Een professionele factuur vanaf nul maken: 5 eenvoudige stappen

Facturering is een essentieel onderdeel van freelancen. Het is het bewijs van je harde werk en de tijd die je hebt geïnvesteerd in het helpen van je klanten met je geweldige diensten. Hoewel facturering kan worden geautomatiseerd, heeft u mogelijk niet genoeg budget om aan dure boekhoudsoftware te besteden.

Bovendien zal het gebruik van dezelfde oude factuursjablonen die alle anderen gebruiken uw merk niet helpen opvallen. In dit artikel leert u hoe u een geheel nieuwe factuur kunt maken om uw klanten te factureren - een factuur die uniek is voor u en uw merk vertegenwoordigt.

Stap 1: Maak een lijst met de belangrijkste zaken

Een factuur bevat de volgende essentiële gegevens:

1. Zakelijke info van beide partijen: E-mails, telefoonnummers, adressen, enz.
2. Factuurnummer: Een uniek nummer om de factuur te identificeren (voorbeeld: #1001).
3. Datum van publicatie: De datum waarop u de factuur heeft uitgeschreven.
4. Opleveringsdatum: De datum waarop de klant u moet betalen.
5. Beschrijving: Een kolom met alle diensten die je aan de klant hebt geleverd.
instagram viewer
6. Prijs: Uw kosten per eenheid van elke geleverde dienst.
7. Hoeveelheid: Het aantal eenheden van uw dienst dat de klant heeft gekocht (voorbeeld: 10 artikelen).
8. Totaal: Totale kosten van elk geleverd service-item, d.w.z. prijs vermenigvuldigd met hoeveelheid.
9. Subtotaal: Totale kosten van alle service-items gecombineerd vóór aanpassingen.
10. Belasting: Belasting die de klant moet betalen (indien van toepassing) bij aankoop van uw diensten. Raadpleeg uw accountant om u door dit proces te begeleiden.
11. verschuldigd bedrag: De uiteindelijke kosten die de klant zal dragen in ruil voor uw diensten na alle aanpassingen.
12. Betalingsdetails: Alle betaalwijzen die u accepteert, inclusief uw accountgegevens.
13. Voorwaarden: De voorwaarden die u en uw klant zijn overeengekomen voordat u de deal sloot.

Hier is een tip: Het is een goed idee om een ​​klein gebaar van dankbaarheid op uw factuur op te nemen. Iets kleins als "Bedankt voor uw bedrijf" voegt veel persoonlijkheid toe aan uw factuur. Het laat uw klant weten dat u ernaar uitkijkt om weer zaken met hen te doen.

Wees ook voorzichtig met het geven van kortingen. Beginnende freelancers komen vaak in de verleiding om hun klanten grote kortingen te geven in de hoop dat ze zullen blijven. Maar dit kan leiden tot het tegenovergestelde effect, omdat klanten uw oorspronkelijke prijs kunnen zien als een verkeerde voorstelling van de waarde die u levert.

Verwant: Dingen waar klanten naar zoeken bij het inhuren van freelancers

Stap 2: Voeg uw merk-ID's toe

Wat een geweldige factuur onderscheidt van een middelmatige, is hoe goed deze is ontworpen. De laatste bevat misschien alle essentiële onderdelen, maar ziet er ongelooflijk saai en ongeïnspireerd uit. Als het goed wordt gedaan, kan uw factuur niet alleen een juridisch document zijn, maar ook een subtiel marketinginstrument.

U kunt dit doen door uw merkidentificaties te gebruiken, zoals uw logo, typografie en merkkleuren. Door een slimme combinatie van kleur, lettertype en syntaxis kunt u de stemming van uw klant beïnvloeden wanneer ze uw factuur bekijken en hun aandacht vestigen op de belangrijkste onderdelen.

Verwant: Een aangepast kleurenpalet maken in Adobe Photoshop

Stap 3: Voltooi de lay-out van uw sjabloon

Nadat u klaar bent met het toevoegen van uw merk-ID's, is de volgende stap het finaliseren van de lay-out van uw factuur. Dat betekent alles zo regelen dat alle elementen van de factuur elkaar aanvullen. Het doel hier is om een ​​aangepaste sjabloon te maken die voor onbepaalde tijd kan worden gebruikt.

