Microsoft SharePoint-sites uitgelegd: hubsite, teamsite en communicatiesite

SharePoint is een webgebaseerd contentmanagementplatform. SharePoint Site is een van de belangrijkste componenten ervan. De Sites zijn in wezen een verzameling bibliotheken, apps, pagina's, links, inhoud, configuraties, functies en subsites. Van de verschillende SharePoint-sites zijn de drie meest gebruikte: hubsite, teamsite en communicatiesite.

In dit artikel laten we u zien hoe u SharePoint-sites opzet die perfect zijn voor het creëren van een teamsamenwerkingsplatform voor elk project of routinewerk.

Wat is SharePoint Hub-site?

Zoals de naam al doet vermoeden, is de Deel punt hubsite is de hub van sites en inhoud van de organisatie, het team of de persoon die SharePoint gebruikt. De Hub-site faciliteert de services die u nodig hebt om uw organisatie of persoonlijk werk soepel te laten verlopen. U kunt bijvoorbeeld sites van verschillende teamleden, afdelingen, projecten, regio's en divisies organiseren en verbinden op één primair webplatform.

Hubsites zijn essentiële elementen voor het bouwen van uw team of bedrijfsintranet. Een hub-site blijft in het centrum van elke eenheid/afdeling van uw werk. Andere sites, zoals het team, communicatie, navigatie, enz., maken verbinding met de hubsite om een ​​productief intranet te vormen dat uitstekende resultaten oplevert.

Verwant: Dingen waarvan u niet wist dat u ze met Microsoft SharePoint kon doen

Samengevat faciliteert de hubsite de volgende services voor een moeiteloze ervaring:

1. Doorzoek gedeelde inhoud van het hele SharePoint-intranet op persoonlijk, team- of organisatieniveau.
2. Het helpt u de werkruimte van uw team of bedrijf te markeren, zodat alles er uniform uitziet.
3. Hub-site stelt u in staat om consistentie in sitestructuur en navigatie te brengen.
4. Krijg toegang tot alle gerelateerde inhoud van uw project of taak, zoals andere sites, nieuws, aankondigingssuggesties, enz.

Essentiële elementen van de Hub-site

Als u een responsief en productief intranet voor uw team, project of bedrijf wilt maken, neemt u de volgende elementen op in uw hubsite:

1. Een communicatieve startpagina met nieuws, updates en projectstatus van al het werk dat u of uw team doet. Het kan een ruimte op de hubsite zijn of een gekoppelde communicatiesite van het algemene intranet.
2. Er moet ook een inhoudssectie zijn waar u en uw teamleden toegang hebben tot projectgerelateerde bestanden, facturen, urenstaten, vergadernotulen, vergaderagenda, takenlijsten, multimedia, enz.
3. Overweeg ook om activiteiten aan uw hubsite toe te voegen, zoals links naar een aanstaande teamvergadering, onkostendeclaraties, tijdregistratiesysteem, enz.
4. Een samenwerkingsgedeelte waar teamleden taken met meerdere rollen kunnen bespreken, bugs kunnen oplossen en inhoud kunnen doorgeven voor bewerking of goedkeuring.

Verwant: Hoe u Google Jamboard overal kunt gebruiken voor visuele samenwerking

SharePoint-teamsite: uitgelegd

Teamsite helpt u om uw teamleden met elkaar in contact te brengen voor gezamenlijk werk in een productieve omgeving. Het is de intranetsite waar uw bedrijf of teamresources services, producten of inhoud maken of ontwikkelen. U wilt ook een teamsite maken om uw teamleden een evenement te laten plannen, projectstatussen te volgen, projectresultaten te bespreken en ideeën uit te wisselen.

Alle leden van a SharePoint-teamsite toestemming hebben om inhoud te maken of te bewerken. Daarom kunnen de teamleden van een specifiek project in realtime aan projectresultaten werken. Omdat de resources in een taak hun eigen opdrachten tegelijkertijd leveren, worden projectknelpunten aanzienlijk verminderd.

Een overzicht van de diensten van de teamsite zijn:

1. Blijf op de hoogte van uw taken, taakafhankelijkheden en projectupdates.
2. Creëer, bewerk, organiseer en ontwikkel gedeelde projectresultaten zoals webassets, inhoud of apps.
3. Krijg toegang tot teambronnen en apps van je Microsoft 365-abonnement.

