Hulp nodig bij het organiseren van uw e-mail op Mac? Probeer een slimme mailbox te maken

E-mail is nog steeds de beste vorm van communicatie voor zakelijk en professioneel gebruik. Een van de meest voorkomende problemen die e-mailgebruikers hebben, is echter een rommelige inbox vol ongelezen berichten. Dit kan een probleem zijn als je een dreigend project hebt en niet-gerelateerde berichten moet doorzoeken om de informatie te vinden die je zoekt.

Gelukkig biedt Apple Mail een functie genaamd Smart Mailbox waarmee je snel je e-mailberichten kunt ordenen en al je belangrijke e-mails in één mailbox kunt vinden. Hier leest u hoe u de functie kunt instellen en gebruiken.

Wat is een slimme mailbox?

Met de standaard Mail-app op Mac kun je je mailbox ordenen door regels toe te passen die automatisch specifieke acties uitvoeren op uw e-mails, waaronder markeren, verplaatsen, doorsturen en verwijderen berichten.

Een slimme mailbox in Mail gebruikt regels om u te helpen e-mails in al uw accounts te ordenen.

Verwant: Apple Mail-regels om e-mail voor u af te handelen

Wat bijzonder handig is aan deze functie, is dat al uw e-mails in hun respectieve mailbox blijven, terwijl ze ook worden verzameld en bekeken in de speciale Smart Mailbox. Het is ideaal voor het groeperen van berichten voor specifieke groepen, projecten, onderwerpen en gesprekken.

U kunt bijvoorbeeld een slimme mailbox maken met de naam "schoolprojectbestanden" om e-mails met betrekking tot een aankomend schoolproject te ordenen en alleen berichten op te nemen met de vermelding "school" en bijlagen.

Hoe maak je een slimme mailbox op Mac

Het is je misschien niet opgevallen, maar je hebt standaard één Smart Mailbox in je zijbalk. Vandaag is een slimme mailbox die elke e-mail bevat die u vandaag hebt bekeken. Als u het niet kunt zien, klikt u op de pijl naast Slimme mailbox om het weer te geven.

Als u klaar bent om uw eigen aangepaste Smart Mailbox te maken, beweegt u de cursor er gewoon over Slimme mailboxen en klik op de Toevoegen (+) knop die ernaast verschijnt. Dan:

1. Voeg een naam toe voor uw nieuwe slimme postbus.
2. U kunt de reikwijdte van uw voorwaarden instellen en ervoor kiezen om te eisen ieder of allemaal van de voorwaarden waaraan moet worden voldaan om een ​​e-mail in de mailbox op te nemen.
3. Klik op het meest linkse vervolgkeuzemenu om uw eerste voorwaarde in te stellen. De opties in het tweede en derde veld zijn afhankelijk van de optie die u hebt geselecteerd voor het eerste vervolgkeuzemenu.
4. Voeg een voorwaarde toe of verwijder deze door op de te klikken Toevoegen (+) of Verwijderen (-) knop aan de rechterkant van elke voorwaarde.
5. Vink het vakje ernaast aan Berichten uit de Prullenbak opnemen en Berichten van Sent. opnemen als u e-mails wilt opnemen die u hebt verzonden en verwijderd.
6. Klik oke om de slimme mailbox te maken.

Ga naar de Smart Mailbox die je hebt aangepast om alle e-mails te zien die voldoen aan de criteria die je ervoor hebt ingesteld. Deze berichten verschijnen ook op hun oorspronkelijke locatie in de Mail-app.

Een slimme mailbox beheren

U kunt uw Smart Mailbox op elk moment bewerken, hernoemen, exporteren en verwijderen door te dubbelklikken op de Smart Mailbox of door er Control op te klikken in de zijbalk en een optie te kiezen in het contextuele menu.

Je kan ook Favoriet specifieke Smart Mailboxen, zodat ze bovenaan de zijbalk verschijnen, waardoor ze sneller toegankelijk zijn. Control-klik gewoon op de door u gekozen Smart Mailbox en selecteer vervolgens Toevoegen aan favorieten.

Om het uit je favorieten te verwijderen, ga je naar de Favorieten sectie in de zijbalk, Control-klik op de slimme mailbox en selecteer Verwijder van favorieten.

Houd er rekening mee dat alle wijzigingen die u aanbrengt in een e-mail terwijl u deze in de slimme mailbox bekijkt, inclusief het markeren als ongelezen, verplaatsen, markeren of verwijderen - wordt weergegeven in de mailbox waar de e-mail oorspronkelijk was opgeslagen.

Bovendien, als je iCloud Drive gebruikt, zijn je Smart Mailboxen ook beschikbaar op alle andere Macs waarop je inlogt, als deze apparaten ook iCloud Drive gebruiken met Mail aangevinkt in de opties.

Een bestaande slimme mailbox dupliceren

Soms wilt u misschien de regels kopiëren van een bestaande Smart Mailbox om te bewerken, in plaats van er een helemaal opnieuw te maken. Door een bestaande mailbox te dupliceren, bespaart u hiermee tijd. U kunt eenvoudig een duplicaatkopie bewerken zodat uw mailbox aan uw huidige behoeften voldoet.

Een slimme mailbox dupliceren:

1. Selecteer de slimme mailbox die u wilt kopiëren.
2. Control-klik op de slimme mailbox en selecteer vervolgens Dubbele slimme mailbox. U zou een andere Smart Mailbox in de zijbalk moeten zien verschijnen.

Sla de rommel over

E-mails zijn ongelooflijk handig. Met te veel advertenties, nieuwsbrieven en spam kan het echter veel moeite kosten om een ​​groot aantal e-mails te scannen om de e-mails te vinden die er toe doen en die dringend aandacht vereisen.

Gebruik slimme mailboxen in Mail op je Mac om aan je prioriteiten te voldoen zonder afgeleid en overweldigd te raken.

Uitloggen bij Mail op een Mac

Weet u niet zeker hoe u zich moet afmelden bij Mail op macOS? We laten je alles zien wat je moet weten.

Lees volgende

Over de auteur