Te veel werkbladen? Organiseer je met deze tips

Spreadsheets zijn een fantastisch hulpmiddel om u te helpen bij het organiseren van gegevens en het volgen van verschillende vormen van informatie op de werkplek, vooral met het gebruik van formules en rapportage. Overmatig gebruik van spreadsheets kan echter inefficiënt zijn en uw productiviteit schaden.

Ze zijn goed voor sommige dingen, maar niet noodzakelijk voor andere. Of je nu bergen spreadsheets hebt gekregen van je werk, of je houdt gewoon van een goed gegevensblad, het is misschien tijd om te kijken naar manieren om ze te beheren.

1. Overmatig gebruik van spreadsheets erkennen

Ofwel ben je hier omdat je de aandrang van je werkplek om overal spreadsheets te gebruiken beu bent, of je vindt het leuk om met gegevens te werken, en je vraagt ​​je af of dit op jou van toepassing is. In werkelijkheid is het een goede gewoonte om na te denken over hoe u software zoals Microsoft Excel en Google Spreadsheets gebruikt, zodat u het meeste uit uw werk kunt halen.

Het is handig om te tellen hoeveel spreadsheets u dagelijks of wekelijks gebruikt. Als dit aantal hoger is dan zes, kunt u dat opvatten als een teken dat u mogelijk in het nadeel werkt en problemen kunt veroorzaken, zoals:

• Moeite met timemanagement.
• Inefficiëntie met processen.
• Slechte organisatie van informatie.
• Bedrijfsbrede communicatiebarrières.

Verwant: Opmaaktips voor Google Spreadsheets voor het maken van professioneel ogende spreadsheets

Het identificeren van de mate waarin spreadsheets worden gebruikt om uw werk te informeren, kan opties openen voor nieuwe, productievere manieren om te werken. Laten we eens kijken naar enkele manieren waarop u dit overmatig gebruik kunt beheersen en op de lange termijn betere resultaten kunt behalen.

2. Gegevens stroomlijnen door spreadsheets samen te voegen en opnieuw te ontwerpen

Vaak is de reden voor het hebben van te veel spreadsheets dat ze niet intuïtief worden gebruikt. U weet dat dit gebeurt als u twee afzonderlijke bladen moet gebruiken voor een enkele taak; u hebt er bijvoorbeeld een voor jaarlijkse vakantie en een voor ploegendienst.

In dit specifieke geval zou je ze gemakkelijk kunnen combineren tot één alomvattend werkblad. Dit doe je door ze op te delen in verschillende tabbladen.

U kunt ook beide als tabellen op één blad opnemen en deze stappen volgen om de tabel met ploegentekorten automatisch bij te werken met gegevens van het jaarlijkse verlof:

1. Typ de formule in uw tweede tabel, waar u diensthiaten zou opnemen: =IF(Selecteer cel, "GAP", "VOLLEDIG")
2. Waar de bovenstaande formule aangeeft: Selecteer cel, typt u het celnummer dat de jaarlijkse verlofdatums bevat, bijvoorbeeld B2.
3. Wanneer u een datum invoert in de geselecteerde cel, wordt het woord "GAP" automatisch ingevuld waar u de formule typt.
4. Als er geen datum is, wordt het woord "VOLLEDIG" automatisch ingevuld waar u de formule typt.

Deze formule kan voor alles worden gebruikt, ongeacht de celwaarde, en kan een handige manier zijn om vergelijkbare stukjes informatie tussen tabellen te beheren.

Verwant: Hoe u Excel-gegevens koppelt aan uw PowerPoint-presentatie

Door werkbladen en stukjes gegevens op één plek te combineren, is er minder bestanden nodig voor specifieke taken en kunt u uw werk effectiever organiseren. Controleer uw lijst met spreadsheets om te zien of ze kunnen worden gecombineerd, zodat het werk overzichtelijk en gemakkelijk te volgen is.

