Snel een effectieve e-mail schrijven (4 AI-tools die u kunt gebruiken)

In tegenstelling tot gewone sms-berichten, is het schrijven van e-mail anders. Mensen hebben de neiging om veel na te denken als het gaat om het helemaal opnieuw opstellen van een e-mail. Je vraagt ​​je af wat je moet opnemen, wat je moet vermijden, en God weet of wat je op dit moment schrijft wel juist is?

Als dienstverlener moet ik elke dag tientallen e-mails schrijven. En dat maakt mij de perfecte persoon om uw vragen te beantwoorden.

Met de juiste informatie wordt het schrijven van effectieve e-mails sneller net zo eenvoudig als het typen van een bericht in een chat-app. Dan kunt u ook AI-tools gebruiken om het proces te versnellen. Hier is hoe.

10 tips om sneller effectieve e-mails te schrijven

1. Behandel de onderwerpregel als de samenvatting van uw e-mail

Wanneer u een e-mail moet verzenden, is het eerste waar u mee te maken heeft: een krachtige onderwerpregel schrijven. Het is het eerste dat uw ontvanger ziet, en elke e-mail met een slechte of geen onderwerpregel kan worden verwijderd of in de spammap terechtkomen.

Het kan dus zijn dat u een extra minuut nodig heeft om na te denken en te schrijven. De eenvoudigste manier om te voorkomen dat uw onderwerpregels algemeen of vaag zijn, is door ze als koppen te behandelen. Het enige dat u hoeft te doen, is uw e-mail op een beknopte maar informatieve manier samen te vatten.

2. Begroet hen

Na je onderwerpregel moet je de toon voor je e-mail zetten en indruk maken op je ontvanger. Ze begroeten, formeel of informeel, is de perfecte manier om dat te doen. Als je in de war bent, kies dan voor de formele manier.

Dit zijn de verschillende manieren om uw ontvangers te begroeten:

• Hallo: Dit is voor directe en vriendelijke gesprekken.
• Hoi: Het is eenvoudig en beleefd.
• Beste: Het is een beetje onnatuurlijk, maar je kunt het gebruiken terwijl je contact opneemt met een leidinggevende of zo.

3. Een openingszin toevoegen

Nadat je je ontvanger hebt begroet, moet je de kriebels voelen om te praten over waar je e-mail over gaat, maar pauzeer even. Voordat je iets zegt, schrijf je een openingszin om je e-mail goed te laten beginnen.

Een van de beste manieren om dit te doen, is door een openingszin toe te voegen.

Hier zijn een paar voorbeelden die u direct kunt gebruiken:

• Sta mij toe mezelf voor te stellen.
• Het is geweldig om van je te horen.
• Ik hoop dat het goed met je gaat.
• Ik neem contact op over ____
• Bedankt voor de update.
• Ik check in op ____
• Gefeliciteerd met je (recente prestatie).

4. Stel jezelf voor

Als je iemand voor de eerste keer e-mailt, moet je jezelf voorstellen voordat je over iets anders praat.

Hoewel mensen meestal uren praten, beginnen ze te zweten als ze worden gevraagd zichzelf voor te stellen. Maak je geen zorgen. Het hoeft niet zo te zijn. Gebruik een van de volgende indelingen om het gemakkelijker te maken.

• Mijn naam is (Volledige naam) en ik ben een (Uw huidige rol).
• Ik ben (Volledige naam), en ik werk voor een (industrie) bedrijf genaamd (Bedrijfsnaam).

Het beste is om slechts een paar zinnen over jezelf op te nemen, en niet meer dan dat.

5. Snel ter zake komen

De beste manier om ervoor te zorgen dat uw e-mail waardevol is voor de ontvanger, is door deze snel te leveren met de informatie die ze nodig hebben. Met andere woorden, kom sneller ter zake.

Je begroette je ontvanger, schreef een openingszin / stelde jezelf voor, schrijf nu waarom je hem e-mailt. Als je meerdere dingen moet bespreken, geef ze dan prioriteit en begin je e-mail met het belangrijkste. Dat kan zijn het beantwoorden van een vraag of het doen van een verzoek.

Verwant: Gmail-hacks om u te helpen meer gedaan te krijgen

6. Voeg één groot idee toe

Als je e-mail een beetje lang blijkt te zijn, neem dan een tip van het reguliere schrijven van inhoud en voeg aan het einde een conclusie of een groot idee toe.

Het zal alle focus op het belangrijkste leggen. Je moet bijvoorbeeld eerst iets gedaan hebben, of je hebt direct een antwoord nodig om verder te gaan met een project, etc. Je kunt ook een conclusie toevoegen door iets te zeggen als: De belangrijkste conclusie van onze discussie is [____].

7. Houd het beknopt

Een gemiddelde professional ontvangt meer dan honderd e-mails per dag. Het houdt in dat de meeste mensen met wie je contact hebt, het druk hebben. Het maakt niet uit hoeveel ze je leuk vinden, ze zullen waarschijnlijk niet in voor enige vorm van wandelen. Houd uw e-mails dus kort en krachtig.

Een ander nadeel van lange e-mails is dat ze soms vaag worden, niet op het hoofdpunt lijken of zelfs tot misverstanden kunnen leiden.

