Microsoft Teams, OneDrive en SharePoint samen gebruiken voor samenwerkend werk

Mogelijk ziet u de laatste tijd een toename van het aantal apps voor collaboratieve werkruimten. Als je een abonnement voor Microsoft 365 hebt, heb je geen extra hulpmiddelen voor werken op afstand nodig. Alles wat je nodig hebt is Microsoft Teams, OneDrive en SharePoint voor zeer productief en afleidingsvrij samenwerkend werk thuis of op kantoor.

In dit artikel bespreken we hoe Microsoft Teams, OneDrive en SharePoint u kunnen helpen met taken-/documentbeheer, samenwerken op afstand en gesprekken voeren.

Microsoft Teams voor samenwerkend werk

Microsoft Teams hanteert een 360-gradenbenadering voor samenwerking en communicatie. U en uw team kunnen eenvoudig vanuit de teams voor veel aspecten van het project zorgen. U kunt teamvergaderingen, één-op-één-oproepen, berichten verzenden, bestandstoegang houden en aan bugs werken.

Dit zijn de essentiële op samenwerking gerichte werkgerichte functies van Microsoft Teams waarmee externe en hybride teams in hun volledige capaciteit kunnen werken:

1. Oproepen, vergaderingen en sms'en

Microsoft Teams is een robuuste app voor teamgesprekken en vergaderingen. U kunt vergaderingen plannen in Outlook Agenda voor teamvergaderingen van een specifieke teamgroep.

Elk lid krijgt automatisch meldingen zodat niemand belangrijke projectbijeenkomsten mist. Teams stellen teamleden van afgelegen locaties ook in staat om de vergadering bij te wonen via telefoongesprekken.

Microsoft Teams volgt het threaded-formaat voor groepsteksten. Trek de aandacht van teamleden door ze te taggen met @ ondertekenen tijdens berichten.

2. Scherm delen

Klik tijdens teamvergaderingen op de Inhoud delen knop om verschillende onderdelen van uw computer te delen. Met Microsoft Teams kunt u delen:

• Desktop voor naadloze samenwerking met meerdere vensters, pop-ups, meldingen en apps.
• Een specifiek venster wanneer u zich op één bepaalde inhoud moet concentreren en bureaubladactiviteit privé moet houden.
• PowerPoint-presentaties. Het publiek kan door de dia's bladeren als ze dat willen.
• Microsoft Whiteboard voor gezamenlijk UI/UX-ontwerp, productontwerp en nog veel meer.

3. Openbare en privéteams

Met openbare teamkanalen kun je vrijelijk samenwerken met externe contacten. Maak bijvoorbeeld openbare groepen voor grafisch ontwerpers, app-ontwikkelaars wanneer u samenwerkt met de ontwikkelaars van de klant.

Wanneer je aan iets buiten het project van de klant werkt, is het beter om een ​​privé teamkanaal te creëren voor teamleden. U kunt bestanden delen, ideeën bespreken en beslissingen nemen die buiten het bereik van de klant liggen.

OneDrive voor samenwerkend werk

OneDrive is een Microsoft-cloudopslagservice met uitstekende gegevensbeveiliging. De tool maakt het gemakkelijk voor teamleden om overal toegang te krijgen tot projectbestanden en documenten.

Wanneer u een team instelt op Microsoft Teams, wordt OneDrive de standaard cloudopslag. U kunt gebruik maken van de volgende functies voor samenwerking binnen het team of tussen de teams:

1. Bestanden opslaan en synchroniseren

U kunt voor elk project een gedeelde bibliotheek maken. Voeg vervolgens de teamleden toe die aan het project moeten werken. Nu hebben alle leden toegang tot alle bestanden die u in deze bibliotheek maakt of uploadt.

De apps van OneDrive synchroniseren uw apparaat met het cloudplatform en slaan automatisch het nieuwste bestand op de lokale schijf op. Daarom kunnen jij en je team aan projectdocumenten werken, zelfs als internet een tijdje niet beschikbaar is. Er is echter geen realtime samenwerking beschikbaar wanneer uw apparaat offline is.

2. Delen en toegang beheren

U heeft de volledige controle over uw gegevens. Tenzij u een bestand deelt in een Microsoft Teams-groep of gedeelde bibliotheek van OneDrive, is uw bestand volledig privé. Als u een bestand dringend moet delen, sleept u het bestand eenvoudig naar een gedeelde bibliotheek of Teams-groep.

