Welkom in het digitale tijdperk, waarin internet een integraal onderdeel van het werk is. Je kunt werken en je brood verdienen met je computer, smartphone en internetverbinding.
Uw aangesloten apparaat geeft u een digitale werkplek, een equivalent van een fysieke werkomgeving. Overal naar uw bestanden zoeken is tijdverspilling en vertraagt uw productiviteit. Door uw werkruimte georganiseerd te houden, verbetert u uw workflow.
In dit artikel leert u hoe u een georganiseerde digitale ruimte kunt benutten voor meer efficiëntie.
Wat is een digitale ruimte?
Digitale ruimte is gewoon een online ruimte die wordt gebruikt voor werk. Het verwijst ook naar alles dat wordt weergegeven op het scherm van uw computer, telefoon of een ander digitaal apparaat. Zelfs uw websites, films, foto's, enz. vormen de digitale ruimte.
Laten we het dichter bij huis brengen. Je leest dit artikel in een digitale ruimte. En dat komt omdat het op een digitaal apparaat staat.
De voordelen van het beheren van uw digitale ruimte
De digitale ruimte maakt deel uit van ons persoonlijke en professionele leven. Soms hebben we verschillende bestanden en berichten op al onze apparaten, het is overweldigend om ermee om te gaan.
Je zou kunnen computerstress ervaren en verlaat uw werk wanneer de informatie op uw scherm te veel is om te verwerken. Op de lange termijn heeft het invloed op uw productiviteit.
Laten we eens kijken naar enkele voordelen van het beheren van uw digitale ruimte.
1. Verbeterde efficiëntie en productiviteit
Het online delen van documenten faciliteert groepswerk en samenwerkingen, ongeacht de fysieke locatie van de deelnemers. Maar het wordt contraproductief als u uw computerscherm met deze bestanden bevuilt.
Het beheren van uw digitale ruimte is van onschatbare waarde als u dat bent werken vanuit een thuiskantoor werkstation omdat je vatbaarder bent voor vermoeidheid. Het gemak van het vinden van alle informatie die u nodig heeft in een georganiseerde digitale ruimte verhoogt uw efficiëntie en productiviteit. Het is alsof je op een vrije weg rijdt zonder andere auto's die je beweging belemmeren. Je bent sneller op je bestemming.
Er zijn gratis tools die u kunt gebruiken om uw digitale ruimte te organiseren. Tools zoals Google Docs, Google Spreadsheets en Google Drive helpen je om je documenten in de cloud op te slaan. U kunt ze openen wanneer u ze nodig hebt in plaats van ze op uw computerscherm te hebben staan.
2. Tijd vrijmaken
De tijd die u besteedt aan het klauteren door de overvolle ruimte van uw computerscherm, kan beter worden gebruikt.
Maak uw leven gemakkelijker door de juiste digitale tools te gebruiken om uw digitale ruimte te beheren. Sommige van deze tools zijn geautomatiseerd en vereisen weinig of geen toezicht als ze eenmaal zijn ingesteld. U kunt bijvoorbeeld uw posts op sociale media plannen en deze automatisch live laten gaan.
Door dit soort initiatieven heb je meer tijd om andere dingen te doen. Naast meer tijd om te werken, heb je ook voldoende tijd om te socializen met vrienden en familie.
3. Focus behouden
Veel mensen hebben te veel items in hun digitale ruimte omdat ze willen multitasken. Ze geloven dat multitasking hen productiever maakt, maar het tegenovergestelde is waar.
Multitasking vertraagt uw productiviteit. Het lijkt misschien alsof je meer doet, maar in de echte zin doe je minder.
Om uw digitale ruimte te organiseren, hoeft u alleen de bestanden of webpagina's waarmee u op dat moment werkt, open te hebben. Je concentreert je op hen totdat je de taak hebt voltooid voordat je doorgaat naar de volgende.
De 5 beste tips om uw digitale ruimte te beheren
Je hebt de neiging om gestrest te raken door een rommelige digitale ruimte. Halverwege het werk verlies je de motivatie. Je denkt waarschijnlijk dat je lui bent, maar dat is misschien niet het geval. Het menselijk brein functioneert niet zo goed in ongeorganiseerde omgevingen.
Als u uw digitale ruimte graag wilt beheren, zijn de volgende tips nuttig.
