Dingen gedaan krijgen (GTD) vs. Zen to Done (ZTD): wat is het beste productiviteitskader?

Hoewel elke dag als jongleren kan aanvoelen, is het belangrijk om de zaken in perspectief te houden. Afleiding is echter genoeg. Het kan soms voelen alsof je constant in gevecht bent om gefocust te blijven op de doelen die voor jou het belangrijkst zijn. Maar wat als er een systeem was dat u zou kunnen helpen de tijd die u aan minder belangrijke activiteiten besteedt, te elimineren?

Dit is waar productiviteitskaders zoals Getting Things Done (GTD) en Zen to Done (ZTD) van pas komen. Ze bieden een beter begrip van de workflow, stroomlijnen de communicatie en verminderen de tijd die wordt besteed aan ineffectieve werkmethoden. Laten we eens kijken naar beide systemen.

Wat is het Getting Things Done (GTD)-framework?

"Getting Things Done" (GTD) is een tijdmanagementtechniek ontwikkeld door productiviteitsgoeroe David Allen. Het basisidee achter de methodologie komt voort uit het concept dat onze geest is als rommelige ruimtes vol onafgemaakte taken en projecten die we moeten voltooien.

Het doel van GTD is om mensen te helpen hun leven op orde te brengen door taken methodisch te definiëren, op te splitsen in uitvoerbare stappen, de voortgang te bewaken en ten slotte ze voor elkaar te krijgen.

Hoe het GTD-framework te gebruiken

GTD omvat vijf eenvoudige oefeningen om de rommel uit je hoofd te krijgen, zodat je je kunt concentreren op wat belangrijk is. Hieronder staan ​​de vijf stappen:

Pakken: De eerste grote stap is het verzamelen en vastleggen van al uw lopende taken in externe hulpprogramma's voor taakbeheer of takenlijst-apps, of gewoon noteren op een stuk papier. Deze taken kunnen van persoonlijke of professionele aard zijn, zoals e-mails, afspraken of sms'jes. Deze stap is cruciaal omdat te veel taken aan je hoofd je focus en energie kunnen beïnvloeden.

Nader toelichten: De volgende stap is om alle taken op te splitsen in hanteerbare en haalbare actie-items die met absolute duidelijkheid kunnen worden ontcijferd. Dit zal u helpen de praktische en werkbare items te identificeren, en u kunt de niet-relevante items verwijderen.

Organiseren: De derde stap is om prioriteiten te stellen voor uw taken en ze te categoriseren op basis van hun complexiteit, context of de vereiste urgentie van actie. Met deze techniek kunt u beslissen of taken meteen moeten worden uitgevoerd, moeten worden opgeborgen voor later of helemaal moeten worden weggegooid. De meeste GTD-gebruikers gebruik mappen en takenlijsten om taken te beheren en te organiseren op gepaste wijze.

Beoordeling: Probeer uw workflow van tijd tot tijd te herzien en te analyseren. Het helpt u bij het identificeren van taken die uw aandacht nodig hebben. Een diepgaande analyse van workflows kan een grote impact hebben op de algehele efficiëntie, en daarom is het belangrijk om geen beat te missen bij het identificeren van uw volgende acties.

Bezighouden: Nu alles in orde is, is de laatste stap om de geselecteerde taken in volgorde van prioriteit aan te pakken of eraan te werken.

Voordelen van de GTD-methode:

Het model houdt in dat alle informatie extern wordt vastgelegd en later actie wordt ondernomen, hetzij op een gepland tijdstip of wanneer een externe trigger optreedt. De voordelen van GTD kunnen als volgt worden samengevat:

Meer focus, minder rommel: GTD helpt u bij het bijhouden van al uw projecten en plannen. U kunt taken met vervaldatums maken, notities koppelen aan agenda-afspraken, taken hiërarchisch rangschikken door te slepen en ze in mappen te plaatsen en herinneringen weer te geven met visuele meldingsmethoden met behulp van de juiste hulpmiddelen.

Zorg voor een gezonde balans tussen werk en privé: Het is gemakkelijk om balans in je leven te vinden als je je verplichtingen en taken goed kunt bijhouden. Een efficiënt organisatiesysteem zoals GTD bevrijdt u van de angst om uw tijd en middelen te beheren.

Verwant: Ongecompliceerde to-do-apps om je op taken te concentreren en dingen gedaan te krijgen

creativiteit: GTD helpt u uw werk en leven beter te organiseren, zodat u tijd kunt vinden om uw passie te volgen en creatieve ideeën en bezigheden te ontwikkelen. Na verloop van tijd zult u meer vertrouwen in het nemen van beslissingen merken, evenals betere gezondheids- en kwaliteitsrelaties.

Wat is het Zen to Done (ZTD) Framework?

Zen to Done is een benadering van persoonlijke productiviteit gecreëerd door Leo Babauta. Zen to Done bestaat uit tien productiviteitsverhogende gewoontes die de manier waarop u werkt verbeteren en uw leven vereenvoudigen. Het is gebaseerd op de kernprincipes van GTD en kan u helpen al uw essentiële taken en projecten efficiënt te beheren.