Een goede sjabloon is er een die georganiseerd, mooi, nauwkeurig en oneindig herbruikbaar is. Geen zorgen, je hoeft hiervoor geen grafisch ontwerper te zijn. Alleen een basiskennis van design en nieuwsgierigheid om te experimenteren is voldoende. U kunt ook online sjablonen bekijken voor inspiratie.

Verwant: Basisontwerpelementen en hoe ze te gebruiken

Over ontwerpers gesproken, het kan een goed idee zijn om er een in te huren voor dit proces. Ze kunnen u helpen uw merkidentificaties te gebruiken op een manier die u zich misschien niet had voorgesteld en uw factuur beter te regelen. Eenmalig iemand inhuren is immers veel goedkoper dan een regulier abonnementsgeld betalen voor boekhoudsoftware.

Onthoud dat uw sjabloon een combinatie van ontwerp en gegevens moet zijn. Dat betekent dat het alle noodzakelijke details van uw factuur nauwkeurig moet weergeven en er toch presentabel uit moet zien. Dit is meestal moeilijk om de eerste keer goed te krijgen, dus wees niet bang om dingen te verknoeien; leren door vallen en opstaan.

Stap 4: Vul details in en controleer op fouten

De informatie op een factuur is erg belangrijk, zowel vanuit juridisch als professioneel oogpunt. Een factuur met verkeerde informatie is een onmiddellijke rode vlag voor klanten en kan uw relatie met hen schaden of zelfs beëindigen.

Drie dingen waar u speciaal op moet letten, zijn het uiteindelijke verschuldigde bedrag, uw betalingsmethoden en de overeengekomen voorwaarden. Denk eraan, niemand houdt van verrassingen op een factuur. Hoe gemakkelijker u het uw klant maakt om u te betalen, hoe groter de kans dat u uw betaling op tijd ontvangt.

Stap 5: Stuur de factuur naar uw klant

Zodra alles op zijn plaats is (vermoedelijk na talloze revisies), stuurt u de factuur naar uw klant. Zorg ervoor dat je geen bewerkbare documentformaten zoals .docx hebt gebruikt en in plaats daarvan voor .png of .pdf hebt gekozen. De eerste voegt verwarring en wantrouwen toe aan de handel als een partij het document later wijzigt.

Verwant: Rode vlaggen van klanten waar elke freelancer zich bewust van moet zijn

Als u een factuur naar een nieuwe klant stuurt en niet weet wat u in de e-mail moet schrijven, gebruikt u deze sjabloon:

Hallo [klant],

Dank u voor het kiezen van [uw bedrijfsnaam] voor uw vereisten. Als bijlage bij deze e-mail vindt u uw factuur voor de geleverde werkitems op/tijdens [tijdstip van oplevering van het werk].

Laat het ons gerust weten als je twijfels hebt of ergens opheldering over nodig hebt, we helpen je graag. Ik kijk uit naar toekomstige samenwerkingen.

Maak een memorabele factuur

U denkt misschien dat het niet de moeite waard is om tijd te besteden aan het ontwerpen van een factuur, omdat u er tenslotte niet voor betaald wordt. Dus waarom zou u een aangepaste sjabloon maken als u gewoon een kant-en-klare sjabloon kunt gebruiken?

Hoewel dat waar is, moet u er rekening mee houden dat een aangepaste factuur een subtiele maar krachtige marketingtool is. Het getuigt niet alleen van competentie en professionaliteit, maar drukt ook een stempel op uw merk op elke nieuwe klant, waardoor u onvergetelijk wordt.

Hoe word je een succesvolle freelancer: 8 essentiële vaardigheden

Wil je weten hoe je een succesvolle freelancer wordt? Hier zijn enkele belangrijke vaardigheden die je nodig hebt!

Lees volgende

Over de auteur