Hoe u uw tijdbeheer kunt verbeteren met het DRY-principe?

Als u op kantoor of vanuit huis werkt, is de kans groot dat veel van uw output digitaal is, en dit gaat vaak gepaard met tijdrovende of repetitieve taken die u dagelijks uitvoert.

Je hebt misschien de term "werk slimmer, niet harder" gehoord en dit is precies waar het DRY-principe om de hoek komt kijken. DRY staat voor Don't Repeat Yourself en het geeft precies aan hoe u uw tijdbeheer en productiviteit kunt verbeteren.

Hoe werkt het DRY-principe?

Het DRY-principe werd oorspronkelijk genoemd in The Pragmatic Programmer, een boek dat in 1999 werd gepubliceerd, en werd door programmeurs gebruikt om code te stroomlijnen. Het belangrijkste uitgangspunt hierachter is dat in plaats van dezelfde workflows steeds opnieuw handmatig te herhalen, u dat proces automatiseert om tijd te besparen.

Op het eerste gezicht klinkt dit misschien voor de hand liggend, maar er zijn veel taken die werknemers elke dag herhalen. Hoeveel e-mails ontvangt en schrijft u bijvoorbeeld dagelijks? Voor elke e-mail die u verzendt, maakt u in feite dezelfde structuur opnieuw met een iets andere bewoording, en dit is zeer tijdrovend.

Verwant: De beste rapportagetools voor projectmanagers

Het DRY-principe vereist dat u alle acties die u op het werk onderneemt, één voor één noteert. Om aan deze vereiste te voldoen, kunt u taken opnemen die onder de volgende categorieën vallen:

• Ongepland, zoals inkomende berichten van clients.
• Maandelijkse en jaarlijkse verantwoordelijkheden, zoals jaarverslagen of één op één.
• Routine, of dingen die je elke dag doet.

Met deze lijst kunt u vervolgens beginnen uit te zoeken welke werken met het DRY-principe. Besteed aandacht aan hoe repetitief, tijdrovend en/of ontmoedigend elk is, en houd daar rekening mee. Je grootste kanshebbers zullen de belangrijkste onderwerpen zijn voor het DRY-principe, en je kunt ze zo veel mogelijk automatiseren.

Er zullen er zijn die u niet volledig kunt automatiseren, en in deze gevallen kunt u aspecten van de verantwoordelijkheid stroomlijnen.

Sjablonen maken voor uw e-mails

Een van de eenvoudigste en misschien wel de beste manieren om uw uitvoer te automatiseren, is door een sjabloon te maken. Zoals eerder vermeld, zijn veel van de acties die u uitvoert hoogstwaarschijnlijk gebaseerd op dezelfde specifieke structuur, bijvoorbeeld e-mails die naar klanten worden verzonden en maandelijkse rapporten. Het hebben van een reeks sjablonen vermindert de herhaling aanzienlijk.

U kunt uw e-mails op twee verschillende manieren automatiseren. U kunt een applicatie gebruiken zoals Tekstuitbreiding, waarmee u tekstgedeelten kunt opslaan in de Afkortingen en wanneer u uw volgende e-mail gaat schrijven, typt u gewoon de afkorting die u wilt gebruiken, en het zal automatisch die tekst produceren. Op dezelfde manier kunt u dit ook gebruiken in Slack en andere instant messaging-services.

Verwant: Automatisch CC of BCC jezelf in Outlook en Gmail

Als alternatief kunt u uw e-mails in-app automatiseren. Doe in Outlook 365 het volgende:

1. Markeer de tekst die u wilt opslaan.
2. Ga naar de Invoegen tabblad en klik op Snelle onderdelen.
3. Klik Sla de selectie op in de Quick Parts Gallery.
4. Geef het een naam en klik vervolgens op OKE.
5. Als je het wilt gebruiken, ga dan naar Invoegen > Snelle onderdelen en selecteer degene die u wilt gebruiken.

