Wat is een tijdaudit en waarom is het belangrijk?

Het is een drukke dag op het werk geweest. Je zat aan je bureau met je ogen op je computer gericht. Het is sluitingstijd. Terwijl u zich klaarmaakt om te vertrekken, controleert u hoeveel werk u hebt verzet. Wat je ziet komt niet overeen met de uren die je erin stopt. Je vraagt ​​je af waarom dit zo is.

Misschien heb je het grootste deel van je tijd op sociale media doorgebracht in plaats van het werk te doen dat je van plan was te doen.

Dit scenario legt uit hoeveel mensen hun tijd op het werk doorbrengen. Bepaal een ander pad voor jezelf door een tijdaudit te doen om je tijd beter te investeren.

Waarom moet u een tijdaudit uitvoeren?

Een tijdaudit is een systematisch proces dat wordt gebruikt om te beoordelen hoe u uw tijd besteedt. Het stelt u in staat uw tijd effectief te beheren om uw doelen te bereiken.

Hoe u uw tijd op het werk investeert, heeft invloed op uw productiviteit. De meest efficiënte mensen zijn degenen die hun tijd nuttig besteden. Wat is een betere manier om te weten hoe u uw tijd besteedt dan door een tijdaudit te doen?

Laten we eens kijken naar enkele redenen waarom u tijdcontrole serieuzer zou moeten nemen.

1. Effectief tijdbeheer

Effectief timemanagement helpt u om verbeter je werk-privébalans. Het beteugelt excessen die je van je tijd beroven.

Je brengt meerdere uren door op je werk. Maar aan het eind van de dag realiseer je je dat er niet zo veel is bereikt. Een time-audit helpt u om de onproductieve activiteiten waar u uw tijd aan besteedt, te achterhalen.

2. Rationele besluitvorming

Een tijdaudit legt de solide basis die nodig is om weloverwogen beslissingen te nemen om uw doel te bereiken. Je bent meer geneigd om rationele dan emotionele beslissingen te nemen.

Het bereiken van zakelijke doelen gaat sneller als u er een tijdsbestek aan koppelt. Met een effectieve tijdaudit identificeert u hoeveel tijd u aan uw doelen kunt besteden en kunt werken aan het bereiken van enkele mijlpalen binnen een bepaalde periode.

3. Tijdsbewustzijn en waarde

Misschien investeert u uw tijd in onproductieve activiteiten zonder het zelfs maar te beseffen. Op uw werk brengt u waarschijnlijk enkele uren op uw computer door. Maar de meeste uren dat je zou moeten werken, ben je op Facebook bezig. Aan het eind van de dag weet je dat je uren op je computer hebt doorgebracht, maar je hebt er geen resultaten voor.

Time Audit helpt u niet alleen het belang van tijd te begrijpen, maar ook hoe u het investeert. Als u weet welke onproductieve ondernemingen uw tijd in beslag nemen, kunt u bewust worden van het tellen van uw tijd.

4. Objectiviteit

Het uitvoeren van een tijdaudit helpt u om objectief te zijn in plaats van subjectief. Je verzamelt de feiten over hoe en waar je je tijd doorbrengt. Voor iemand die vastbesloten is om hun spel in hun carrière of baan te verbeteren, spoort het je aan om proactief met je tijd om te gaan in plaats van reactief.

In plaats van toe te staan ​​dat ongeplande gebeurtenissen uw tijd opslokken, motiveert een tijdaudit u om vooraf een planning van uw activiteiten te maken en deze strikt op te volgen.

Een wekelijks werkplan is een effectief initiatief om proactief met uw tijd om te gaan op het werk. Het geeft u van tevoren informatie over de activiteiten die u in de week zult ondernemen.

5. Verantwoordelijkheid

Een goede tijdsaudit is de verantwoordingspolitie. Het houdt u niet alleen verantwoordelijk voor hoe u uw tijd besteedt, maar het geeft u ook een idee van hoe u uw tijd beter kunt besteden. En als je je er niet aan houdt, zijn de gevolgen zichtbaar in alle taken, doelen en doelstellingen die je nog niet hebt bereikt.

Verantwoordelijkheid voor tijdsbesteding is handig als u met een team werkt. Een time-audit laat zien hoe elk teamlid zijn tijd besteedt.

Het uitvoeren van een effectieve tijdaudit houdt in dat u precies kunt bijhouden en documenteren waar u uw tijd dagelijks aan besteedt. Gegevens die zijn vastgelegd van een succesvolle tijdaudit helpen bij het maken van toekomstige tijdgrafieken en geprojecteerde schema's.

Er zijn basishulpmiddelen die u kunt gebruiken om het meeste uit uw audittijd te halen. Hier zijn er een paar.

1. Dagboek

Een dagboek is een van de oudste en eenvoudigste tijdcontroletools, maar toch effectief. Dagboeken bestonden al lang voor de komst van de computer en het internet. Je had waarschijnlijk een dagboek waarin je gebeurtenissen in je leven optekende toen je opgroeide.

