Voorbereiding 1 Plan nooit een vergadering zonder doel. Als je met een e-mail of memo kunt bereiken wat je moet bereiken, kun je jezelf en je collega's maar wat tijd besparen. 2 Begin met één belangrijk actiepunt, het uiteindelijke doel van de bijeenkomst. Wat is je doel of gewenst resultaat? Waarom kom je bijeen? Wat gedaan moet worden? 3 Nadat je het doel van de vergadering hebt bepaald, kun je een beetje nadenken over het type vergadering dat het beste zou zijn: een-op-een? Een sessie tussen twee kleine teams? Of gewoon jij, de leider, die met een paar hoofdrolspelers praat over je spelplan? 4 Als je eenmaal hebt besloten wat je primaire focus is, schets dan alles wat er moet gebeuren om dit resultaat te ondersteunen. Vereenvoudig het plan als geheel in kleinere actiepunten; allemaal concreet, tastbaar en toewijsbaar aan een cohort. 5 Veel kantoren zijn al aan boord met werken op afstand en gebruiken veelvoorkomende virtuele vergader-apps zoals Zoom, Skype of Google Meet. Als u of uw bedrijf nieuw is in de wereld van externe vergaderruimten, doe dan wat onderzoek en kies de beste virtuele vergader-app voor uw behoeften. 6 Bepaal hoe lang uw vergadering moet duren; als algemene regel geldt dat uw vergadering niet langer dan een uur mag duren. Maak een eenvoudig schema voor de duur van uw vergadering, verdeel uw totale toegewezen tijd in afzonderlijke, gedefinieerde blokken, elk gewijd aan iets specifieks. 7 In het geval van een vergadering die echt meer dan een uur moet duren, kan een korte pauze in het midden gepast zijn. Plan vijf minuten in als het een lange reis gaat worden. 8 Als uw thuiskantoor of werkruimte nog niet is uitgerust voor een virtuele vergadering, zorg er dan voor dat alles voor de dag van uw vergadering in orde is. Een lichte, neutrale achtergrond en een sterke lichtbron zorgen beide voor een professionele miniatuurafbeelding. 9 Bereid van tevoren een agendablad voor zodat de aanwezigen ernaar kunnen verwijzen terwijl u uw virtuele vergadering leidt. Dit blad helpt hen bij je te blijven terwijl je spreekt; het zal u ook helpen uw visie voor de vergadering te verduidelijken en uw eigen gedachten te ordenen. 10 Een formele diavoorstelling of PowerPoint-presentatie kan ook tijd besparen, vooral als u binnen deze beperkte tijd veel feiten, statistieken of cijfers hebt om te delen. 11 Als een bron digitaal kan worden gedeeld, is het altijd sneller om een lijst met hyperlinks, documentatie en referenties voor uw team dan het zou zijn om ze alles te leren wat ze moeten weten tijdens de vergadering zelf. Als een meer betrokken trainingssessie nodig is, moet deze apart en indien mogelijk in groepen worden gepland. 12 Identificeer eventuele wegversperringen en onbekenden waar u zelf nog steeds aan werkt. Plan eventueel wat tijd in voor een open gesprek. Geef een aantal verschillende mogelijkheden om naar te streven als de weg die voor je ligt onduidelijk is. 13 Geef jezelf een checklist om naar te verwijzen als je eenmaal je verhaal hebt gegeven. Dit zou een lijst moeten zijn van alles wat u aan uw team moet overbrengen, evenals uw actie-items en alles wat daar logistiek toe leidt. Deze bepaling zorgt ervoor dat er op dit moment niets wordt vergeten.
Uitnodigingen 14 Beoordeel uw lijst met actiepunten en visualiseer het team dat u moet samenstellen om er effectief en efficiënt voor te zorgen. Wie moet er aanwezig zijn? Wat is de reden van elke deelnemer om te worden opgenomen? 15 Nodig alleen uit wie je nodig hebt. Hoewel u zich niet beperkt hoeft te voelen tot een bepaald aantal of een ander, loont het altijd om uw gastenlijst zo kort mogelijk te houden zonder iemand belangrijk te vergeten. 16 Nodig uw deelnemerslijst waar mogelijk ruim van tevoren uit. Last-minute meetings zijn prima als dat nodig is of in geval van nood; bij het plannen van complexere, georganiseerde projecten moet u echter altijd een paar weken vooruit zijn. De dag van 17 Voordat u begint, moet u uw gebied vrijmaken van mogelijke afleiding, vooral als u vanuit huis afstemt. 18 Eet vooraf een lunch of een snelle snack en neem een glas water naast je. 19 Net als bij elke andere professionele ontmoeting, moet je uiterlijk welgemanierd en kantoorvriendelijk zijn. 20 Een microfoon-, camera- en wifi-controle voorafgaand aan uw vergadering is een manier om een ongelukkige technische hapering tijdens de show te voorkomen. Als je een laptop gebruikt, zorg er dan voor dat je bent aangesloten, opgeladen en klaar om te rommelen. 21 Uw webcam zou u op ooghoogte moeten ontmoeten. Probeer het raam zo dicht mogelijk bij het oog van de webcam naar binnen te drukken. U wilt uw feed comfortabel houden om naar te kijken voor degenen met wie u een ontmoeting zult hebben. Oogcontact helpt. 22 Als je nerveus bent of nog nooit een online vergadering op afstand hebt bijgewoond, oefen dan vooraf voor de camera zonder dat iemand toekijkt. Uw glimlach op het scherm zal er waarschijnlijk heel anders uitzien en aanvoelen dan uw echte; Emoten voor de camera is een vaardigheid, maar na een paar virtuele vergaderingen hoef je er niet eens meer over na te denken. 