De 8 beste soorten projectmanagementrapporten die u moet kennen

Projectmanagementrapporten verwijzen naar het overzicht op hoog niveau dat kritieke projectgerelateerde gegevens bevat in een gemakkelijk te begrijpen formaat. Deze richten zich op verschillende aspecten van een project en werpen licht op de huidige stand van zaken, mogelijke of bestaande problemen en hun oplossingen.

Lees meer over de belangrijkste typen projectrapporten die uw teams realtime inzichten kunnen bieden.

1. Projectdashboard/Gezondheid

Een projectdashboard of gezondheidsrapport laat u weten hoe het project ervoor staat en wat het team kan doen om de prestaties te verbeteren. Meestal presenteer je deze rapportage aan de opdrachtgever of andere stakeholders. Zo kunnen ze informatie zoals voortgang en winstgevendheid visualiseren.

Het helpt ook om vast te stellen of het project niet op schema ligt en wat u kunt doen om het weer op de rails te krijgen.

Een projectdashboardrapport moet de algehele portfolio bevatten, inclusief de projectgezondheid (projectstatus in groene, gele of rode kleur), mijlpaalvoortgang van een bepaald project, projectwinstgevendheid vergelijken van budget en kosten, en

projectvoortgang Volgens het schema.

2. Taken en projectstatus

Als u van projectbeheer houdt, is dit het meest voorkomende type rapport dat u moet opstellen. Het kan zijn dat u dit rapport wekelijks of maandelijks moet maken. Het is bedoeld om te laten zien hoe ver het team is gegaan om de doelen van een project te bereiken.

Als u dergelijke rapporten regelmatig moet opstellen, kunt u het proces beter automatiseren om tijd en moeite te besparen. U kunt de gegevens van uw hulpprogramma voor taakbeheer gebruiken om het rapport te vullen.

U kunt ook een standaardsjabloon voor het rapport gebruiken. Het helpt u het werk van het maken van een statusrapport elke keer vanaf het begin over te slaan.

3. Beschikbaarheid van middelen en vaardigheden

Rapporten over de beschikbaarheid van resources zijn essentieel voor elke projectmanager. Met behulp van dit rapport kunt u taken toewijzen en delegeren aan het juiste teamlid. Het laat zien welk teamlid wanneer bezig is.

Als je van plan bent om een ​​planning te maken voor een nieuw project of op zoek bent naar iemand die niet bezet is voor taakdelegatie, controleer voor beschikbaarheid in dit rapport. U kunt ook de leden lokaliseren die op volle capaciteit werken en mogelijk hulp nodig hebben.

Zo kunt u zorgen voor een gelijkmatige taakverdeling voor een hogere efficiëntie en snellere resultaten.

4. Projectrisico's

Elk project brengt een bepaald aantal risico's met zich mee. Daarom moet uw risicorapport alle waargenomen en daadwerkelijke risico's met betrekking tot een project bevatten. Het kan zijn dat u dit rapport één keer per maand moet indienen.

Moedig uw teamgenoten echter aan om alle risico's die ze kunnen bedenken in realtime te loggen. Het helpt u om alle gegevens op één plek te krijgen wanneer u een rapport moet maken.

Naast een opsomming van alle risico's, bevat uw rapport mogelijk alleen de risico's op hoog niveau in detail en een samenvatting van hoe u van plan bent om de risico's op laag niveau te beheren. Je kunt de risico's vastleggen in een spreadsheet, maar het is beter om hulp te krijgen van een projectmanagementtool.

5. Budget en kosten

U moet voor verschillende doeleinden een budgetrapport maken. De begrotingsrapportage die u aan het einde van het project voor uw opdrachtgever maakt, is de meest voorkomende. U kunt ook meerdere keren een onkostennota maken wanneer het project aan de gang is.

Het zal het team helpen bij het bepalen of de projectkosten uit de hand lopen. In dergelijke gevallen heeft u de kosten direct onder controle en hoeft u niet verrast te zijn als de uitgaven de budgetlimiet overschrijden wanneer het project afloopt.

Een budget- en onkostenrapport moet het geschatte budget voor elke taak of elk segment van een project en de werkelijke kosten bevatten. Zorg ervoor dat u alle uitgaven in realtime registreert om te voorkomen dat u tijdens het maken van rapporten problemen krijgt met het samenvoegen van alle uitgaven.

6. Tijdregistratie

Veel klanten betalen volgens de tijd die aan een project is besteed. Voor hen is het verplicht om tijdrapporten te genereren na voltooiing van het project. Het rapport laat zien hoeveel tijd teamleden hebben geïnvesteerd in taken die verband houden met een project.

Dit rapport geeft ook de totale tijd weer die aan elke taak is besteed en de hoeveelheid tijd die elk teamlid heeft geïnvesteerd. Afgezien hiervan kunt u tijdregistratie gebruiken om uw teamprestaties en individuele productiviteit te verbeteren.

Na een analyse van de tijd die de teamgenoten aan verschillende taken hebben besteed, kunt u eenvoudig achterhalen wie het werk efficiënter kan doen. Later kunt u mensen taken toewijzen die ze snel en vakkundig kunnen uitvoeren.

7. Bugs en problemen

Hoewel het misschien niet mogelijk is om een ​​project te hebben zonder enig probleem of bug, kun je er zeker aan werken om het aantal tot een minimum te beperken.

Het opstellen van een gedetailleerd rapport over geïdentificeerde bugs en problemen zorgt ervoor dat u snelle oplossingen voor deze problemen kunt vinden om het project op tijd op te leveren. Een projectfout- of probleemrapport moet cruciale informatie bevatten, zoals het probleem of het bugnummer, de identificatiedatum, het probleem dat is gemeld door, de beschrijving, de prioriteit, de oplossing en de bugstatus.

Regelmatige updates van dergelijke rapporten tijdens de levenscyclus van een project zullen: afleiding minimaliseren en frustratie bij de klant te voorkomen. Het bespaart u ook het risico van projectvertraging en boetes.

8. variantieanalyse

Het variantierapport is een geweldige manier om te weten of een project op de goede weg is. In dit rapport analyseer en vergelijk je het verschil tussen schatting en uitkomst van verschillende aspecten van een project. Gebruik in dit rapport een standaardmetriek om beide gegevens te meten.

Dit rapport helpt u te bepalen of u voorloopt op plan, bijna op is of op schema ligt. U kunt uw budget, middelen, reikwijdte of planning in het rapport vergelijken.

Projectmanagers kiezen dit rapport echter meestal om het budget, de uitgaven en de werktrends van een project te analyseren. De tijd voor het genereren van dergelijke rapporten varieert van project tot project. Hoewel klanten dit rapport mogelijk aan het einde van een project nodig hebben, wilt u het misschien periodiek maken tijdens de projectlevenscyclus om betere inzichten te krijgen.

Welk rapport wilt u vervolgens maken?

Nu u weet welke soorten rapporten u voor projecten kunt maken, samen met hun functies, kunt u ze gemakkelijk kiezen op basis van uw behoeften. Als u een rapportage-app gebruikt, is het maken van rapporten niet moeilijk en tijdrovend.

Het mooie is dat de meeste projectmanagementplatforms ook fungeren als rapportagetools.

De 8 beste rapportagetools voor projectmanagers

Rapportagetools vereenvoudigen het proces van het maken van rapporten voor voltooide projecten of interne teamprestaties. Hier zijn enkele van de beste om te gebruiken!

Lees volgende

Over de auteur