Voor Gmail moet je ervoor zorgen dat: Sjablonen zijn ingeschakeld. Ga gewoon naar Instellingen > Geavanceerd > Sjablonen en klik Inschakelen > OK. Volg dan deze stappen:

1. Markeer in een e-mail de gewenste tekst.
2. Klik op de drie verticale stippen in uw e-mail, ga naar Sjablonen en klik Sla concept op als sjabloon.
3. Om het te gebruiken, klikt u op de verticale stippen in een e-mail, gaat u naar Sjablonen en selecteer degene die u wilt gebruiken.

Sjablonen maken voor uw werk

Net als e-mails, kunt u sjablonen maken voor vrijwel elk werk dat u voltooit. Of dit nu een rapport, een spreadsheet, een project of iets anders is. Het doel is om bij elke actie zo min mogelijk herhalingen te gebruiken, dus het hebben van een sjabloon lost dit gemakkelijk op.

Microsoft en Google hebben een enorme selectie sjablonen waaruit u kunt kiezen, of u kunt uw eigen sjablonen maken. Hoewel de eerste installatie enige tijd kan duren, zal het zich op de lange termijn meer dan terugbetalen. Evenzo, als u regelmatig diavoorstellingen presenteert, maakt u een standaardsjabloon waar u naar kunt terugkeren en naar wens kunt bewerken.

Verwant: Maak een professionele factuur vanaf nul

Zorg ervoor dat u al uw sjablonen op een specifieke locatie opslaat, zodat u ze indien nodig kunt oproepen. Als je merkt dat een van hen je geen tijd bespaart, gebruik dan tekst van eerder werk om je schrijven te informeren.

Automatiseer uw routinetaken

Er is een overvloed aan taken die je doet die ongelooflijk repetitief zijn. Van het plannen van evenementen, het schrijven van uw takenlijst, het maken van notities, het opslaan van bestanden en nog veel meer. Hoewel u er misschien maar een paar minuten voor nodig heeft, loopt het snel op en leidt het uw aandacht af van uw werk.

Zapier is een fantastische applicatie voor het stroomlijnen van meerdere werkstromen, omdat het communicatie mogelijk maakt tussen de applicaties die je het meest gebruikt, en gegevens verzendt om taken te voltooien. Als u bijvoorbeeld Gmail en Google Drive gebruikt, kunt u een workflow instellen waarbij uw e-mailbijlagen automatisch worden opgeslagen in uw Google Drive. Dit schakelt als het ware de tussenpersoon uit.

Wanneer u uw gratis account aanmaakt, doet u eenvoudig het volgende:

1. Van jouw Dashboard, Klik Zap maken.
2. Zoekopdracht voor een app die u gebruikt, waar een evenement plaatsvindt, bijvoorbeeld Gmail.
3. Kies een Triggergebeurtenis, u ontvangt bijvoorbeeld een e-mail.
4. Verbind de app.
5. Kies de app waarnaar u gegevens wilt verzenden, bijvoorbeeld Google Drive.
6. Kies de uitkomst, d.w.z. slaat een bestand op.

Met je Zap-configuratie wordt dit proces volledig geautomatiseerd.

Het DROGE principe heeft u gedekt

Omdat al deze processen op de achtergrond plaatsvinden, komt er tijd vrij, zodat u zich geen zorgen hoeft te maken over het handmatig voltooien van die repetitieve werkstukken. Van alle productiviteitstools zorgt het DRY-principe ervoor dat tijdbeheer het meest effectief werkt.

Gebruik de tijd die je nu hebt om je output in de toekomst te maximaliseren, en je zult merken dat je veel meer van je dag kunt besteden aan de dingen die er het meest toe doen. Er zijn altijd dingen waarop u het DRY-principe kunt toepassen, dus kijk eens naar uw werklast en kijk wat u kunt automatiseren.

9 dagelijkse taken die u kunt automatiseren met Zapier

Hier zijn enkele alledaagse taken die u kunt automatiseren zonder te coderen in Zapier om tijd te besparen en het leven gemakkelijker te maken.

Lees volgende

Over de auteur