Veel organisaties vertrouwen op Google Workspace als een collaboratieve kantoorsuite. Ze zijn zich er echter niet van bewust dat dezelfde apps ook nuttig kunnen zijn voor projectmanagement.
Door Google Workspace-apps te gebruiken, kunt u deze optimaal benutten en hoeft u geen extra hulpprogramma's voor projectbeheer op te nemen. In dit artikel wordt uitgelegd hoe u Google Workspace-apps volledig kunt gebruiken voor projectbeheer.
1. Projecttaken Samenwerking en volgen
De meeste projecten vereisen samenwerking tussen teamgenoten. Zelfs als je een gedistribueerd team hebt dat aan een project werkt, cloudgebaseerd Google Workspace-apps kan u helpen gemakkelijk samen te werken. U kunt Spreadsheets gebruiken om het project te plannen en Gantt-diagrammen maken om taken en deadlines te beheren.
Teamleden moeten hun voortgang regelmatig bijwerken in de spreadsheet. Zo bevat het blad altijd actuele informatie. Het kan ook fungeren als een taak- of tijdregistratietool voor het team.
Ontdek met Google Agenda over gratis en betrokken uren voor elk teamlid. Notities delen met teamgenoten en georganiseerd blijven met a
te doen lijst is mogelijk met Google Keep.2. Moeiteloze teamcommunicatie
Het spreekt voor zich dat Gmail een van de beste e-mailserviceproviders ter wereld is. Als u Google Workspace gebruikt, hoeft u niet lang na te denken over flexibele en duidelijke communicatie tussen uw teamleden. Gmail is er om naadloze teamcommunicatie te vergemakkelijken.
U kunt een e-maillijst "Groepen" maken en alle teamleden in die groep toevoegen. Vervolgens kunt u slechts één e-mailadres gebruiken om informatie, bronnen en updates met het hele team te delen.
Mensen die tegelijkertijd aan meerdere projecten werken, kunnen e-mails labelen die betrekking hebben op verschillende projecten. Zo worden e-mails met verschillende labels in aparte mappen opgeslagen. U kunt de belangrijke e-mails ook met een ster markeren om ze snel te vinden.
3. Uw teambronnen plannen voor het project
Projectmanagers vinden het vaak moeilijk om taken toe te wijzen en te plannen aan teamleden voor een nieuw project terwijl andere projecten gaande zijn. Als ze Google Workspace gebruiken, kan de Agenda-app een gemakkelijke oplossing bieden voor dit probleem.
Teamleden kunnen hun taken en planningen markeren in een gedeelde agenda. Zo zal iedereen weten wie tot welke datum bezet is en dienovereenkomstig nieuwe taken toewijzen. Teams kunnen het gebruiken om deadlines en mijlpalen te bewaken en om herinneringen te krijgen.
U kunt afzonderlijke teamagenda's maken voor het bijhouden van vakanties, vergaderingen en trainingssessies.
4. Digitale gegevens delen en opslaan
Moderne projecten hebben beveiligde opslag nodig voor bestanden en documenten die bedrijfskritieke gegevens bevatten. Tegelijkertijd moeten projectleden er 24/7 toegang toe hebben. De Google Drive-app is hier om al uw projectgerelateerde bestanden, documenten, afbeeldingen en video's op te slaan.
Deze cloudgebaseerde app voor bestandsopslag kan uw bestanden veilig opslaan. Als u wijzigingen aanbrengt in de bestanden, wordt deze onmiddellijk gesynchroniseerd. Elk ander teamlid heeft dus toegang tot de bijgewerkte inhoud.
De deel- en toegangscontroles van Google Drive maken samenwerken probleemloos. U kunt bijvoorbeeld een conceptkopie van een bestand delen met de klant ter goedkeuring met toestemming om alleen het document te bekijken.
Bovendien kun je aparte gedeelde schijven maken voor verschillende projectteams en deze met hen delen voor snelle toegang.
5. Rapporten en presentaties maken
Bent u op zoek naar een tool om opvallende en verhelderende rapportages te maken? Wilt u in die rapporten verschillende grafieken en grafieken opnemen? Google Spreadsheets is de app voor jou. Het helpt u elk type numerieke gegevens in de meest geschikte stijl te delen. Het stelt u ook in staat om samen aan een rapport te werken.