Hoe het ZTD-framework te gebruiken?

Zen to Done (ZTD) beveelt aan om tien gewoonten op te nemen die u meer productiviteit zullen opleveren. Terwijl het volledige systeem mensen aanmoedigt om tien gewoonten te vormen, concentreert minimalistische ZTD zich op slechts vier kerngewoonten. Als je deze vier gewoontes eenmaal onder de knie hebt, zijn de andere zes veel gemakkelijker om te doen. Laten we eens kijken naar de vier kerngewoonten van het minimalistische ZTD-framework:

Verzamelen: Het is gemakkelijk om belangrijke informatie te verliezen als je het niet ergens opschrijft, in welk geval al die tijd die je besteedt aan het verzamelen van die gedachten en ideeën verspild kan worden. U kunt hulpmiddelen gebruiken zoals een papieren notitieblok, plaknotities of notitie-apps op je telefoon die gemakkelijk verkrijgbaar zijn.

Als u deel uitmaakt van een team, is het logisch om uniforme workflowsystemen te hebben die naadloos taken, notities, contacten en bestanden kunnen vastleggen voor het vastleggen en ophalen van informatie.

Werkwijze: Het wordt ten zeerste aanbevolen om eenmaal per dag uw inbox of takenlijst te controleren. Begin uw dag met het bekijken en verwerken van de informatie. Dit is bedoeld om de gewoonte van snelle besluitvorming aan te moedigen. Verwijder alle items die je niet nodig hebt. Als u een item niet kunt adresseren, delegeer het dan aan de juiste persoon. Als het twee minuten of minder duurt, doe het dan meteen of schrijf het op, zodat je het niet vergeet.

Plan: Planning is een kerngewoonte die u helpt bij het definiëren van uw belangrijkste taken (MIT's) voor elke dag, en deze vervolgens dienovereenkomstig te plannen en af ​​te ronden. U kunt beginnen met het maken van een lijst van uw belangrijkste taken (MIT's) en "Big Rocks" of belangrijke projecten voor respectievelijk de dag en de week.

MIT's zijn specifieke, tijdgerichte taken die de kern vormen van uw dagelijkse takenlijst. U moet ook proberen dagelijkse, wekelijkse en maandelijkse routines te ontwikkelen die u kunnen helpen uw algehele productiviteit te verbeteren.

Doen: Dit moedigt u aan om u op een bepaald moment op één taak te concentreren en afleiding zoals e-mail, telefoontjes en sms'en te vermijden.

Voordelen van de ZTD-methode:

De belangrijkste voordelen van het ZTD-framework worden hieronder toegelicht:

Makkelijk te begrijpen: Het ZTD-systeem is vrij eenvoudig te begrijpen. Het raamwerk suggereert een lijst met tien productiviteitsverhogende gewoonten die belangrijk zijn voor de succesvolle implementatie van uw doelen.

Kies belangrijke taken: Dit systeem valt uiteen in eenvoudige componenten: de belangrijkste taken van de dag of MIT's, een Big Rocks takenlijst die in wezen grote projecten zijn waaraan u moet werken, en een dagelijkse of wekelijkse taak routine.

Stem afleidingen af: Als je bent zoals de meeste mensen, heb je een aantal projecten tegelijkertijd lopen. ZTD moedigt u aan om telefoons, e-mails, internet en gebruik zelfs een timer taken te voltooien. Dit elimineert afleiding, zodat u op schema kunt blijven en elk project met minder onderbrekingen kunt afronden.

Belangrijkste verschillen tussen GTD en ZTD

• GTD biedt een uitgebreid systeem voor taakbeheer, terwijl ZTD een benadering is die GTD integreert met gewoonten.
• GTD richt zich op het uitvoeren van taken en ZTD richt zich op het bereiken van doelen.
• GTD kan nogal complex zijn, met het organiseren en beoordelen van een groot aantal taken in een aantal stappen. Aan de andere kant is Zen to Done een meer intuïtief en eenvoudiger raamwerk dat tot doel heeft complexe te doorbreken verwerkt in 1-3 MIT's (Most Important Tasks) en verschillende Big Rocks (grote projecten) voor de dag of week.

GTD en ZTD: de sleutel tot tijdmanagement

Hoe zorg je ervoor dat je harde werk zich vertaalt in output? Het komt allemaal terug op productiviteits- en tijdmanagementtechnieken zoals GTD en ZTD. Individuen en teams kunnen ze gebruiken om de persoonlijke productiviteit te verbeteren, deadlines te halen en grotere projecten effectiever af te handelen.

Productiviteit is meer dan alleen bewust zijn van uw tijd en ervoor zorgen dat u deze goed gebruikt. Het gaat ook om het stellen van de juiste prioriteiten, zodat u het meeste uit elke dag kunt halen. Volg de bovenstaande kaders en u zult een goede start maken.

9 dagelijkse taken die u kunt automatiseren met Zapier

Hier zijn enkele alledaagse taken die u kunt automatiseren zonder te coderen in Zapier om tijd te besparen en het leven gemakkelijker te maken.

Lees volgende

Over de auteur