Een database maken in Microsoft Access: een stapsgewijze handleiding

Microsoft Access is een op GUI gebaseerde front-end database-app die de kracht van softwareontwikkelingstools en Microsoft Jet Database Engine in één no-code en low-code platform brengt. Daarom is het maken van een relationele database in Access een fluitje van een cent.

Dit artikel laat u de eenvoudige stappen zien om een ​​desktopgebaseerde Access-database te maken met behulp van een sjabloon. Ook worden de stappen uitgelegd om een ​​geheel nieuwe Access-database te maken door uw eigen formulieren, tabellen, rapporten en andere objecten te bouwen.

Sjablonen gebruiken om een ​​database te maken in Microsoft Access

Microsoft geeft u toegang tot verschillende productieklare Access-databasesjablonen. U kunt deze sjablonen zonder aanpassingen gebruiken of ze een beetje personaliseren voor merkdoeleinden.

Een Access-databasesjabloon wordt geleverd met alle benodigde objecten die een functionele database nodig heeft. U vindt bijvoorbeeld tabellen, query's, macro's, rapporten en formulieren in elke sjabloon die u kiest.

U kunt elke databasesjabloon kiezen om aan de slag te gaan met de Microsoft Access databank. Hier is hoe:

1. Open Microsoft Access op uw laptop of desktop.
2. U zou de startschermweergave van Access moeten zien.
3. Klik op Nieuw op het linker zijpaneel.
4. U zou veel Access-databasesjablonen moeten zien.
5. Gebruik het zoekvak om naar online sjablonen te zoeken als u niet vindt wat u zoekt.
6. Het sjabloonoverzichtsvenster wordt geopend zodra u een sjabloon kiest.
7. Hier kunt u de Bestandsnaam en bestandspad.
8. Klik Creëren om de database op te bouwen. Het wordt automatisch geopend.
9. U ziet het welkomstscherm. Klik op Begin om de databank te gebruiken.
10. Het navigatiedeelvenster aan de linkerkant toont u alle database-objecten zoals tabellen, query's, formulieren, enzovoort.
11. U kunt beginnen met het invoeren van projecttaken door te klikken op Nieuwe taak in het formulier Takenlijst.
12. U kunt dubbelklikken op Taken onder het menu Tabellen aan de linkerkant om de onbewerkte database te bekijken.
13. Klik op de Sluiten (X) knop in de rechterbovenhoek onder het lint om alle geopende database-objecten te sluiten.

Een database maken in Microsoft Access vanuit het niets

Hoewel Access-databasesjablonen u wat tijd besparen, kunt u niet diep in de werking van een database duiken. U moet een database maken op basis van een leeg Access-bestand met uw eigen gegevens, tabellen, formulieren en andere onderdelen. Download dit voorbeeld Access-database om zelf te beginnen met bouwen.

Verwant: Hoe Microsoft Access te leren: gratis online bronnen

U kunt beginnen met het maken van uw eigen Access-database door deze eenvoudige stappen te volgen:

1. Klik in het lintmenu Toegang op de Bestand tabblad.
2. Je ziet de Lege database optie. Klik daarop.
3. Wijzig de naam en het pad in de Leeg databaseoverzicht raam.
4. Klik op de Creëren om de lege database te bouwen en te openen.

De lege database is de basis. U moet gegevens en database-onderdelen toevoegen om er een functionele database van te maken. In de volgende secties worden de stappen weergegeven om basisdatabaseonderdelen van Access toe te voegen:

1. Voeg een tabel toe

De lege database zal automatisch een tabel toevoegen, Tafel 1. De tabel in de gegevensbladweergave lijkt op een Excel-werkblad. Access gebruikt echter de term Veld voor kolommen en Record voor rijen.

Als u een nieuwe tabel aan uw database wilt toevoegen:

1. Klik op de Creëren tabblad van het lintmenu.
2. U ziet zes secties met databaseonderdelen zoals Toepassing, Tabel, Query, Formulier, Rapport en Macro.
3. Klik gewoon op Tafel maken Tafel 2.

