Een professioneel out-of-office e-mailantwoord schrijven

Als het om e-mails gaat, kan het een uitdaging zijn om professionele grenzen vast te stellen. Veel bedrijven gaan er immers vanuit dat zolang je internet hebt, je vrij bent om alle berichten te beantwoorden.

Hoewel er een tijd was dat van professionals werd verwacht dat ze altijd bereikbaar waren, veranderen de tijden langzaam. Tegenwoordig komt het steeds vaker voor dat mensen op hun vrije dagen offline zijn, en met een goede reden.

Als u op vakantie gaat, vrijaf neemt voor uw gezond verstand, of om een ​​andere reden niet op kantoor bent, volgen hier enkele tips voor het schrijven van een professioneel out-of-office e-mailantwoord.

1. Koptekst afwezig-onderwerp wissen

Een van de gemakkelijkste manieren om mensen te laten weten dat u niet op kantoor bent, is door de onderwerpkop van uw e-mailantwoord te wijzigen. In plaats van alleen "Out-of-Office" te schrijven, kunt u ook het type verlof opnemen dat u opneemt, als u het prettig vindt om het te delen.

Hier zijn enkele voorbeelden van onderwerpkoppen voor e-mail bij afwezigheid:

• Out-of-Office – Vakantieverlof (25 december – 4 januari)
• [Out-of-Office] Medisch verlof
• Niet op kantoor | Vaderschapsverlof
• *Out-of-Office* Noodverlof
• Niet op kantoor (rouwverlof)
• Niet op kantoor | Zwangerschapsverlof
• Out-of-Office ~ Veldwerk
• [Out-of-Office] Vakantieverlof (Eerste Kerstdag)
• Niet op kantoor – Ziekteverlof
• Out-of-Office – Trouwen!

2. Vermeld wat voor soort verlof u neemt

Voor sommige mensen is het gebruikelijk om aan te nemen dat out-of-office e-mail voor vrijetijdsdoeleinden is. Dat is echter niet altijd voor iedereen het geval.

Sommige mensen gebruiken ook out-of-office e-mails voor wanneer ze aan het werk zijn, maar hebben de hele dag geen toegang tot hun e-mail. Verkoopvertegenwoordigers of mensen die veldwerk ondergaan, moeten bijvoorbeeld mogelijk naar gebieden zonder internetverbinding reizen.

Daarnaast is het mogelijk dat u vrij neemt voor persoonlijke zaken zoals ziekenhuisbezoek, begrafenissen of om te herstellen van ziekte. Hierdoor kan het lastig zijn om te antwoorden: "Ik hoop dat je een goede vakantie hebt gehad."

Verwant: Manieren om vakanties leuker te maken met behulp van technologie

Om dit te voorkomen, kunt u in plaats daarvan de details van uw verlof in de hoofdtekst van uw e-mail invoegen. Je hoeft niet eerlijk te zijn over je situatie als je je er ongemakkelijk bij voelt, maar eerlijk zijn tegen je baas, teamgenoten of klanten kan helpen om empathie op te bouwen.

Als u bijvoorbeeld een auto-ongeluk heeft gehad en enige tijd nodig heeft om te herstellen van uw verwondingen, uw contacten weten helpt hen om hun verwachtingen over uw vertraagde output en verwachte. te beheren opbrengst.

3. Vermijd onnodige excuses

Voor veel workaholics is het gebruikelijk om excuses op te nemen in e-mails die niet op kantoor zijn, zoals "Sorry dat ik niet meteen kan antwoorden!" Het is echter belangrijk om te begrijpen dat u zich niet hoeft te verontschuldigen voor het vrij nemen van uw werk, vooral als het voorgoed is reden.

In plaats van sorry te zeggen, zijn hier enkele termen die u in plaats daarvan kunt gebruiken:

• "Bedankt voor het bereiken!"
• "Bedankt voor de email."
• "Deze e-mail is ontvangen."

In plaats van je te verontschuldigen, kun je beleefd bevestigen dat hun bericht officieel is ontvangen. Hiermee kunt u kiezen voor taal die erop gericht is hen te bedanken voor hun tijd en moeite.

