Deadlines halen en taken op tijd afronden: 8 tips

Voor velen zijn deadlines een vreselijke zaak. U kunt uitstellen tot de deadline nadert en de taak niet op tijd voltooien, ondanks uw inspanningen op het laatste moment.

Gemiste deadlines kunnen een negatieve invloed hebben op uw productiviteit en indruk in zowel het persoonlijke als het professionele leven. Bekijk de punten die hier worden uitgelegd om erachter te komen hoe u elke deadline gemakkelijk kunt halen.

1. Creëer veel hapklare mijlpalen

Leiden complexe en tijdrovende taken tot uitstelgedrag? Zo ja, dan ben je niet de enige. Soms voelt je geest overweldigd en demotiveert je om tot het laatste moment te werken.

Daarom moet u uw ambitieuze doelen opsplitsen in kleinere mijlpalen. Als het bijvoorbeeld uw doel is om een ​​opdracht van 50 pagina's te voltooien, kunt u deze opdelen in kleine hoofdstukken en elk aan één hoofdstuk werken.

Zodra je dit doet, zal je onderbewustzijn zich niet overbelast voelen. In plaats daarvan zullen de kleine deadlines beheersbaar lijken en je motiveren om met het werk aan de slag te gaan. Aangezien u alle kleine mijlpalen na elkaar blijft behalen, zal het bereiken van het grote doel niet moeilijk zijn.

2. Vind een motiverende partner

Alleen werken is moeilijk, vooral als het om een ​​complexe taak gaat. Hoewel alleen werken je vrijheid geeft, kun je ook iemand worden die niet gemotiveerd is om het werk te voltooien. Omdat u aan niemand verantwoording hoeft af te leggen over uw persoonlijke deadlines, kunnen het missen van mijlpalen gemeengoed worden.

Als je moeite hebt met het beheren van je zelfopgelegde deadlines, kun je altijd iemand anders inschakelen. Het zou fijn zijn om iemand te hebben die op de hoogte is van uw deadlines. Deze verantwoordingspartner kan iemand van uw familie of vrienden zijn.

Om het lezen van een hoofdstuk af te ronden, kun je een klasgenoot herhalen en samen studeren. Als je geen partner kunt vinden, zal zelfs het kennen van iemand die dezelfde mijlpaal heeft bereikt inspirerend zijn.

3. Houd altijd de voortgang bij

Door het bijhouden van de voortgang een dagelijkse gewoonte te maken, kunt u een taak op tijd afmaken. Zelfs als je een deadline stelt, wil dat nog niet zeggen dat je deze op de laatste dag afmaakt. Dit betekent dat je meerdere dagen aan het project werkt om het voor de deadline af te ronden.

Het kan zijn dat u niet al deze werkdagen even productief bent. Als u echter regelmatig de voortgang bijhoudt, kunt u de hiaten identificeren en uw zwakke punten goedmaken.

Je kunt gebruiken MeisterTaak om bij te houden hoeveel vooruitgang je hebt geboekt met een taak. U kunt er een willekeurig aantal taken aan toevoegen en hun voortgang volgen terwijl u er elke dag aan werkt.

4. Vermijd mazen in de planning

Voordat u een deadline voor persoonlijke taken bedenkt, moet u een gedetailleerd planningsproces hebben doorlopen. Het kennen van de doelstellingen, het werkproces en de beschikbare tijd zijn enkele dingen die u moet overwegen voordat u een deadline vastlegt. Problemen met uw planning kunnen u de deadline kosten.

Het heeft geen zin om jezelf de schuld te geven voor het missen van een deadline als je fouten in je planningsproces had. Je moet bijvoorbeeld wat boeken lenen van een bibliotheek om een ​​project voor maandag af te ronden. Je hebt de planning voor vrijdag gedaan, maar de bibliotheek blijft op zaterdag en zondag gesloten.