Verwant: Hoe relaties tussen meerdere tabellen te creëren met behulp van het gegevensmodel in Excel

2. Gegevens aan tabellen toevoegen

Hoewel de Access-database veel lijkt op Excel, is het toevoegen van gegevens anders. Dit zijn de stappen die u moet proberen om gegevens aan een tabel toe te voegen:

1. Het eerste veld wordt weergegeven als ID. Dubbelklik daarop om het te hernoemen naar Record-ID.
2. Klik nu op Klik om toe te voegen en kies het gegevenstype. Gegevenstype laat Access weten wat voor soort records u in dat veld opslaat.
3. Kiezen Korte tekst voor velden zoals Voornaam, Achternaam, Adres, etc.
4. Om velden en gegevenstypen sneller toe te voegen, klikt u op de Ontwerpweergave pictogram in de rechterbenedenhoek.
5. Je kan toevoegen Veldnaam en Data type zij aan zij.
6. Nu is het tijd om records toe te voegen. Zodra u een record eronder heeft toegevoegd Voornaam, zal Access de toewijzen Primaire sleutel 1 in de cel hieronder Record-ID.
7. Primaire sleutels zijn uniek voor elk record. Access gebruikt het om tabelrelaties op te bouwen.

3. Een formulier toevoegen

Formulieren helpen u en uw teamleden om snel gegevens toe te voegen. Het maakt ook het invoeren van gegevens eenvoudiger. Repliceer het volgende: stappen om een ​​formulier te maken:

1. Kies een databasetabel voor het bouwen van formulieren.
2. Klik op Creëren tabblad in het lintmenu.
3. Klik op Formulier.
4. Access maakt automatisch een formulier op basis van de tabelgegevens.
5. Het formulier toont ook gegevens uit andere gekoppelde tabellen.
6. Klik op de Nieuw (leeg) record knop onderaan het formulier om nieuwe klantgegevens in te voeren.
7. Als u nu probeert het formulier te sluiten, zal Access u vragen het formulier op te slaan en te hernoemen.

4. Een zoekopdracht toevoegen en uitvoeren

Het uitvoeren van een query en het ophalen van gegevens is een essentiële taak die u in uw Access-database kunt uitvoeren. Misschien wilt u deze stappen proberen:

1. Van de Creëren tabblad in het lintmenu, klik op Query-ontwerp.
2. Dubbelklik op de tabellen waaruit u gegevens wilt ophalen via query's.
3. Dubbelklik op de velden die u in uw query wilt opnemen uit elke tabel.
4. U kunt voor elk veld ook criteria toevoegen om specifieke gegevens weer te geven.
5. Criteria toevoegen voor Bestelling Gevuld door een gelijkteken in te voeren (=) gevolgd door Ja.
6. Als u de database overschakelt naar Datasheet View, wordt de query uitgevoerd en worden klantgegevens opgehaald voor gevulde bestellingen.

5. Een rapport toevoegen

U kunt gestructureerde rapporten maken voor uw Access-database. Over de hele lijn bieden rapporten essentiële inzichten over het project of de workflow. Eenvoudige stappen om een ​​rapport te maken:

1. Selecteer de tabel waarvoor u een rapport wilt maken.
2. Klik op Verslag doen van van de Creëren tabblad van het lintmenu.
3. Klik met de rechtermuisknop op een veld en selecteer Kolom verwijderen om alle velden te verwijderen.
4. Klik in de rechterbenedenhoek op Afdrukvoorbeeld om uw rapport te visualiseren.
5. Sluit het rapport en Access geeft u de mogelijkheid om het op te slaan.

Gebruik Microsoft Access voor krachtige databases

U kunt een volledig functionele database maken op Microsoft Access door de bovengenoemde stappen te volgen. Gebruik vervolgens uw database om veel werkgerelateerde zaken te beheren, zoals klanten, projectgegevens, omzetgegevens, inhoudsgeschiedenis, enzovoort.

Hoewel het een beetje een leercurve heeft, zullen je inspanningen je zeker betere kansen bieden. U kunt uw workflow improviseren met een systematische database. Of u kunt de vaardigheid in uw cv opnemen om op zoek te gaan naar een goedbetaalde baan bij gerenommeerde technologiebedrijven.

10 opmerkelijke technische bedrijven waarmee u op afstand kunt werken

Bedrijven staan ​​steeds meer open voor het idee van werken op afstand. Maar bij welke techbedrijven kun je buiten kantoor werken?

Lees volgende

Over de auteur