4. Garandeer geen antwoorddatum

Voor veel mensen kan het overweldigend zijn om een ​​enorme achterstand aan e-mails te zien zodra ze na een lange afwezigheid op kantoor terugkeren. De angst kan zelfs verdubbelen als je zinnen gebruikt als "Ik zal reageren zodra ik weer op kantoor ben."

Dit zorgt niet alleen voor veel onnodige druk om een ​​antwoord op de eerste dag van uw terugkeer te garanderen, maar het schept ook verkeerde verwachtingen bij de mensen die contact met u proberen op te nemen.

Verwant: Tips om mensen uw e-mails te laten openen en lezen

Hoewel het juist is om de ontvangst van een e-mail te bevestigen, is het niet nodig om meteen een antwoord te garanderen. Om te voorkomen dat u te veel inzet wanneer u beschikbaar bent om te antwoorden, kunt u het beste een breed antwoord of een algemeen bereik gebruiken.

Hier zijn enkele voorbeelden van zinnen die u kunt gebruiken:

• Ik reageer zodra ik beschikbaar ben na de vakantie.
• Verwacht een antwoord van mij tegen het einde van _______.
• Als het niet dringend is, kunt u een reactie verwachten tegen ________.

Houd er rekening mee dat als een e-mail van cruciaal belang is, mensen na enige tijd een poging zullen doen om u te bellen of contact met u op te nemen. Hierbij is het belangrijk om buffers aan te brengen om mensen niet te laten hopen op een snel antwoord.

Voor sommige rollen is het gebruikelijk om back-upcontacten te hebben om de last op je te nemen als je weg bent. Voordat u echter een baas, collega of teamlid aanwijst om de last op zich te nemen wanneer u niet beschikbaar bent, is het essentieel om toestemming te krijgen.

Omdat veel mensen al overweldigd zijn door hun eigen werk, kan het stressvol zijn om de verantwoordelijkheden van anderen op zich te nemen, ook al is het maar voor een korte tijd. Bovendien vinden ze het misschien niet prettig om klanten of klanten toegang te geven tot bepaalde e-mailadressen of persoonlijke telefoonnummers.

Zorg er daarom voor dat je, voordat je iemands contactgegevens toevoegt aan je afwezigheidsmail, vraagt ​​of je dit mag doen en welke details ze prettig vinden om te worden gedeeld.

6. Maak verschillende out-of-office e-mails voor interne of externe partijen

Afhankelijk van wie de e-mail zal ontvangen, kan de hoeveelheid informatie die u bereid bent te delen in uw afwezigheidsbericht per e-mail variëren. Je moet tenslotte nog steeds privacyvoorzorgsmaatregelen, vooral als je op vakantie bent.

Hoewel u zich bijvoorbeeld op uw gemak voelt om met uw kantoorgenoten te delen waar u naartoe reist, wilt u dit misschien niet met willekeurige mensen doen.

Met behulp van e-mailbeheersystemen kunt u een ander afwezigheidsantwoord instellen, afhankelijk van wie het ontvangt. Hiermee kunt u de mensen de juiste hoeveelheid context geven over uw out-of-office situatie.

Creëer betere werkgrenzen met uw afwezigheidsantwoorden

In een wereld waarin van ons wordt verwacht dat we altijd beschikbaar zijn, kan een e-mail bij afwezigheid die grenzen aangeeft een verschil maken. Door vastberaden te zijn met uw persoonlijke vrije tijd, kunt u de mensen om u heen ook de waarde van uw persoonlijke leven leren.

Bovendien, door anderen te vragen respect voor uw tijd te hebben, kunt u anderen ook aanmoedigen om hetzelfde te doen. Hoewel dit niet zo belangrijk klinkt, kan het alles betekenen voor teams als er gezonde normen worden gesteld op kantoor.

Hoe schrijf je een afwezigheidsbericht op LinkedIn

Wilt u uw LinkedIn-netwerk laten weten dat u niet op kantoor bent? Zo schrijft u een afwezigheidsbericht op LinkedIn.

Lees volgende

Over de auteur