Hoe u Excel-gegevens koppelt aan uw PowerPoint-presentatie

Als je een presentatie maakt, wil je altijd de laatste gegevens bij de hand hebben. Op die manier kunt u ervoor zorgen dat uw dia's nauwkeurig zijn en de realiteit op de grond weerspiegelen.

Er zijn echter momenten waarop u een presentatie moet maken omdat uw collega's nog gegevens aan het verzamelen zijn. Hoe kunt u ervoor zorgen dat elke wijziging die ze in uw Excel-database aanbrengen, wordt weergegeven in uw PowerPoint-dia?

Dit is waar de functie Koppeling plakken binnenkomt. Hier leest u hoe u het kunt gebruiken om ervoor te zorgen dat u altijd over de nieuwste database- en grafiekinformatie over uw presentatie beschikt.

Om uw Excel-tabel aan uw presentatie te koppelen, moet deze eerst bestaan. Als uw collega's deze nog niet hebben gemaakt, kunt u een tijdelijke tabel maken die u kunt selecteren en kopiëren en vervolgens kunt u uw teamgenoten de inhoud ervan laten bijwerken. Nadat u de eerste gegevens heeft gemaakt, volgt u de onderstaande stappen.

1. Selecteer de tabel die u naar uw presentatie wilt kopiëren.
instagram viewer
2. Klik op Kopiëren of druk op Ctrl + C (Opdracht + C voor Mac-gebruikers).
3. Open Microsoft Powerpoint.
4. Open de bestandspresentatie waar je aan werkt als je er al een hebt; klik anders op Lege presentatie.
5. Ga op een blanco dia naar de Startmenu lint.
6. Klik op de pijl omlaag onder de pictogram plakken.
7. Kiezen Plakken speciaal…
8. Kies in het venster Plakken speciaal de Plak de link Radio knop.
9. Kiezen Microsoft Excel-werkbladobject.
10. druk op oke.

Als u klaar bent, ziet u de tabel die u uit Excel hebt gekopieerd, in uw PowerPoint-presentatie verschijnen.

U moet echter toegang hebben tot het Excel-bronbestand om de inhoud of opmaak van de toegevoegde tabel te bewerken. Om dit te doen, kunt u het bestand openen waar u het hebt opgeslagen; of u kunt dubbelklikken op de tabel en het bronbestand wordt automatisch geopend.

Verwant: Hoe u uw spreadsheets in Excel kunt ordenen

Een dynamische grafiek maken

Een van de gemakkelijkste manieren om gegevens en trends te visualiseren, vergelijken en analyseren, is door grafieken te gebruiken. Als u echter een diagram wilt maken van de gekoppelde Excel-tabel die u zojuist hebt gemaakt, moet u dit eerst vanuit het bronbestand doen. Nadat u de grafiek hebt gemaakt, kunt u deze kopiëren en koppelen aan uw PowerPoint-bestand. Hier is hoe het te doen.

1. Selecteer de grafiek die u in Excel maakt.
2. Klik op Kopiëren of druk op Ctrl + C (Opdracht + C voor Mac-gebruikers).
3. Open Microsoft Powerpoint.
4. Ga naar de dia waar u de zojuist gekopieerde grafiek wilt plaatsen.
5. Op de Huismenu lint, Klik op de pijl omlaag onder de pictogram plakken.
6. In de Plak opties, u kunt ofwel kiezen: Bestemmingsthema en linkgegevens gebruiken (L) of Bronopmaak behouden en gegevens koppelen (F). Dit zijn respectievelijk het derde en vierde icoon. Met de eerste optie kunt u het thema gebruiken dat u voor uw presentatie gebruikt, terwijl de tweede het uiterlijk van uw Excel-bronbestand behoudt.
7. Nadat u uw grafiek hebt geplakt, kunt u deze naar wens verplaatsen.

Verwant: Krachtige grafieken en diagrammen maken in Microsoft Excel

Uw grafiek bijwerken

Als u wijzigingen in uw diagram moet aanbrengen, moet u helaas de brongegevens openen in Excel. Als u toegang hebt tot het Excel-bestand, kunt u rechtstreeks wijzigingen aanbrengen en dit zou automatisch moeten worden weergegeven in de PowerPoint-grafiek.

