De 10 beste tips om uw projectrapporten te laten opvallen

Tegenwoordig is het onmogelijk om een ​​project te bedenken zonder een rapport. Voor sommige projecten moet u tijdens hun levenscyclus zelfs meerdere rapporten maken. Uw projecten en klanten hebben u misschien nodig om verschillende soorten rapporten te genereren, maar alle rapporten moeten beknopt en gemakkelijk te begrijpen zijn.

In dit artikel leert u hoe u een effectief rapport maakt voor een voltooid of lopend project.

1. Duidelijke en beknopte urenstaten

Uw projectrapporten moeten urenstaten hebben. Het moet beknopt zijn, maar het moet ook alle benodigde informatie bevatten, zodat de ontvangers het in één oogopslag gemakkelijk kunnen begrijpen.

Het is beter om een ​​wekelijkse urenstaat te maken en indien nodig kunt u deze tweewekelijks of maandelijks maken. De urenstaten moeten de resourcenaam, taaknaam, datum, dag van de week, inlogtijd, uitlogtijd en totale werkuren bevatten.

In plaats van elke gegevens handmatig in een spreadsheet in te voeren, kunt u: gebruik elke timesheet-app zoals Timely

. Hier kunt u uw werkuren, taaknamen, enz. Vervolgens genereert de tool automatisch urenstaatrapporten.

2. Gedetailleerd onkostenrapport

Een volledige declaratie is niet alleen voor de opdrachtgever essentieel. Het is ook gunstig voor uw team om het budget en de werkelijke kosten tijdens de projectlevenscyclus bij te houden.

Een onkostennota moet het artikel of de dienst, de hoeveelheid, de waarde van het artikel, het geschatte budget, de kosten en het saldo bevatten. Als een teamlid een dienst of product voor een project wil kopen, vraag hem dan om een ​​soortgelijke onkostennota te sturen.

Zorg ervoor dat ze dat artikel pas na uw goedkeuring kopen en dien de rekening bij u in. Zo kunt u de gegevens toevoegen aan uw definitieve onkostennota en voorkomen dat de kosten het budget overschrijden.

3. Uitgebreide projectstatussen

Terwijl u een rapport maakt over een project, moet het expliciet de projectstatus weergeven. Projectstatus betekent niet de huidige status van de voortgang van het werk. Het moet ook andere gegevens bevatten, zoals het verschil tussen geplande en werkelijke planning, variatie tussen geschatte en werkelijke kosten, resterende taken, vertraagde deadline (indien van toepassing), mogelijke risico's en problemen, en spoedig.

U moet een uitgebreid rapport maken met de status vanuit alle mogelijke hoeken. Asana's universele rapportage functie kan helpen bij het maken van projectstatusrapporten in verschillende reikwijdten en hoeken.

4. Distributie van hulpbronnen

Zorg er bij het opstellen van een rapport over taaktoewijzing voor dat het anderen helpt de beschikbaarheid van bronnen te controleren en taken te delegeren wanneer dat nodig is. Geef in dergelijke rapporten een overzicht van het aantal uren dat elke resource aan elke taak zal besteden.

Het helpt managers en collega's te weten welk teamlid het druk heeft en wie wat vrije tijd heeft. U kunt eenvoudig gegevens verzamelen en in het rapport gebruiken voor toekomstige planning met hulpmiddelen voor resourceplanning zoals: Zilveremmer.

Verwant: De beste tools en tips om taken efficiënt te delegeren

5. Capaciteitsbenutting visualiseren

Waarschijnlijk voegt u een rapport over het gebruik van projectresources toe. U moet het factureerbare gebruik scheiden van het totale resourcegebruik. Daarom is het van vitaal belang dat u voor elke gegevens afzonderlijke kolommen maakt.

U kunt ook de naam van de resources en het individuele gebruik opnemen, samen met een teamgewijs gebruik. Evenzo kunt u even de tijd nemen om het succes van de beste presteerders op het gebied van het gebruik van hulpbronnen te belonen en te erkennen.

