden toe te voegen, en als je dat eenmaal hebt gedaan, krijg je een groeps-e-mail-ID te zien waar je alle projectgerelateerde e-mails naar kunt sturen en krijg je toegang tot de groepsagenda. U kunt nieuwe evenementen instellen, op de hoogte blijven van de komende en deadlines voorblijven.

4. Agenda's delen

Er is niets beter dan op één lijn zitten als je aan een project werkt. De zichtbaarheid van projecten is cruciaal voor het succes van projecten. Een goede manier om dat te garanderen is door een projectkalender te delen die toegankelijk is voor alle leden van het project.

VERWANT: Outlook minder afleidend maken met deze snelle tips

U kunt niet alleen zien waar anderen aan werken, maar u kunt zich ook concentreren op de mijlpalen van evenementen en belangrijke projectgebeurtenissen die eraan komen. Met zo'n agenda-integratie mis je nooit meer belangrijke updates. Nu kunt u uw agenda delen met uw contacten.

Je vindt de deeloptie rechtsboven en je kunt er ook voor kiezen om de agenda-activiteiten van de projectgroep weer te geven om in je agenda te verschijnen om op de hoogte te blijven.

5. Gebruik regels om een ​​project aan te sturen

Als u een paar alledaagse processen wilt automatiseren en zowel uw e-mailinbox als uw project wilt beheren, is er geen betere manier om dat te doen dan regels te gebruiken. Om te beginnen, klik je met de rechtermuisknop op een e-mail en ga je naar Geavanceerde acties.

Klik op een Creëer regel uit de vervolgkeuzelijst. U kunt ervoor kiezen om de bestaande e-mail naar een map van uw keuze te verplaatsen, en als u meer wilt doen, selecteert u Meer opties.Je kunt ook een actie toevoegen en bepalen wat er gebeurt elke keer dat je een e-mail ontvangt van deze ontvanger.

6. Alles categoriseren

Wanneer uw werk op afstand is en veel communicatie via e-mail plaatsvindt, is het het beste om verschillende projecten te categoriseren en te labelen, zodat u geen belangrijke correspondentie mist. U kunt met de rechtermuisknop op een e-mail klikken en kiezen voor categoriseren uit de vervolgkeuzelijst. U kunt nu kiezen uit de categorieën die al beschikbaar zijn of doorgaan met het maken van een nieuwe.

Als u wijzigingen moet aanbrengen in een bestaande categorie, kunt u dat doen in Beheer Categorieën.

7. Gebruik de zoekbalk

Als je niet gelooft in het categoriseren van alles of het plakken van labels aan je e-mails, kun je gewoon de zoekbalk gebruiken om naar project-e-mails te zoeken. Geef een relevant zoekwoord, en het zal elke keer precies vinden wat u zoekt.

VERWANT: Hoe u uw Outlook-agenda in kleur kunt categoriseren

Met de zoekbalk kunt u specifiek zoeken in een map naar keuze, of een submap, waardoor uw taak een stuk eenvoudiger wordt. Het bespaart zowel tijd als veel moeite. Bovendien kunt u ook zoeken in verwijderde e-mails, gespreksgeschiedenis of andere details opgeven, zoals onderwerp, trefwoord en ontvanger, om te helpen vinden wat u zoekt.

8. Maak nieuwe mappen om projecten te onderscheiden

U kunt altijd een nieuwe map instellen om informatie over een project te bevatten. Als je dat doet, wordt de kans dat je projecten door elkaar haalt of belangrijke e-mails en deadlines mist tot een minimum beperkt. Klik op de drie regels in de linkerbovenhoek van uw scherm en ga naar het einde van de vervolgkeuzelijst.

Daar vind je Nieuwe map, en het duurt minder dan een seconde om een ​​nieuwe map te maken.

9. Excel, PowerPoint, Word en OneNote gebruiken

Microsoft Outlook of de webversie ervan Outlook.com wordt geleverd met Excel, PowerPoint, Word en OneNote. U hebt eenvoudig toegang tot de productiviteitssoftware van Microsoft vanaf de startpagina. Je vindt ze in het linkerdeelvenster en je kunt zo aan de slag.

Deze integraties helpen je om in een mum van tijd presentaties te geven, notities toe te voegen, spreadsheets en documenten te maken, allemaal vanuit het gemak van één enkel scherm.

Microsoft Outlook maakt projectbeheer eenvoudiger

Perfect voor teams op afstand die online werken, Microsoft Outlook is uitermate handig voor het toewijzen van taken en het automatiseren van alledaagse taken. Als je de mogelijkheid hebt om nieuwe mappen, submappen, e-mailaliassen te maken en alles in categorieën te sorteren, kan er niets misgaan.

Microsoft Outlook kan handig zijn voor uw projectbeheer doordat u taken kunt maken vanuit een e-mail, plaknotities kunt maken en borden kunt maken, zodat u alles in één oogopslag kunt zien. Met een projectbeheertool die wordt geleverd met de vertrouwde interface van uw e-mailtoepassing, kunt u altijd en overal op de hoogte blijven van uw productiviteitstools.

De 5 beste tools voor Microsoft Outlook

Mist u een functie in Microsoft Outlook? Hier zijn verschillende Outlook-tools die nuttige functionaliteit aan uw inbox toevoegen!

Lees volgende

Over de auteur