Voordelen en beperkingen van het gebruik van macro's in Google Spreadsheets

Als u in het dagelijks leven een frequente gebruiker van Google Spreadsheets bent, moet u weten dat repetitieve taken veel tijd kosten. U moet cellen, teksten, getallen, grafieken, randen, enzovoort opmaken.

Dankzij de App Script en GUI-gebaseerde opname kun je taken automatiseren door macro's uit te voeren. Hoewel het uitvoeren van een macro eenvoudig is, is het misschien niet in alle gevallen haalbaar of acceptabel. Door de voor- en nadelen van Google Spreadsheets-macro's te begrijpen, kunt u ze efficiënt en veilig gebruiken.

Waarom zou u Google Spreadsheets-macro's gebruiken?

Stel dat u duizenden gegevens in verschillende werkbladen moet beheren. Deze werkbladen kunnen het jaarbudget, takenlijsten, maandbudget, investeringstracker, evenementenplanner, planner, productinventarissen, enzovoort zijn.

Uiteindelijk, al deze Google Spreadsheets zal verschillende opmaak bevatten voor teksten, getallen, datums, tijden en nog veel meer. U kunt ook gekleurde kolommen, rijen en teksten maken voor een betere zichtbaarheid van gegevens.

U zou veel repetitieve stappen elimineren als u zorgvuldig alle Google Spreadsheets UI-interacties registreert die u uitvoert met behulp van de Macro Recorder. Doe dit één keer voor elk werkblad en wijs een sneltoets toe aan de macro.

Verwant: Hoe repetitieve taken in Google Spreadsheets te automatiseren met macro's

Gebruik nu de sneltoets om nieuw ingevoerde gegevens op te maken. Hier zijn enkele van de eenvoudige macro's waarmee u kunt beginnen:

• Meerdere tabellen in een werkblad opmaken.
• Maak herhaaldelijk dezelfde gegevensvisualisatie van vergelijkbare gegevenssets.
• Zet formules om in waarden en exporteer vervolgens gegevens naar andere tools.
• Sorteer de gegevens op alle bladen volgens een uniforme regel.
• Maak moeiteloos kolommen en rijen zichtbaar op het werkblad.
• Wijs uniforme tabbladkleuren toe aan alle bladen van een specifiek bestand.
• Met macro's kunt u filters in een flits resetten.

U kunt macro's implementeren om de tijd die u besteedt aan het organiseren en berekenen van gegevens te verminderen. De voordelen van Google Spreadsheets-macro's zullen uw vertrouwen en motivatie voeden.

Wat zijn de voordelen van het gebruik van macro's in Google Spreadsheets?

Een macro is een van de snelle hacks van Google Spreadsheets om de gebruikerservaring van Google Spreadsheets te verbeteren. Het verhoogt uw efficiëntie en vermogen om meer gegevens te beheren, terwijl de totale doorlooptijd wordt verkort. Hier volgen enkele essentiële voordelen van het gebruik van macro's in uw spreadsheet:

1. Automatisering

U kunt gegevensverwerking op basis van Google Spreadsheets volledig automatiseren met behulp van macro's. Het enige dat u hoeft te doen, is uw strategie plannen voor gegevensinvoer, opmaak, organisatie, berekening en visualisatie.

Voer nu de taken stap voor stap uit terwijl u elke taak in een afzonderlijke macro opneemt. Wijs unieke sneltoetsen toe aan de macro's. U kunt ook een woordenlijst maken voor deze sneltoetsen en deze ter referentie in het werkblad plaatsen.

Voor kleinschalig databasewerk kunnen Google Spreadsheets-macro's gemakkelijk de kosten van een extra teamlid of dure tools verlagen.

Verwant: Een database maken in Microsoft Access: een stapsgewijze handleiding

2. Foutloze gegevensverwerking

Menselijke fouten zijn onvermijdelijk in spreadsheets. De fouten kunnen zich vermenigvuldigen als meerdere personen aan hetzelfde werkblad werken. Daarom minimaliseert het implementeren van macro's handmatige taken zoals gegevensinvoer, gegevensopmaak en gegevensberekeningen.

Wanneer er minimale handmatige taken zijn, kunt u een foutloze gegevensverwerking verwachten in een samenwerkende spreadsheet.

3. Pas regels voor gegevensvalidatie en naleving toe

Als uw werk strenge nalevingsvereisten vereist, kunt u macro's gebruiken. Gebruik macro's om meerdere regels direct toe te passen in plaats van handmatig regels toe te wijzen aan elk blad.