U kunt verschillende toegangscontroles instellen voor projectbestanden en documenten. Laten we aannemen dat u aan een blog werkt voor de komende Computer Security Day. Je hebt creatieve input nodig van het team.

Je kunt de inhoudslink handmatig delen met een paar teamleden en niet onnodig delen met het hele team. Vervolgens kunt u het downloaden van inhoud beperken, alleen-review-toegang verlenen, enzovoort.

3. Bijdrager taggen

Content-editors, uitgevers en projectmanagers kunnen hun taakbelasting verminderen door document-tagging te implementeren. Als u een conceptblog aan het bewerken bent en de schrijver nodig heeft om historische gegevens aan de inhoud toe te voegen, kunt u deze eenvoudig in het document vermelden met behulp van de @ teken.

De schrijver of maker van de inhoud ontvangt automatisch een e-mail met een link naar het bestand en een opmerking. Het is niet nodig om de maker van de inhoud te achtervolgen via berichten-apps of spraakoproepen. Dit scheelt jou en je team veel tijd.

4. Realtime bewerken

U kunt de tijd voor het maken en goedkeuren van inhoud verkorten door over te schakelen naar bewerking in realtime. Voor projecten met grote inhoud moet uw team deze aanpak volgen.

U en uw projectteam kunnen hetzelfde Excel-, Word- of PowerPoint-bestand openen in de browser. Alle wijzigingen die de makers van inhoud, redacteuren en goedkeurders aanbrengen, zijn zichtbaar voor alle bijdragers.

SharePoint voor samenwerkend werk

U kunt Microsoft SharePoint gebruiken als de standaard intranetportal voor elk project. U kunt veilig online taken, rapporten, workflows en deliverables van elk project implementeren zonder een backend-server te hoeven beheren.

Hier is een lijst met functies van SharePoint die u zou willen gebruiken voor samenwerking met een volledig extern of hybride personeelsbestand:

1. Inhoud beheer

U kunt projectgegevens zoals documenten, bestanden, afbeeldingen, ontwerpmiddelen, telefooncontacten, e-mailcontacten en video's moeiteloos beheren op SharePoint. U kunt afzonderlijke segmenten maken voor elk bestand op een SharePoint-site.

U kunt een op metadata gebaseerd zoekprogramma toevoegen, zodat teamleden overal gemakkelijk toegang hebben tot bestanden. Gebruikers hebben ook toegang tot bestanden vanaf mobiel omdat SharePoint een mobiel responsieve app is.

2. Communicatiesite

Voor visuele communicatie kunt u SharePoint gebruiken. Maak bijvoorbeeld verschillende communicatiesites op uw intranet voor doelgroepen zoals teamleden, klanten, leveranciers, enzovoort.

Nu kunt u met één klik updates over een project, product of dienst op de bovengenoemde sites plaatsen. U kunt communicatiesites op SharePoint gebruiken om projectstatusdashboards te publiceren en opmerkingen van uw klanten te verzamelen.

Met SharePoint-sites kunt u ook gemakkelijk kalendergebeurtenissen, tijdlijnen en taken voor projectbeheer toevoegen.

3. Delen en machtigingenbeheer

U kunt verschillende regels en niveaus voor delen instellen op SharePoint. Teamleden kunnen bijvoorbeeld bewerkingsrechten krijgen, externe medewerkers krijgen weergavetoegang en klanten krijgen volledige controle over een projectsite op SharePoint.

Er zijn verschillende machtigingen op SharePoint-sites die u kunt gebruiken voor gemakkelijke toegang tot inhoud met de juiste beveiliging. U kunt kiezen uit Volledig beheer, Ontwerpen, Bewerken, Bijdragen en Lezen.

Productieve en betaalbare samenwerking

Het is een fluitje van een cent om al deze samenwerkingsfuncties van Microsoft Teams, OneDrive en SharePoint te gebruiken.

U kunt nu overal aan de slag met projecttaken, documentbeheer, realtime whiteboarding en teamsamenwerking.

De 9 beste manieren om uw team te beheren in Microsoft Teams

Met Microsoft Teams kun je een plan maken, werk organiseren en naadloos samenwerken als teamleider. Hier zijn enkele tips om u op weg te helpen!

Lees volgende

Over de auteur