Zoals u kunt zien, zit er een maas in dit schema. Hierdoor loop je hier zeker de deadline mis. Om dergelijke omstandigheden te voorkomen, moet u ervoor zorgen dat uw werkplan geen gebreken vertoont.

5. Houd afleiding in de baai

Afleiding is een van de grootste redenen waarom u taken niet op tijd kunt voltooien. Lange e-mails, meldingen op sociale media, dringende maar minder belangrijke taken, een familielid dat langskomt om te kletsen - dit alles leidt je af van je doelen en hindert je workflow.

Als je geest eenmaal op iets anders is gericht, is het moeilijk om dezelfde concentratie en aandacht terug te brengen naar je oorspronkelijke werk. Als je bezig bent met een taak, probeer dan zoveel mogelijk vooruitgang in één keer te maken.

U kunt uw mobiele en computermeldingen dempen om vermijd afleiding. Het gebruik van anti-afleidingsapps is ook handig om je tijdens de werkuren gefocust te houden.

Als je te veel dingen op je bord hebt, kan het gebeuren dat je de deadlines en lopende taken uit het oog verliest. De beste manier om op de hoogte te zijn van uw taken en deadlines is door een kalendertool te gebruiken. Met dergelijke apps kunt u taken, evenementen en vergaderingen plannen.

Het bijhouden van uw vroegere en toekomstige deadlines en mijlpalen wordt gemakkelijk met de kalendersoftware. Met deze apps kun je de komende deadlines op een gesorteerde manier visualiseren. Controleer deze tools dagelijks om op de hoogte te blijven van uw to-do-taken voor die dag.

Google Agenda is een app voor agendaplanning die u kunt gebruiken voor uw persoonlijke en professionele taakplanning. Het ondersteunt ook integratie met verschillende projectmanagementtools die het visualiseren van deadlines moeiteloos maken.

7. Gebruik een zachte deadline

Een zachte deadline is een voorlopige deadline die u voor de oorspronkelijke deadline plaatst. Als je je afvraagt ​​of een zachte deadline je kan helpen, is het antwoord ja. Het is niet alleen handig voor professionele projecten. Zachte deadlines zijn even effectief voor persoonlijke mijlpalen.

Zelfs de best opgestelde plannen kunnen de hik ervaren. U kunt ziek worden of een technisch probleem hebben. Laat u hierdoor niet dwingen een deadline te missen. Zorg voor een zachte deadline en probeer het werk daarvoor af te ronden.

Naast het sparen van uw rug tijdens onverwachte gebeurtenissen, zorgt het ervoor dat een taak tijdig wordt voltooid.

8. Vermijd uitstel tegen elke prijs

De meesten van jullie zijn het erover eens dat uitstel de reden is waarom je deadlines blijft missen, zelfs de zelfopgelegde deadlines. Hoewel taakcomplexiteit hier in de meeste gevallen verantwoordelijk voor is, kunnen mensen soms uitstelgedrag vertonen omdat er geen beloning is voor het voltooien van een taak.

Uitstelgedrag komt vaker voor bij persoonlijke taken waarbij geen supervisor of beloning is betrokken. Maar je kunt jezelf altijd trakteren als je op tijd klaar bent met werken. Het zal je inspireren om de volgende keer uitstelgedrag te voorkomen.

Verwant: De beste tips om uitstelgedrag te voorkomen en deadlines te halen

Tijdige taakvoltooiing verhoogt de productiviteit

Deadlines mogen niet stressvol en demotiverend zijn. In plaats daarvan zou het u moeten motiveren om de taken op tijd af te ronden. U kunt de dingen die hier worden genoemd volgen om uw zelfgecreëerde deadlines te halen.

U moet ook koste wat kost vertragingen in uw professionele leven vermijden door de mogelijke redenen en hun oplossingen te achterhalen.

9 redenen waarom projecten vertraging oplopen en hoe u ze kunt vermijden

Ontdek waarom uw projecten vertraging kunnen oplopen en hoe u ze tactvol kunt vermijden.

Lees volgende

Over de auteur