Presentatie is een ander cruciaal onderdeel van projecten. De Google Presentaties app is de perfecte tool voor het maken van presentaties van Google Workspace. U kunt het gebruiken om uw visie te delen, teamprestaties te beschrijven en vitale gegevens te visualiseren.
Terwijl u op afstand werkt, is het ook mogelijk om de Google Presentaties-presentaties te delen tijdens videoconferenties met behulp van de functie voor het delen van schermen van Google Meet.
6. Project online nemen
Sites is de Google Workspace-app waarmee u hoogwaardige sites maakt zonder programmeer- of ontwerpkennis. U kunt Google Sites gebruiken voor een project, een evenement of een team.
U kunt Google Sites gebruiken als hub om alle documenten, updates, tijdlijnen, agenda's en deliverables op te slaan. Het stelt alle teamgenoten in staat om vanaf één plek toegang te krijgen tot alle projectgerelateerde informatie.
7. Teamvergaderingen en -gesprekken
Teams die aan een project werken, moeten voortdurend contact houden. Naast e-mails kunnen ze Google Workspace Chat gebruiken voor instant messaging en de videogesprek-app Google Meet voor virtuele meetings.
Afgezien van directe berichten naar individuele leden, ondersteunt Google Chat ook groepsgesprekken, zodat teams vloeiend kunnen samenwerken vanaf externe plaatsen. Tijdens het gebruik van Chat kunt u ook bestanden met anderen delen en aan een taak werken.
Google Meet ondersteunt zowel audio- als videogesprekken, zodat u op elk gewenst moment contact kunt houden met uw collega's. U kunt altijd zij aan zij aan een document werken tijdens een vergadering op Google Meet, waardoor samenwerking naar een hoger niveau wordt getild.
Tijdens een vergadering gebruik je de Keep-app ook voor het maken van aantekeningen en het maken van notulen. U kunt deze notities eenvoudig delen en aan andere documenten toevoegen.
8. Documentbeheer en samenwerking
Teams die aan projecten werken, moeten tal van documenten beheren. De situatie wordt problematisch wanneer ze moeten samenwerken aan die documenten. Het handmatig distribueren van de documenten en het apart bewerken ervan kan de prestaties van het team belemmeren en projectvertragingen veroorzaken.
Verwant: Redenen waarom projecten vertraging oplopen en hoe ze te vermijden
Google Workspace-gebruikers kunnen Documenten en Spreadsheets proberen om documenten te beheren. Meerdere mensen hebben toegang tot deze documenten en kunnen er tegelijkertijd aan werken. Welke wijzigingen u ook aanbrengt in de documenten en spreadsheets, deze zijn in realtime zichtbaar.
Het is ook mogelijk om commentaar te geven op en feedback te geven op dezelfde documenten. Met de functie versiegeschiedenis kunt u eenvoudig nagaan wie de wijzigingen in de documenten heeft aangebracht en wanneer.
Eenvoudig projectbeheer met Google Workspace
Bedrijven gebruiken vaak meerdere apps en tools om verschillende aspecten van een project te beheren. Als u al Google Workspace-apps gebruikt, kunnen deze u ook helpen bij projectbeheer.
Nu u weet hoe u de apps moet gebruiken om projectgerelateerde taken te beheren, wordt projectbeheer eenvoudiger. Naast Google zijn er echter nog andere aanbieders van werkplekfaciliteiten die u misschien wilt controleren.
Microsoft en Google zijn niet de enige bedrijven die faciliteiten voor werkruimtesuites bieden. Hier zijn enkele van de beste alternatieven die u kunt bekijken!
Lees volgende
- productiviteit
- Google apps
- Werkruimte
- Project management
Tamal is een freelance schrijver bij MakeUseOf. Na het opdoen van substantiële ervaring in technologie, financiën en business processen in zijn vorige baan bij een IT-adviesbureau, nam hij 3 jaar geleden het schrijven als een voltijds beroep over. Hoewel hij niet schrijft over productiviteit en het laatste technische nieuws, speelt hij graag Splinter Cell en bingewatcht hij Netflix/ Prime Video.
Abonneer op onze nieuwsbrief
Word lid van onze nieuwsbrief voor technische tips, recensies, gratis e-boeken en exclusieve deals!
Klik hier om je te abonneren