De 12 beste manieren om de efficiëntie van projectbeheer te vergroten

Als u deel uitmaakt van een projectmanagementteam, is er geen bovengrens voor productiviteit. Er is altijd ruimte om uw efficiëntie te verbeteren.

Hoewel verschillende hulpmiddelen u kunnen helpen, moet iedereen die bij een project betrokken is, enkele methoden volgen om de taak vakkundig te voltooien. Gebruik vandaag de volgende praktijken om uw efficiëntie te verbeteren terwijl u aan een project werkt.

1. Planningsfase is cruciaal

Planning is de sleutel tot projectmanagement. Een zorgvuldig gepland project zorgt niet alleen voor succes. Het bevestigt ook dat elk teamlid de juiste taak op het juiste moment uitvoert.

Overweeg tijdens deze fase alle vereisten van de klant om specifieke doelen te creëren.

Ga vervolgens verder met het schetsen van uw taken en verdeel ze onder uw teamgenoten. Voordat u de taken aan de teamleden toewijst, moet u controleren of ze vertrouwd zijn met hun rol.

Verwant: De beste gratis apps voor taakplanning

2. Effectieve communicatie

Pas als de communicatie tussen de stakeholders helder is, kunt u volledig efficiënt werken. Zorg ervoor dat de projectleden op één lijn zitten met de klanten en hun teamgenoten.

Afhankelijk van de projectvereisten kunt u vertrouwen op gesynchroniseerde of realtime communicatie. Of u nu verbaal of non-verbaal communiceert, de correspondentie moet duidelijk zijn.

Elke miscommunicatie kan uw productiviteit schaden en vertraging in het project veroorzaken. Je mag gebruiken slappe voor transparante en gedocumenteerde communicatie.

3. Kennisbank maken

Zelfs als je een vlotte communicatie tussen collega's hebt, zal het averechts werken dat meerdere teamgenoten iemand om dezelfde informatie vragen. Om het proces van het delen van gegevens moeiteloos te maken, moet u een kennisbank of gegevenshub maken op apps zoals Bitrix24.

Verzamel alle benodigde gegevens en instructies in een kennisbank en bied deze toegang aan elk projectlid. U kunt ook verklarende trainingsvideo's maken om nieuwe projectleden te helpen zonder tijd te verspillen.

4. Projecttijd beheren en budgetteren

Tijd is een cruciale essentie van een project. Projectvertragingen kunnen ertoe leiden dat u waardevolle en langdurige klanten verliest. Daarom moet u aan het begin van het project voldoende tijd reserveren om de volledige efficiëntie van het team te garanderen.

Gebruik de Tijdig app om de tijd bij te houden die nodig is om elke mijlpaal en taak te voltooien. Naast het bijhouden van efficiëntie en productiviteit, kan de app u ook helpen facturen aan klanten te verstrekken.

5. Projectbestanden toegankelijk maken

Elk project omvat het maken en delen van honderden documenten en papierwerk. Sommige documenten hebben ook realtime samenwerking nodig. Een teamlid dat wacht op toestemming om toegang te krijgen tot een bestand, zal alleen maar bijdragen aan vertragingen en inefficiëntie.

U kunt elk contentbeheersysteem gebruiken, zoals: Microsoft SharePoint waarmee u kunt opslaan in één centrale repository. Zorg ervoor dat het systeem functies heeft zoals verschillende machtigingsniveaus, versiebeheer en controlefaciliteiten.

6. Bereid u voor om risico's te beheren

Geen enkel project is vrij van potentiële risico's. Ongerechtvaardigde problemen midden in een project kunnen de efficiëntie in de weg staan. Daarom is het verplicht om het risicobeoordelingsproces te doorlopen voordat u aan het project gaat werken.

Met de SWOT-app, kunt u de risico's identificeren en de schade begrijpen die deze kunnen veroorzaken. Bespreek met de rechtverkrijgenden om een ​​oplossing te vinden voor het beheersen van het risico als het zich voordoet.

7. Alle gegevens documenteren

Documentatie helpt u de verantwoordelijkheid en efficiëntie van een team te vergroten. Heb je een Zoom-meeting bijgewoond? Laat de memo van de vergadering schriftelijk rondsturen. Mondeling tot een beslissing gekomen? Documenteer dat in een e-mail en stuur het naar alle betrokkenen.