23 Zet je telefoon op stil; schakel uw bureaubladmeldingen uit en al het andere dat tijdens de vergadering lawaai kan maken. Plan indien mogelijk wat tijd vlak voor uw vergadering om last-minute berichten te beantwoorden of om in te checken met iets belangrijks dat u actief in de gaten houdt. 24 U moet een app voor het maken van aantekeningen of een blocnote en een pen bij de hand hebben voor snelle notities en taken. Je moet aanwezig, betrokken en geïnteresseerd zijn in wie er aan het woord is en wat er ook wordt gezegd. Gedurende 25 Als u de organisator van de vergadering bent, grijp dan snel in. Begin snel en stipt en zeg wat er gezegd moet worden voordat je je eerste actiepunt onder de loep neemt. 26 Indien van toepassing, moet u mogelijk iemand aanwijzen om de notulen van de vergadering op te nemen. Sommige soorten samenwerkingssoftware kunnen dit zelfs voor u doen. Documentatie is de snelste manier om degenen die niet aanwezig zijn snel op de hoogte te houden, en het houdt alle betrokkenen verantwoordelijk voor wat er daadwerkelijk is gezegd en gedeeld. Probeer het indien mogelijk niet over te slaan. 27 Afhankelijk van de omvang en de aard van de bijeenkomst kan een introductie op zijn plaats zijn. Plan indien nodig een speciaal tijdsblok voor introducties aan het begin van uw vergadering. 28 Het toewijzen van rollen aan elk actiepunt is natuurlijk een van de belangrijkste onderdelen van elke virtuele vergadering. Nogmaals, je moet al weten wat deze rollen zijn en wie ze zullen invullen voordat de vergadering begint. 29 Stel een tijdlijn op, en doe deze indien mogelijk visueel. Laat iedereen weten wanneer je de volgende keer de basis aanraakt. Wijs deadlines intelligent toe. Begin ver genoeg van tevoren zodat iedereen meer dan genoeg tijd heeft om te slagen. 30 Minimaliseer doelloos gebabbel, vooral aan het begin van de vergadering. Als je eenmaal wat vaart hebt gekregen, hoef je meestal niet door te gaan met micromanagen. 31 Een snelle herhaling aan het einde, waarbij elke rol en elk doel wordt besproken, is een manier om het resultaat van de vergadering te versterken. 32 Voordat de vergadering wordt geschorst, moet u ervoor zorgen dat iedereen de tafel verlaat met alles wat nodig is om vooruit te komen. Iedereen moet weten wat zijn rol is en wat er van hem wordt verwacht voordat hij zich afmeldt. Reken aan het einde een paar minuten om eventuele vragen te beantwoorden en eventuele verwarring uit de weg te ruimen. 33 Als je aan de achterkant tijd over hebt en niemand zegt iets, bel het dan vroeg. Bevestig dat iedereen op dezelfde lijn zit en ga verder met de dag. Na 34 Als je door jezelf of door een leidinggevende een actie-item hebt gekregen, spring er dan op. Ga direct aan de slag met actiepunten voor de korte termijn. Begin met plannen voor dingen die verderop liggen. 35 Als je er nog geen hebt, kan een nieuwe groepsagenda een handige manier zijn om in de toekomst volgende vergaderingen te plannen. Dit zal vooral handig zijn als dit team vaak zal samenwerken, in ieder geval in de nabije toekomst. 36 Als u instructies of bevelen opvolgt, houd dan eventuele problemen bij die u tegenkomt of vragen die zich voordoen. Niet-dringende vragen kunnen over het algemeen worden gedegradeerd tot een lijst die u gaandeweg toevoegt. Als je echt vastzit, moet je natuurlijk altijd onmiddellijk je hand uitstrekken om weer op de been te komen. 37 Onthoud al je 'overwinningen', zelfs kleine dingen, voordat je je actie-item in zijn geheel voltooit. Ze zijn een geweldige manier om je voortgang bij te houden en kunnen een broodnodige morele boost geven op momenten van frustratie. 38 Naarmate jij en je collega's vooruitgang boeken, komen er nieuwe doelen en uitdagingen aan de horizon. Rollen zullen evolueren en nieuwe doelstellingen zullen zich aandienen - om alles in realtime bij elkaar te houden, is een open communicatielijn essentieel. Als een teamlid daarin slaagt, moet hij weten wat hem te wachten staat. Geef iedereen altijd iets te doen en ergens heen te gaan. Toekomst 39 Volg alles op. Als je de onderneming orkestreert, kom dan zo vaak als nodig terug, vooral als iemand het moeilijk lijkt te hebben. 40 Denk in uw eigen tijd na over de vergadering. Wat ging goed? Wat sleepte aan? Bedenk wat voor jou en je team werkt en wat niet. Doe wat je kunt in de toekomst om te voorkomen dat je in diezelfde valkuilen valt.
5 tijdbesparende apps voor betere vergaderingen, zowel online als offline
Of u nu virtueel of persoonlijk bent, uw tijd kan efficiënter en productiever worden besteed als u de juiste tools gebruikt om vergaderingen te organiseren en te beheren.
Abonneer op onze nieuwsbrief
Word lid van onze nieuwsbrief voor technische tips, recensies, gratis e-boeken en exclusieve deals!
Klik hier om je te abonneren