Als u het Excel-bestand niet geopend heeft, kunt u: klik met de rechtermuisknop op het PowerPoint-diagram en kies vervolgens Gegevens bewerken > Gegevens bewerken in Excel in het contextmenu. U kunt ook selecteren: Gegevens bewerken > Gegevens bewerken om een ​​klein venster te openen als u slechts kleine wijzigingen hoeft aan te brengen.

Als de wijzigingen die u aanbrengt niet automatisch worden weergegeven in de PowerPoint-grafiek, kunt u deze handmatig bijwerken. Klik hiervoor op uw grafiek, ga naar de Kaartontwerp menu linten klik vervolgens op Gegevens vernieuwen. Hiermee wordt de nieuwste informatie uit het gekoppelde Excel-bestand opgehaald en wordt de informatie in uw PowerPoint-diagram bijgewerkt.

In tegenstelling tot uw Excel-gegevenstabel, hebben eventuele wijzigingen die u aanbrengt in het diagramontwerp in Excel geen invloed op uw diagram in PowerPoint. Om deze reden moet u het ontwerp en het gevoel van de grafiek waaruit u kopieert in Excel voltooien voordat u deze naar uw presentatie kopieert.

Als alternatief kunt u onafhankelijk ontwerpwijzigingen aanbrengen in uw PowerPoint-diagram. Dat betekent dat u het uiterlijk van uw presentatiegrafiek kunt wijzigen zonder de grafiek die u uit Excel hebt gekopieerd, te beïnvloeden.

Om die wijzigingen aan te brengen, klikt u op uw grafiek en gaat u naar de Kaartontwerp menu lint. U kunt kiezen hoe de grafiek aanvoelt onder: Grafiekstijlen. Als u denkt dat het huidige diagramtype niet goed bij uw presentatie past, kunt u dit zelfs wijzigen.

Klik op Grafiektype wijzigen om een ​​nieuw venster te openen. Van daaruit kunt u in de linkerkolom elk gewenst grafiektype uitkiezen.

Verwant: Hoe maak je een lijngrafiek in Excel

Soms weet je niet meer of de tabellen en grafieken in je presentatie gekoppeld zijn aan een Excel-bestand. Of het kan zijn dat u uw PowerPoint-gegevens aan een spreadsheet hebt gekoppeld, maar niet meer weet waar u deze hebt opgeslagen.

U kunt het PowerPoint-bestand direct controleren of het aan een bestand is gekoppeld en waar deze bestanden zich bevinden. Klik hiervoor op Bestand in de menu lint. Ga in het schermvullende menu dat wordt geopend naar Info in de linkerkolom.

Onder de Info raam, op de rechter hand kolom, ga naar Gerelateerde documenten. Klik op Bestandslocatie openen om te zien waar de gekoppelde bestanden zijn opgeslagen.

Als u de gekoppelde Excel-bestanden hebt verplaatst, klikt u op Koppelingen naar bestanden bewerken. Er verschijnt een venster Koppelingen met elk gekoppeld object en de daaraan gekoppelde locatie van het bestand. Het venster geeft u vier keuzes:

• Update nu: werk de gegevens van het object bij naar de laatste wijzigingen in het gekoppelde bestand.
• Open source: Opent het gekoppelde Excel-bestand.
• Bron wijzigen…: opent een Verkenner-venster om het gekoppelde bestand te wijzigen.
• Koppeling verbreken: verwijdert de link uit uw presentatie.

Blijf altijd op de hoogte

Deze handige functie verscheen voor het eerst in Microsoft Office 2010 en is sindsdien beschikbaar voor alle Office-gebruikers. Dus wanneer u een presentatie maakt op basis van onvolledige gegevens, hoeft u zich in de toekomst geen zorgen meer te maken over het handmatig bijwerken ervan.

Door de Excel-informatie te kopiëren en deze vervolgens als een gekoppeld item in uw presentatie te plakken, krijgt u gegarandeerd de nieuwste gegevens automatisch in uw PowerPoint-bestand bijgewerkt.

10 PowerPoint-tips voor het voorbereiden van een professionele presentatie

Gebruik deze Microsoft PowerPoint-tips om veelvoorkomende fouten te voorkomen, uw publiek betrokken te houden en een professionele presentatie te maken.

Lees volgende

Over de auteur