6. Verwachte en werkelijke risico's

Risicobeoordeling is een onlosmakelijk onderdeel van projectmanagement. Daarom moet u de risicobeoordelingsgegevens nauwkeurig visualiseren. Misschien heb je bij het plannen van het project aan enkele risico's gedacht. Naarmate het project vordert, verandert de risicobeoordeling echter. Vermeld alle waargenomen en daadwerkelijke risico's bij het maken van uw projectrapport.

Uw risicorapportage dient te bestaan ​​uit een overzicht van de verwachte risico's, gevolgd door eventuele risico's die het project tot aan de rapportagedatum heeft ondervonden. Het is ook absoluut noodzakelijk dat u eventuele wijzigingen in het risicoprofiel vermeldt die u of uw team tijdens de voortgang van het project hebben geïdentificeerd.

7. Analyse van projectportfolio

Als u meer dan één project tegelijk beheert en een rapport moet opstellen om uw portfolio te analyseren, moet u voorzichtig zijn. Ga allereerst voor een dashboard waar u alle projectnamen vetgedrukt weergeeft voor eenvoudige visualisatie.

Het dashboard moet ook een samenvatting van de projecten bevatten, zoals mijlpalen, deadline, huidige voortgang, budget vs. kosten en toewijzing van middelen. U kunt ook verschillende grafieken gebruiken om de gegevens op één plek te visualiseren. Later kunt u voor elk project afzonderlijke secties maken en deze afzonderlijk analyseren.

Er zijn een paar robuuste tools voor projectportfoliobeheer op de markt verkrijgbaar. U kunt elk van deze beste tools kiezen om professionele en uitgebreide rapporten te maken.

8. Gegevens- en etiketteringsconventie

Uw projectrapporten moeten een standaardconventie voor gegevens en labels bevatten. Als u een rapport voor uw organisatie wilt maken, volgt u de organisatieconventie. Als u er een maakt voor een klant, kunt u met hen bespreken hoe zij de informatie in het rapport willen hebben.

Gebruik ook korte en precieze labels in uw rapport, zodat iedereen het zonder problemen kan begrijpen. Probeer bovendien de lokale normen voor tijd en datum te volgen. Als u voor een in de VS gevestigde organisatie uit het VK werkt, zou het gebruik van Amerikaanse datumconventies ideaal zijn.

9. Interactieve grafieken en grafieken

Het maakt niet uit wat voor soort rapport je gaat maken, het publiek zal interactieve grafieken nuttiger vinden. Rijen en kolommen vol numerieke gegevens kunnen mensen ongeïnteresseerd maken. Maak in plaats daarvan grafieken en grafieken die aanvullende gegevens tonen wanneer iemand de muiscursor over de grafiek beweegt.

Er zijn verschillende grafieken en diagrammen die u in uw rapporten kunt gebruiken. Hiervan zijn cirkeldiagrammen, lijngrafieken en staafdiagrammen de meest voorkomende. Afhankelijk van het gegevenstype moet u een diagram of diagram kiezen voor eenvoudige visualisatie.

10. Feedbacksectie

Elk projectrapport zou positieve of negatieve feedback oproepen. Alle projectrapporten moeten een sectie bevatten waar klanten of managers hun feedback kunnen geven. Na het doornemen van de rapporten kan het publiek in dat gedeelte feedback en suggesties geven.

Je hoeft dus niet apart om feedback te vragen. Het laat ook zien dat u bereid bent uw beperkingen te kennen en verbeteringen aan te brengen. U kunt de suggesties later implementeren in uw projectworkflow.

Begin met het maken van een projectrapport

Een succesvolle presentatie hangt af van hoe u het rapport voor het publiek maakt. Houd bij het opstellen van het rapport rekening met de bovengenoemde punten om efficiënte projectrapportages te maken.

Misschien wilt u ook een robuuste tool voor gegevensvisualisatie gebruiken om de rapporten professioneel te presenteren met een vleugje creativiteit.

De 8 beste functies van Google Data Studio voor gegevensanalyse en -visualisatie

Wil je indruk maken op je publiek met bruikbare data-inzichten en boeiende visualisaties? Bekijk deze Google Data Studio-functies.

Lees volgende

Over de auteur