8. Wees respectvol en genereus

Het mooie van het schrijven van respectvolle en beleefde e-mails is dat je het misschien oneens bent met iemand, alternatieve meningen presenteert of zelfs om gunsten vraagt, maar ze zullen nog steeds goed klinken om te lezen.

Als je van plan bent om zoiets in je e-mail te doen, overweeg dan om eerst de ontvanger te bedanken of hem te complimenteren met hun werk of ideeën. Presenteer vervolgens uw mening zonder direct te vermelden wat ze deden slecht of helemaal verkeerd was.

9. Voeg een slotzin toe

Uw slotregel hangt af van het type antwoord dat u verwacht van de persoon die u e-mailt. Afhankelijk van de context kun je ervoor kiezen om je e-mail af te sluiten met een stelling of een gesloten vraag. Vermijd echter koste wat kost het afsluiten met een open vraag.

Dat komt vooral omdat een stelling en een gesloten vraag je gesprek richting geven, de zaken op de rails houden en zorgen voor een antwoord.

Een open vraag vergroot echter de discussiedraad onnodig. En als u contact opneemt met iemand die het erg druk heeft, wordt uw e-mail mogelijk helemaal genegeerd.

Hier is een voorbeeld van een gesloten vraag.

Laten we het verder bespreken tijdens een gesprek. Welke tijd past het beste voor jou? [Tijd 1] [Tijd 2] [Tijd 3]

Het maakt het besluitvormingsproces eenvoudiger voor uw ontvanger.

Aan de andere kant is hier een voorbeeld van een open vraag.

Tijdens een telefoontje kunnen we het verder bespreken. Dus, wanneer ben je vrij?

Het zet uw ontvanger onder druk om hun agenda te controleren voordat ze antwoorden, waardoor het moeilijk wordt om actie te ondernemen.

Daarnaast kan een verklaring ook een goed idee zijn om aan een e-mail toe te voegen. Bijvoorbeeld:

Ik kijk ernaar uit van u te horen/met u samen te werken. Fijne dag. Dank u.

10. Afmelden

Ten slotte kunt u uw e-mail beëindigen met een van deze afmeldzinnen, afhankelijk van de context van uw e-mail.

• Vriendelijke groeten
• Groeten
• Eerlijk
• Best
• Proost
• Beste wensen

Al deze tips zijn voldoende om u te helpen componeren en beantwoord alle e-mails op de juiste manier.

Als u op zoek bent naar nieuwe projecten of een nieuwe baan, of als u voor uw huidige baan meerdere e-mails per dag moet verzenden, kunnen deze AI-tools nuttig zijn.

Met deze tool kunt u aangepaste openingszinnen maken op basis van de LinkedIn-profielgegevens van uw ontvangers. Het enige dat u hoeft te doen, is de LinkedIn-URL van de ontvanger in de tool toevoegen, en het zal unieke openingsregels bedenken op basis van hun profieldetails.

De tool kost $ 36 per maand voor maximaal 200 openingsregels.

SmartWriter.ai helpt u gegevens te verzamelen uit het openbare profiel van uw ontvanger en nieuwsberichten waarin ze worden genoemd. Het helpt u gepersonaliseerde e-mails te maken voor de mensen met wie u contact opneemt.

U kunt het gebruiken om koude e-mails of LinkedIn-berichten te verzenden voor outreach. Het abonnement op de tool begint vanaf $ 49 per maand.

Als u een nieuw bedrijf start en financiering nodig heeft, kan Snazzy.ai de perfecte tool voor u zijn. Het helpt je met e-mailsjablonen om VC's of angel-investeerders te pitchen.

Maar eerst moet u een account op het platform maken. Om te beginnen met het verzenden van e-mails, voert u de doelgroep in waarop u zich richt, de zoekwoorden die u zoekt en de beschrijving van uw aanbod. En het bespaart u veel tijd door een gepersonaliseerde eerste versie aan te bieden.

Daarna kun je het een beetje aanpassen om perfectie te garanderen. Het abonnement begint vanaf $ 25 per maand.

Dit is nog een AI-tool om u te helpen de perfecte haak voor uw ontvangers te bedenken. Om met Lyne.ai aan de slag te gaan, voert u de CSV van uw prospects in met hun zakelijke e-mails of hun LinkedIn-profiel-URL's.

U kunt ook beslissen hoeveel zinnen u wilt dat de tool voor de opening schrijft, bijvoorbeeld 1-2 zinnen of 3-4 zinnen, enz. Het abonnement begint bij $ 99 per maand.

E-mails schrijven was nog nooit zo eenvoudig

Als je het ooit een uitdaging vond om alle punten te verzamelen om een ​​goede e-mail op te stellen, dan eindigt je strijd vandaag.

Gebruik deze tips of hulpmiddelen om sneller uw volgende effectieve e-mail te schrijven!

De 4 beste e-mailapps voor Windows waar je nog nooit van hebt gehoord

We kennen allemaal de klassieke Windows e-mailapps die iedereen graag gebruikt, dus wat dacht je van een paar waar je nog nooit van hebt gehoord?

Lees volgende

Over de auteur