Een projectvoorstel schrijven

U kunt een werknemer zijn die wil dat het management naar uw ideeën handelt, een eigenaar van een klein bedrijf die uw klant op bepaalde manieren probeert te helpen, of een startup die geld wil inzamelen bij investeerders.

Een ding dat u daarbij moet doen, is een projectvoorstel schrijven om goedgekeurd te worden voor een beter doel. Zo krijg je de essentiële middelen, tools of budget om je idee om te zetten in iets opmerkelijks.

Laten we dus eens kijken hoe we een projectvoorstel kunnen schrijven dat besluitvormers leuk vinden en goedkeuren.

Wat is het ideale formaat van een projectvoorstel?

Voordat we ingaan op de kern van het schrijven van een projectvoorstel, laten we eerst wat licht werpen op de definitie ervan.

Een document dat u gebruikt om een ​​project voor te stellen en het doel, de resultaten en het stappenplan om dat doel te bereiken toe te lichten, wordt een projectvoorstel genoemd.

Dit is het formaat van het projectvoorstel dat u moet volgen terwijl u het indient bij hogere autoriteiten.

1. Voorblad

Het eerste dat je nodig hebt, is een voorblad om de titel van je project op te schrijven. Het wordt gevolgd door de inhoudsopgave op de volgende pagina om het gemakkelijker te maken om door het document te bladeren.

2. Managementsamenvatting

Het tweede punt van uw projectvoorstel zou de samenvatting moeten zijn. U moet de belangrijkste punten vermelden die het management over uw project zou willen weten. Bijvoorbeeld:

• Het probleem dat u gaat oplossen.
• Uw voorgestelde oplossing voor dit probleem.
• De omtrek van uw plan.
• Het resultaat van dit project.

Wikkel vervolgens alles in een conclusie aan het einde van uw samenvatting.

3. Projectbeschrijving:

Dit wordt het grootste deel van uw projectvoorstel, waar u alles zult bespreken.

Achtergrond: In dit gedeelte praat je over de projecten die je in het verleden hebt gedaan, de resultaten die je hebt bereikt en waarom jij de juiste persoon of het juiste team bent om aan dit project te werken. Om je punt te benadrukken, kun je toevoegen hoe je kunt het project tot een succes maken op basis van de lessen die je hebt geleerd van de eerdere opdrachten waaraan je hebt gewerkt.

Projectwerkplan: Hier kunt u het stapsgewijze proces beschrijven van hoe u het specifieke probleem dat u wilt oplossen, wilt oplossen.

Verwant: De beste tips om uw projectrapporten te laten opvallen

Projectvereisten: In dit gedeelte beschrijf je het budget, de middelen of de hulpmiddelen die je nodig hebt om het project te voltooien. Indien mogelijk kunt u ook beschrijven waar het geld naartoe gaat of welke middelen of hulpmiddelen u voor welke taak nodig heeft.

Autorisatie/ Projectbewaking: Dit is de plaats waar u beschrijft wie de beslissers voor het project zullen zijn en hoe uw organisatie of team alles zal monitoren.

4. Bijlagen

Ten slotte is dit de plek om het extra materiaal op te nemen dat niet in het voorstel is opgenomen. Dit kunnen belangrijke gegevens zijn of andere details die het management kan gebruiken om meer te weten te komen over uw project en de vereisten ervan.

Hoe schrijf je een goed projectvoorstel?

Hoe belangrijk het ook is om te weten hoe je een voorstel in het juiste formaat met de juiste informatie maakt, het moet ook overtuigend zijn om goedgekeurd te worden. Dus, hier zijn enkele punten die u zou moeten overwegen om aan de slag te gaan met uw projectvoorstel.

• Zorg ervoor dat u uw publiek kent voordat u iets schrijft. Zoek uit met welke termen ze resoneren, welk type toon beter voor hen zou zijn, en schrijf de dingen dienovereenkomstig op.
• Focus op levering. Zorg ervoor dat je alles overtuigend en duidelijk en eenvoudig overbrengt.
• Vermijd het gebruik van uw creativiteit in het formaat om verwarring te voorkomen. Volg in plaats daarvan de conventionele methode. Maar als je management je al een format heeft gegeven, zorg er dan voor dat je dat strikt volgt.
• Eindelijk, uw projectvoorstel bewerken en proeflezen om typefouten of grammaticale fouten te voorkomen.

Wat zijn de zeven onderdelen in een projectvoorstel?

Nu we hebben besproken welk formaat u moet volgen bij het schrijven van uw projectvoorstel en verschillende manieren om het overtuigend te maken. Laten we begrijpen welke onderdelen u in uw projectvoorstel moet opnemen.

1. Probleem

In deze sectie beschrijft u het probleem dat u wilt aanpakken of het doel van uw projectvoorstel.

Houd er tijdens het schrijven echter rekening mee dat de mensen met wie je contact hebt, het druk hebben. Zorg er dus voor dat je alles duidelijk, beknopt en op basis van harde feiten presenteert. Vermijd indien mogelijk het toevoegen van uw meningen en het vergroten van de sectielengte.