Essentiële kenmerken van de teamsite

Hoewel de teamsite uiteindelijk verbinding maakt met de hubsite, zijn er fundamentele verschillen in gebruikersverwachtingen en governance. De volgende kenmerken zijn inherent aan een teamsite:

1. Samenwerking is het belangrijkste kenmerk van een teamsite. U kunt verschillende teamsites maken voor verschillende projecten. Upload vervolgens projectbronnen, bestanden, richtlijnen op die site en houd ze open voor alle leden.
2. Alle gebruikers van een teamsite zijn auteurs van inhoud. Deze functie zorgt ervoor dat de projectresources toegang hebben tot voldoende rechten om het activum op verantwoorde wijze te wijzigen. Voor kwaliteitsborging en naleving kunnen beheerders de activiteitenlogboeken controleren.
3. De teamleden bepalen de governance-functie van de teamsite. De leden moeten sitepraktijken en -beleid kiezen om de Getting Things Done-filosofie te omarmen.
4. Integreer met Microsoft 365-apps zoals Outlook, Teams, Taken, Lijsten, Excel, enz. voor productiviteit en efficiëntie bij projecttaken.

SharePoint-communicatiesite: uitgelegd

Op de communicatiesite kunt u een verhaal delen met teamleden, externe medewerkers of klanten. Je kunt teamevenementen, doelen, prestaties en mijlpalen laten zien zonder het publiek bewerkingsrechten te geven. In vergelijking met teamsites zijn er minder auteurs van inhoud op communicatiesites.

U kunt de sitegebruikers op de hoogte houden van aankomende evenementen en wijzigingen, zodat de gebruikers betrokken blijven bij uw werk- of projecttaken. Met SharePoint kunt u uw communicatiesite zo ontwerpen dat inhoudsconsumptie moeiteloos en tijdbesparend wordt.

De volgende services vatten communicatiesites effectief samen:

1. Toon nieuws en updates in een visueel formaat dat de lezers aantrekt.
2. Breng interne en externe gebruikers op de hoogte van de diensten/producten die u aanbiedt.
3. Professioneel tentoonstellen van klantrecensies en casestudy's.
4. Verbind uw merk veilig en zonder extra kosten met het externe publiek.

Essentiële kenmerken van de communicatiesite

Een communicatiesite maakt ook deel uit van de hubsite. De volgende kenmerken en elementen onderscheiden de communicatiesite van de teamsite of hubsite:

1. De navigatiepagina's van een communicatiesite leiden de lezer naar specifieke inhoud door koptekstknoppen of inhoudsfragmenten aan te bieden.
2. De bestemmingspagina is het eindpunt waar gebruikers de inhoud vinden waarnaar ze op zoek zijn. Deze pagina zou idealiter downloadbare, leesbare of afdrukbare inhoud moeten bevatten. De bestemmingspagina moet ook een zoekbalk bieden voor het efficiënt ophalen van inhoud.
3. Topic-type communicatiesites bieden de ideale structuur voor nieuws, updates en evenementen.
4. Communicatiesites van het type showcase zijn geschikt als u afbeeldingen of video's van uw team, product en services wilt weergeven.
5. Sitebeleid zorgt voor UI/UX-consistentie en is effectief inhoud beheer.

Aan de slag met effectieve teamsamenwerking

Nu zou u in staat moeten zijn om uw eigen SharePoint-hubsite, teamsite en communicatiesite te ontwerpen om realtime teamsamenwerking, productief werk en veilig delen van bestanden te vergemakkelijken. De SharePoint-app van het Microsoft 365-abonnement host ook een aantal sitesjablonen die u direct kunt gebruiken door een paar elementen te bewerken.

U kunt beginnen bij de basis van Microsoft SharePoint als u een nieuwe gebruiker bent van dit krachtige platform voor inhoudsbeheer en samenwerking.

Wat is Microsoft SharePoint? 4 kenmerken en voordelen van het gebruik ervan

Microsoft SharePoint is een hulpprogramma voor samenwerking en bestandsbeheer dat uw professionele en persoonlijke productiviteit helpt. Dit is wat u moet weten!

Lees volgende

Over de auteur