Een deadline maken die echt voor u werkt

Deadlines moeten motiverender en minder stressvol zijn, niet andersom. Tenzij een deadline het beste uit u kan halen binnen de gestelde tijd, heeft het geen zin. Daarom moet u in de eerste plaats voorzichtig zijn bij het instellen van een deadline voor een project.

Lees dit artikel verder om te weten hoe je een deadline kunt maken waar je je aan kunt houden.

1. Overweeg doelen en richtlijnen van het project

Als u een deadline wilt stellen voor een project waaraan u of uw team werkt, moet u duidelijk zijn over de projectdoelen. Naast de algemene doelstellingen zouden er ook enkele specifieke richtlijnen moeten zijn.

Overweeg al deze om de geschatte doorlooptijd te begrijpen terwijl u zich aan de regels en voorschriften houdt. Zorg er ook voor dat iedereen op de hoogte is van de richtlijnen en doelstellingen van een samenwerkingsobject voordat u aan een project begint.

2. Verdeel de taak in kleinere eenheden of subtaken

Om een ​​deadline voor een project te maken, moet je dat opsplitsen in meerdere kleinere brokken. Deze kleinere porties worden ook wel

taken en subtaken. Maak later afzonderlijke deadlines voor elke kleinste taakeenheid.

Houd ook rekening met taakafhankelijkheden voordat u de definitieve deadline voor het hele project vaststelt. Zet de deadline voor de zelfstandige taken eerder en de afhankelijke taken later.

Leg de afhankelijkheden uit aan de teamgenoten. Zo begrijpen ze de reden achter verschillende deadlines voor individuele taken.

3. Neem voldoende tijd om een ​​deadline te maken

Het stellen van een projectdeadline is niet minder belangrijk dan de andere taken die ermee gemoeid zijn. Haast u daarom nooit om een ​​deadline te halen. Het kan je onbewust dwingen om een ​​onrealistische te maken die je zeker zult missen.

Neem altijd voldoende tijd als je een uitgerekende datum vastlegt. Zorg ervoor dat u geen cruciale aandachtspunten mist als u haast heeft.

4. Overweeg mogelijke redenen voor projectvertraging

Projectvertragingen zijn tegenwoordig heel gewoon geworden. Bijna alle teams hebben een record van het indienen van projecten na de vervaldatum. Als hetzelfde ook met uw team is gebeurd, ontdek dan de reden achter een projectvertraging.

Als een onrealistische deadline de vorige keer de vertraging van het project heeft veroorzaakt, stel dan een ruimere deadline voor uw volgende project. Stel in het geval van andere redenen een deadline in wanneer u genoeg tijd heeft om het probleem op te lossen als het opnieuw gebeurt.

Als u geen directe ervaring heeft met projectvertraging, overweeg dan de veelvoorkomende mogelijke oorzaken en stel een deadline in om ze allemaal te vermijden.

5. Pas op voor tegenstrijdige prioriteiten

In deze competitieve wereld werken de meeste mensen aan meerdere projecten tegelijk. Deze tegenstrijdige prioriteiten kunnen uw deadlines onhaalbaar maken. Om dat te voorkomen, moet u de werkbandbreedte van elk teamlid bekijken tot de deadline van uw project.

Nadat u rekening heeft gehouden met de prioriteiten van elk projectlid, kunt u een haalbare deadline bedenken. Het kan zijn dat u enkele leden van een project moet verwijderen en nieuwe mensen moet werven om het project binnen de door de klant geschatte tijd af te ronden.

Verwant: De beste technieken voor freelancers om taken gratis te prioriteren

6. Krijg mening van belanghebbenden

Een succesvol project vereist een gezamenlijke inspanning van alle betrokkenen, inclusief de externe leveranciers. Het is niet prettig om midden in het project te ontdekken dat een van uw vitale bronnen vanwege vakantie niet beschikbaar is.

Daarom moet je van alle belanghebbenden van het project meningen krijgen over de deadline. Stel een voorlopige vervaldatum in en vraag of ze de deadline redelijk vinden in vergelijking met hun werklast en prioriteiten. U kunt ook meerdere vergaderingen met uw klant hebben voordat u een deadline vastlegt.

7. Ken uw ideale stressniveau

Je moet het ermee eens zijn dat een ideale hoeveelheid stress altijd als motivatie werkt. Daarom, als we zeggen dat deadlines niet stressvol mogen zijn, betekent dit niet dat de urgentie helemaal wordt weggenomen. Elke deadline die u maakt, moet een matige mate van stress bevatten. Het zal je mentaal prikkelen of inspireren om het werk te voltooien.

Het ideale stressniveau varieert afhankelijk van de persoon en de moeilijkheidsgraad van de taak. Stel dus een deadline in, rekening houdend met het juiste stressniveau, zodat u niet alleen de taak tijdig kunt voltooien, maar ook het beste uit u kunt halen.

Verwant: Zelfmanagementvaardigheden om te verwerven voor persoonlijke en werk-privéproductiviteit

8. Wijs extra tijd toe voor scopewijziging

Of u nu voor een klant werkt of aan een intern project voor uw organisatie, er kunnen zich wijzigingen in de scope voordoen. Aangezien het niet mogelijk is om een ​​scope-creep te voorspellen, is het beter om er wat tijd voor te hebben tijdens het plannen van een deadline.

Een team kan op elk moment van voortgang te maken krijgen met een wijziging in de scope van het project. Houd daarom wat tijd over voor het aanpassen van het bereik terwijl u een vervaldatum maakt. U kunt uw klant ook uitleggen dat u voor dit specifieke doel wat extra tijd heeft ingeruimd.

9. Blijf voorbereid op last-minute problemen

Niemand wil een deadline missen. Overweeg daarom elke mogelijkheid die vertraging in uw project kan veroorzaken, inclusief last-minute problemen. Soms kunnen teamgenoten wachten tot de laatste dag om de toegewezen taak te voltooien.

Op de laatste dag kan er een noodgeval zijn: iemand kan ziek worden of problemen hebben met zijn computer of internetverbinding. Om dergelijke vermijdbare problemen te voorkomen, stelt u een of twee dagen voor de oorspronkelijke deadline een zachte deadline op.

Wanneer iedereen zijn werk voor de deadline inlevert, kan de projectinzending op tijd plaatsvinden. Als iemand de zachte deadline mist, kunt u de taak delegeren om deze binnen de vervaldatum te voltooien. Het bespaart u onverwachte projectvertragingen.

10. Houd de deadline haalbaar

Als je alle bovenstaande factoren hebt overwogen, moet je een haalbare deadline bedenken. Nadat je de teamgenoten hebt afgerond en een volledig idee hebt van hun beschikbaarheid en prioriteiten, moet je naadloos een vervaldatum vastleggen waar iedereen zich prettig bij voelt.

Als u twijfelt, moet u uw collega's rechtstreeks om opheldering vragen. Met hulpprogramma's voor projectbeheer kunt u de voortgang van het project en de beschikbaarheid van middelen bijhouden als u een nieuwe planning moet maken.

Voltooi taken voor de deadline

Alleen een haalbare deadline kan ervoor zorgen dat u de taak binnen de vervaldatum kunt voltooien.

Vergeet niet om de tips in dit artikel te volgen terwijl u een deadline maakt om het realistisch te maken. Ook bij onverwachte omstandigheden kunt u uw project weer op de rails krijgen.

Een vertraagd project snel weer op de rails krijgen

Hier zijn tien effectieve manieren om een ​​vertraagde projecttijdlijn op schema te krijgen, zodat u het project op tijd kunt voltooien.

Lees volgende

Over de auteur