Zuivelfabrieken zijn nog steeds erg populair. Maar in plaats van de oude gedrukte agenda's te gebruiken, kunt u elektronische agenda's gebruiken om uw activiteiten bij te houden.

De gegevens in uw dagboek helpen u te weten hoe u uw tijd besteedt.

2. Werkblad Tijdcontrole

Een werkblad voor tijdaudits is een elektronisch document dat geregistreerde gegevens, geëvalueerde resultaten en de periode van het tijdauditproces bevat. Met deze tool kunt u gemakkelijk identificeren en referenties maken over hoe u uw tijd besteedt.

Verwant: De beste sjablonen voor urenregistratie om uw uren bij te houden

3. Tijdregistratiesoftware

Dankzij technologische vooruitgang zijn er verschillende tools die u kunt gebruiken om: houd uw tijd bij en verhoog uw productiviteit.

Tijdregistratietools zoals: Apploye zijn effectief in time-audits door de activiteiten die u online uitvoert bij te houden en de duur van elke activiteit weer te geven. Op basis van je instellingen krijg je een melding wanneer je te veel tijd op een bepaalde website of app doorbrengt.

Verwant: De beste tijdregistratiesoftware en apps

6 stappen voor een effectieve tijdaudit

Door uw tijd beter te besteden, verandert er een enorme verschuiving in uw prestaties op het werk. Een uur besteed aan productieve taken is waardevoller dan 10 uur besteed aan frivole activiteiten. Geen wonder dat werknemers die hun tijd verstandig investeren efficiënter zijn.

Ben je klaar om een ​​time-audit te doen? Hier zijn enkele stappen om u te begeleiden.

1. Een doel stellen

Waarom wil je een tijdaudit uitvoeren? Hoe eenvoudig de vraag ook lijkt, het beantwoorden ervan kan moeilijk zijn, vooral als je er niet over hebt nagedacht.

Identificeer je doel vanaf het begin. Als je er grip op hebt, kun je je concentreren op de dingen die voor jou belangrijk zijn. Aan het einde van uw audit weet u hoe u uw bevindingen kunt implementeren.

2. Stel een deadline vast

Nadat u uw doel heeft vastgesteld, stelt u ook een deadline vast om dit te bereiken. Anders kan het te lang blijven hangen. Noteer de activiteiten die je onderneemt binnen de gestelde deadline.

Hoe graag je dingen ook meteen gedaan wilt hebben, overhaast ze niet. De hele essentie van de audit wordt teniet gedaan als uw resultaten niet nauwkeurig zijn. De vuistregel is om in een gematigd tempo te bewegen.

3. Strategisch plannen

U moet een gedetailleerd plan hebben over hoe u de doelen wilt bereiken die u tijdens de tijdaudit heeft gesteld. Dit plan moet realistisch en herkenbaar zijn.

Strategische planning in uw tijdaudit houdt in dat u iedereen in uw team meeneemt en de benodigde hulpmiddelen en middelen voor de audit levert. Een effectief plan helpt u verspilling van tijd en middelen te voorkomen.

4. Data verzamelen

Het verzamelen van gegevens is een zeer essentiële stap in het tijdauditproces. Dit wordt gedaan door gegevens te verzamelen over hoe u uw tijd tot nu toe hebt besteed.

Om met succes van punt A naar punt B te gaan, moet u de dynamiek van punt A begrijpen en deze informatie vervolgens gebruiken als richtlijn om door te gaan naar de volgende fase.

5. Verzamelde gegevens analyseren

Door verzamelde gegevens te analyseren, kunt u de correlatie identificeren tussen waar u bent geweest en waar u nu bent. Niet alle verzamelde gegevens zijn nodig voor uw audit.

U moet de hiaten in uw gegevens wegfilteren, omdat deze de nauwkeurigheid van uw audit kunnen veranderen. Focus op de belangrijke gegevens. Dergelijke gegevens moeten worden geanalyseerd en gecategoriseerd om te passen bij het doel van de tijdaudit.

6. Doelen stellen

Doelen houden je scherp en geven je een gevoel van voldoening. Het kan overweldigend zijn om in één keer uw tijdcontroledoelen te bereiken, vooral wanneer de doelen groot zijn.

Breek uw doelen op in kleine doelen die binnen bepaalde perioden moeten worden bereikt. Als je elk doel bereikt, vier jezelf dan voor een goed stuk werk. Je positieve energie van het bereiken van je doel motiveert je om andere doelen te bereiken, waardoor je dichter bij je grote doelen komt.

Zorg dat elke seconde telt

Je zult versteld staan ​​van het aantal onproductieve dingen waar je je tijd aan besteedt. Een tijdaudit brengt deze informatie naar voren en laat u de activiteiten zien die uw kostbare tijd verspillen.

Tijd is altijd in beweging. Als je het verliest, kun je het niet terugkrijgen. Als een activiteit geen waarde toevoegt aan je carrière of werkleven, verdient het je aandacht niet.

Deadlines halen en taken op tijd afronden: 8 tips

Leer hoe u zich aan uw zelfopgelegde deadlines kunt houden en dingen voor de deadline kunt doen. Hier zijn enkele handige tips!

Lees volgende

Over de auteur