Documentatie helpt u bij het achterhalen van de uitdagingen waarmee een team tijdens een project wordt geconfronteerd. Deze zullen ook als leidraad dienen voor uw toekomstige projecten. U mag de asana taakcommentaarsysteem om alle informatie met betrekking tot een specifieke taak systematisch op te slaan.

8. Kies het projectteam verstandig

Er kunnen veel mensen deel uitmaken van uw organisatie, maar u moet accepteren dat ze niet allemaal geschikt zijn voor elk project. Verschillende projecten vragen om verschillende vaardigheden en ervaringen. Daarom zal het kiezen van de juiste mensen voor een project hen helpen zich maximaal in te spannen.

Als u een creatieve schrijver inhuurt voor een project voor het schrijven van technische inhoud, zullen ze niet efficiënt kunnen werken, zelfs als ze dat zouden willen. Het kiezen van de juiste persoon zorgt ervoor dat men zijn talent kan benutten.

9. Beloon het presterende teamlid

Het tijdig bereiken van kleine mijlpalen effent de weg naar een tijdige afronding van het gehele project. Alleen een gemotiveerd en productief team kan u helpen de mijlpalen en projectdoelstellingen te bereiken.

Hoewel iedereen voor zijn werk wordt betaald, kunnen beloningen en waardering iemand zeker inspireren om beter te werken. Door teamleden te belonen bij het bereiken van een mijlpaal, zal niet alleen de ontvanger gemotiveerd zijn, maar zullen andere teamleden ook hard werken om de volgende keer de beloning te verdienen.

10. Sta open voor feedback en suggesties

Constructieve feedback van je teamgenoten kan je helpen de zwakke punten te vinden waarvan je je niet bewust bent. Als je serieus bent over het verbeteren van je productiviteit, moet je positief zijn over kritiek en suggesties. Feedback van verschillende mensen zal je helpen jezelf te verbeteren.

Om discreet feedback te verzamelen, is het een goed idee om een ​​anoniem enquêteformulier te maken. U kunt gratis een enquêteformulier maken met Google Formulieren en verspreiden van de link onder collega's. Ze kunnen hun feedback en suggesties delen zonder hun identiteit bekend te maken.

Verwant: Google Formulieren vs. Microsoft Forms: welke moet u gebruiken?

Het automatiseren van projectbeheertaken kan de efficiëntie aanzienlijk verbeteren. U kunt alle op de markt beschikbare projectbeheertools gebruiken. Voordat u ervoor kiest, moet u ervoor zorgen dat de app kan voldoen aan wat uw project vereist.

Als uw team bijvoorbeeld aan softwareontwikkeling werkt, wilt u misschien kiezen voor tools die ondersteuning bieden: agile projectmanagement. Tegenwoordig vereisen de meeste projecten dat je onderweg beschikbaar bent. Daarom moeten de tools die u voor het project kiest, een mobiele versie hebben.

12. Ken uw productiviteit en improviseer

Ten slotte moet u uw productiviteit voortdurend bijhouden om uw nadelen te leren kennen en deze te verbeteren. Een robuuste tool voor taakbeheer gebruiken, zoals: Trello zal u de voortgang van individuele taken en het totale project laten weten.

Tegelijkertijd kunnen de apps je de efficiëntie van individuele leden laten zien door de uren te vergelijken die ze besteden om een ​​doel te bereiken. Men kan ook een zelfbeoordeling uitvoeren om te zien op welke punten verbetering nodig is.

Voltooi uw projecten efficiënt

Nu u enkele van de beste methoden kent om de efficiëntie te verhogen, zou de implementatie hiervan moeten leiden tot een hogere productiviteit. Moderne projecten vereisen maximale efficiëntie van hun teamleden.

Het is nuttig om een ​​cultuur van continu leren op te bouwen om uw team voor te bereiden op de uitdagingen van toekomstige projecten. Stel uw teamleden bloot aan een interne kennisbank of online projectmanagementleren voor wederzijds voordeel.

De 8 beste online cursussen voor projectmanagement

Als je je vaardigheden wilt bijscholen en iets nieuws wilt leren, zijn hier de acht beste gratis en betaalde online projectmanagementcursussen.

Lees volgende

Over de auteur