2. Oplossing

In uw oplossingssectie, in plaats van het voor de hand liggende te vermelden, laat u het opvallen door precies te vertellen hoe u dit probleem zult aanpakken en waarom u zult slagen.

Om het meer impact te maken, richt u zich op het standpunt van besluitvormers (of uw lezers). Brainstorm over wat ze moeten denken tijdens het lezen, wat ze daarna willen weten, of welke vraag ze kunnen stellen na het lezen van dit detail of dat punt. Je kunt het dan verder schrijven op basis van wat je leert.

En onderbouw alles met feiten en onderzoek.

3. Doelen

Wanneer u een probleem aanpakt of uitkijkt naar het behalen van bepaalde resultaten, zorgt u voor succes door de doelstellingen vast te leggen. En dat is wat u in deze sectie gaat doen: SMART (Specifiek, Meetbaar, Haalbaar, Realistisch en Tijdig) doelen stellen.

Vergeet niet dat uw doelstellingen de kwaliteit van uw voorstel moeten benadrukken. Ze zijn tenslotte een manier om uw management ervan te overtuigen dat dit haalbaar is en het probleem dat u aanpakt, kan oplossen.

4. Opleveringen

Deliverables zijn succescriteria, die aan het management beschrijven wat dit project zal bereiken en hoe het succesvol zal zijn. Zorg ervoor dat u deze ook tijdig maakt, net als uw doelstellingen. Bijvoorbeeld X% meer omzet deze feestdagen.

5. Plan en strategieën

Vervolgens beschrijf je welke aanpak je gaat volgen om de doelstellingen te bereiken en die resultaten te behalen. Neem een ​​stapsgewijs proces op en bespreek de strategieën die u hier gaat toepassen in detail.

Toon daarnaast aan waarom deze aanpak relevant en effectief zal zijn.

6. Project budget

Beschrijf de kosten van het hele project. Hoeveel geld heb je nodig, welke middelen en tools heb je nodig? Bespreek zeker alle details.

7. Gevolgtrekking

Sluit ten slotte alles af: het probleem, de oplossing, uw ideeën, de voordelen van het project en al het andere in dit gedeelte. Zorg ervoor dat u de feiten benadrukt om uw projectvoorstel goedgekeurd te krijgen.

Wat zijn de verschillende soorten projectvoorstellen?

formeel gevraagd

Wanneer uw opdrachtgever een schriftelijke of formele aanvraag voor een project doet, dient u een formeel gevraagd voorstel in. Dit voorstel is het gemakkelijkst te schrijven, omdat u precies weet waar de prospect naar op zoek is in het project, wat hij moet opnemen en welk formaat hij moet volgen.

Informeel gevraagd

Dit projectvoorstel is relatief moeilijk, omdat het hier ingediende verzoek verbaal of noodzakelijkerwijs informeel is, in tegenstelling tot het vorige. Je hebt geen specificatie over wat je moet leveren, dus het kan zijn dat je wat onderzoek moet doen.

ongevraagd

Deze projectvoorstellen zijn het moeilijkst om te schrijven. Ze zijn als koude pitching. U dient ze in wanneer u een klant vindt die mogelijk een probleem moet oplossen.

Als je aan dit soort projectvoorstellen werkt, heb je veel onderzoek en overtuigingskracht te doen.

Voortzetting

Vervolgprojectvoorstellen worden geschreven als een update van het reeds goedgekeurde project. Hier vermeld je de stappen, het budget en elke vereiste en vraag je hen om de voortzetting van het plan goed te keuren.

Als uw klant grote veranderingen in het project nodig heeft, is dit het moment waarop hij dat verzoek zal doen.

aanvullend

Als u aan een project werkt en u ontdekt dat u mogelijk meer middelen nodig heeft dan u had ingeschat, schrijft en dient u een aanvullend projectvoorstel in. Het omvat het verzoek om extra middelen, waarin precies wordt uitgelegd waarom u ze nodig heeft en hoe lang het duurt om het project te voltooien.

Vernieuwing

Als je een aantal projecten succesvol hebt afgerond voor een klant, en nu meer ondersteuning wilt om ze voort te zetten, schrijf je een voorstel voor een verlengingsproject.

Projectvoorstel eenvoudiger gemaakt

Het schrijven van een projectvoorstel lijkt misschien een intimiderende taak, maar als u over de juiste informatie beschikt, wordt het gemakkelijker om mee te beginnen.

En nu je weet hoe je een voorstel moet schrijven met het juiste formaat, de juiste insluitsels en kwaliteit om goedkeuring te krijgen, ben je helemaal klaar! Ga je gang en schrijf je eerste projectvoorstel.

De 8 beste soorten projectmanagementrapporten die u moet kennen

Of u nu een projectmanager bent of deel uitmaakt van een projectmanagementteam, u moet op de hoogte zijn van de meest voorkomende soorten rapporten. Hier zijn er een paar!

Lees volgende

Over de auteur