1. Maak verschillende mappen voor verschillende doeleinden
Terwijl u online bladert, kunt u verschillende materialen tegenkomen die nuttig zijn bij uw werk. Hoe meer u deze items downloadt, hoe meer uw apparaat bezaaid raakt.
Een goede manier om uw digitale ruimte schoon te houden, is door mappen te maken voor het opslaan van vergelijkbare inhoud. In plaats van overal losse items te hebben, heb je slechts een paar mappen. Het bespaart u ook de stress van het uitvoeren van een algemene zoekopdracht op uw apparaat om een enkel item te vinden. Als je iets nodig hebt, weet je waar je het kunt krijgen.
2. Maak gebruik van de optie Favorieten
Met de optie 'Favorieten' kunt u de apps, mappen of bestanden vinden die u vaker op uw apparaat gebruikt.
Sommige zoekmachines gebruiken deze optie ook om u de websites te tonen die u vaker bezoekt. In plaats van ze allemaal over te typen, klikt u erop op uw startpagina.
3. Inhoud verwijderen die u niet langer nodig heeft
Het heeft geen zin om foto's, films, bestanden of apps op je apparaat te hebben die je niet meer nodig hebt. Het is vergelijkbaar met het opruimen van uw kantoor of huis. U ontdoet zich van oude en beschadigde spullen.
Zo maak je ruimte voor nieuwe dingen zonder dat er rommel ontstaat. Als u erop staat zowel oude als nieuwe items op uw apparaat te hebben, heeft u geen adempauze.
4. Maak een back-up van uw gegevens
Het beheren van uw digitale ruimte houdt in dat u zich ontdoet van irrelevante bestanden of documenten. In het licht hiervan kunt u op elk moment besluiten om bestanden op uw apparaat te formatteren of te verwijderen. U loopt het risico belangrijke informatie te verliezen als u er niet al een back-up van maakt.
Het maken van een back-up van uw gegevens is ook handig als u uw apparaat kwijtraakt. Het wordt nog waardevoller met cloudback-up, omdat u op elk moment op afstand toegang hebt tot uw bestanden.
5. Houd je inbox schoon
Met verschillende berichten die in je inbox komen, is het gemakkelijk om rommelig te worden. Lees de belangrijke berichten en verwijder ze als ze niet langer nuttig zijn voor nieuwe berichten.
Gmail heeft het beheer van de inbox eenvoudiger gemaakt voor zijn gebruikers met de recente updates. U kunt berichten en e-mails dempen of pauzeren om afleiding te voorkomen.
Een schone inbox verbetert uw responspercentage. Het helpt u de verschillende categorieën berichten duidelijk te zien. U kunt de ongelezen berichten lezen en reageren op berichten waarop u nog niet heeft gereageerd.
Werk met gemak in een georganiseerde digitale ruimte
U brengt veel meer tijd door in uw digitale ruimte dan u denkt. Er gaan een paar uur voorbij en je bent nog steeds bezig met dezelfde taak. De rommel in uw ruimte draagt bij aan de lange tijd. De seconden die worden besteed aan het navigeren tussen mappen, bestanden en tabbladen duren lang wanneer ze worden gecombineerd.
U hoeft niet ver te zoeken om de voordelen te zien van het effectief beheren van uw digitale ruimte. Probeer het zelf uit. Houd uw digitale ruimte schoon terwijl u op uw apparaat werkt, en u zult het verschil zien. Je werkt niet alleen sneller, maar je voelt je ook meer op je gemak.
Een rommelig bureaublad kan veel zeggen over je persoonlijkheid. Ontdek wat voor soort persoon je bent en of het goed voor je is!
Lees volgende
- productiviteit
- Werkruimte
- Opruimen
- Productiviteitstips
Chris Odogwu zet zich in voor het overdragen van kennis door middel van zijn schrijven. Hij is een gepassioneerd schrijver en staat open voor samenwerkingen, netwerken en andere zakelijke kansen. Hij heeft een master in massacommunicatie (afstudeerrichting public relations en reclame) en een bachelor in massacommunicatie.
Abonneer op onze nieuwsbrief
Word lid van onze nieuwsbrief voor technische tips, recensies, gratis e-boeken en exclusieve deals!
Klik hier om je te abonneren