U kunt gegevenscompliance- en validatiebeleid moeiteloos implementeren in veel projecten zonder tijd en geld te verspillen.

4. Verminder het giswerk

Macro's en Google Formulieren kunnen u helpen de kracht van uw werkbladen uit te breiden. Gebruik voor gezamenlijke werkbladen speciale Google Formulieren voor gegevensinvoer. Wijs ook enkele macro's toe voor opmaak en berekeningen.

Uw teamleden kunnen nu moeiteloos nieuwe gegevens invoeren en het blad opmaken om aan uw verwachtingen te voldoen. Ze hoeven ook niet op uw instructies te wachten.

5. Elimineert saaiheid

U of uw teamleden zullen snel uitgeput raken als u handmatig gegevens moet invoeren, cellen moet opmaken of waarden moet berekenen, enzovoort. Ook handwerk vraagt ​​om extra focus. Zo wordt uw personeel onproductiever.

Automatische macro's helpen u sneller te werken en verveling op het werk te voorkomen. U en uw personeel kunnen de focus gemakkelijk verleggen naar vitale taken die u inkomsten opleveren.

6. Eenvoudig op te lossen problemen

Eén macro kan meerdere UI-interacties opslaan. Dus als u ongebruikelijke opmaak, gegevensorganisatie of berekende waarden ziet, weet u waar u het probleem moet oplossen.

Als u geen macro's gebruikt, moet u talloze stappen doorlopen om fouten op te lossen.

7. Google Apps-integratie

Het onderliggende programma van macro's is het App Script. U kunt geavanceerde scripts leren om Google Spreadsheets te integreren met andere Google Workspace-services zoals Documenten, Drive, Formulieren, enzovoort.

U kunt macro's gebruiken om bestanden in Google Drive vanuit Google Spreadsheets te verplaatsen, kopiëren of verwijderen.

Is er een nadeel van Google Spreadsheets-macro's?

Een paar nadelen verhinderen de volwaardige inzet van macro's in elk project. Dit zijn de tekortkomingen waaraan Google Spreadsheets-macro's lijden:

1. Beveiligingsproblemen met app-script

Onbekende macro's kunnen een bedreiging vormen voor uw hele Google-werkblad. Hackers kunnen complexe macroscripts maken die gegevens van uw werk kunnen stelen of de database voorgoed kunnen vernietigen.

2. Macro's worden niet automatisch geëxporteerd/geïmporteerd

U kunt geen macro's van het ene blad naar het andere uitvoeren. U moet een complex proces van het importeren van macro's doorlopen door het script ervan te kopiëren.

3. Leercurve

U moet enkele Help- en trainingsartikelen van Google Spreadsheets doornemen om het gebruik van macro's onder de knie te krijgen. U moet ook interacties met de gebruikersinterface van Google Spreadsheets plannen om effectieve macro's te maken.

4. Conflicten met sneltoetsen

Er zijn ten minste tien sneltoetsen voor Google Spreadsheets die macrosneltoetsen kunnen verstoren. Omdat die sneltoetsen ook beginnen met Ctrl + Alt + Shift.

Daarom moet u unieke snelkoppelingen voor macro's maken. Schrijf ze ook op voor toekomstig gebruik.

5. Er kunnen fouten in zware macro's zitten

Soms neemt u mogelijk niet alle UI-interacties op in één macro. Een macro met uitgebreide stappen kan de gegevensverwerking vertragen of zelfs helemaal niet werken. Misschien wilt u de stappen opsplitsen in meerdere macro's.

Google Spreadsheets-macro's voor snel foutloos werken

Er zijn altijd voor- en nadelen aan elke technologie, en Google Spreadsheets-macro's zijn geen uitzondering. De voordelen wegen echter zwaarder dan de nadelen.

Daarom gebruiken veel Google Spreadsheets-experts macro's in hun werkbladen om foutloos werk te leveren in een snelle werkomgeving. Door macro's te implementeren, kunt u ook een krachtige Google Spreadsheets-gebruiker worden.

4 Google-scripts die Google Spreadsheets krachtiger maken

Google Spreadsheets is meteen geweldig, maar kan nog krachtiger zijn als u Google Spreadsheets-scripts gebruikt om de mogelijkheden te verbeteren.

Lees volgende

Over de auteur