Soms is het niet mogelijk om spreadsheets samen te voegen, omdat de gegevens niet direct correleren. Mogelijk moet u echter nog steeds toegang hebben tot meerdere werkbladen voor complexere processen, waarbij meer dan één taak betrokken is.

In deze gevallen kan het de moeite waard zijn om hyperlinks aan uw werkblad toe te voegen om u snel toegang te geven tot een andere. Dit dient ook als een nuttige herinnering aan het volledige proces. Als u bijvoorbeeld gegevens over klanten invoert, kunt u een hyperlink naar een feedbackblad van een klant opnemen.

Verwant: Soorten Excel-diagrammen en -grafieken en wanneer ze te gebruiken

Dit kan eenvoudig in Excel en Google Spreadsheets door tegelijkertijd op te drukken CTRL + K op je toetsenbord. Dit zal een hyperlink raam, waar je kunt Zoekopdracht voor het bestand, en Naam de tekst die u in de cel wilt weergeven.

U kunt zelfs een tabblad maken met hyperlinks naar al uw andere spreadsheets, met informatie over wanneer u ze moet gebruiken. Dit is een geweldig idee als u ervoor wilt zorgen dat u en uw collega's allemaal op dezelfde pagina staan ​​en met dezelfde bestanden werken in plaats van met verouderde bestanden.

4. Overweeg alternatieve software

Spreadsheets kunnen alleen zoveel, en als u last heeft van overmatig gebruik, kan dat zijn omdat u speciale software nodig heeft om de werklast aan te kunnen. Heeft u bijvoorbeeld echt een verlof-spreadsheet nodig als dit voor u wordt bijgehouden in een HR-systeem?

Als een bedrijf uitbreidt, ontgroeit het vaak spreadsheets en begint het software nodig te hebben om de massa aan informatie te beheren. asana is een fantastische applicatie voor projectmanagement, en er zijn er genoeg alternatieven voor projectbeheersoftware die de handmatige workflows voor u kan afhandelen.

In plaats van te worstelen om de steeds groeiende eisen van het bedrijf bij te houden, moet u andere manieren zoeken om informatie op te slaan en te beheren. Het zal u en uw collega's tijd besparen en veel taken automatiseren waarvoor normaal extra toezicht nodig is.

Verwant: Asana versus Jira: wat is beter in Agile-methodologie?

5. Bekijk uw processen en verwijder duplicatie

Overmatig gebruik van spreadsheets kan gebeuren als gevolg van een poging om georganiseerd te zijn, maar dit kan soms te ver gaan. In deze scenario's kun je uiteindelijk jezelf of je collega's micromanagen, terwijl het in werkelijkheid tijd kost om belangrijke taken uit te voeren.

Het bijhouden van informatie op het werk is essentieel voor een soepele werking, maar af en toe probeert u misschien te veel onnodige dingen bij te houden. Denk na over je huidige processen en bedenk of je daar echt een spreadsheet voor nodig hebt.

Evenzo zorgt het gebruik van een spreadsheet om gegevens vast te leggen die al elders zijn opgeslagen, voor onnodig dubbel werk en is zeer inefficiënt. Leg die corresponderende spreadsheets weg en werk vanuit de bron.

Spreadsheets kunnen tegen je werken

Met de bovenstaande tips heb je tal van manieren om je spreadsheetmap leeg te maken en efficiënter te gaan werken. Volg uw instinct over welke werkstukken speciale gegevens verdienen en welke anders kunnen worden beheerd.

Als je het nog steeds niet zeker weet, let dan goed op hoe je de komende weken werkt. Je begint misschien te merken waar dingen kunnen worden gestroomlijnd en je kunt een meer tijdbesparende en georganiseerde digitale ruimte creëren.

De 8 beste manieren om Google Workspace-apps voor projectbeheer te gebruiken

Google Workspace-apps kunnen voldoen aan de meeste van uw projectbeheerbehoeften. Hier zijn enkele van de beste manieren om ze te gebruiken.

Lees volgende

Over de auteur