Sms'en is trendy in sociale interacties, en het wint geleidelijk aan aan kracht op de werkplek. Virtuele teams drijven af van telefoongesprekken en gebruiken alleen tekstcommunicatie om hun workflow te verbeteren. Maar behalen ze ook de gewenste resultaten?
De essentie van communicatie gaat verloren als berichten niet effectief worden doorgegeven. Als u alleen tekstcommunicatie gaat gebruiken, moet u de voor- en nadelen afwegen om te weten waar u aan begint.
Uiteindelijk wil je je team alle informatie geven die ze nodig hebben om te floreren. Lees mee terwijl we de dynamiek van alleen-tekstcommunicatie tussen virtuele teams bespreken.
Wat is alleen-tekstcommunicatie?
Alleen tekstcommunicatie is het proces van communiceren door middel van geschreven woorden met behulp van een mobiel apparaat. Het omvat sms, WhatsApp-chats en e-mailcommunicatie.
Effectief communiceren verhoogt de motivatie en betrokkenheid van medewerkers. Ze worden geïnspireerd om het beste uit zichzelf te halen om organisatiedoelen te bereiken. Als sms hen in die gemoedstoestand brengt, is dat een welkome ontwikkeling.
Voordelen van communicatie met alleen tekst op de virtuele werkplek
De populariteit van de virtuele werkplek is de afgelopen tijd exponentieel gegroeid. Organisaties staan niet stil bij de fysieke aanwezigheid van teamleden op kantoor, maar bij hun vermogen om de klus te klaren vanaf elke locatie.
Naast verschillende interne communicatietools voor samenwerking, gebruiken ze alleen tekstcommunicatie om het maximale uit hun virtuele teams te halen.
Alleen tekstcommunicatie verbetert de workflow van teams op afstand op de volgende manieren:
1. Vertrouwen vestigen
Vertrouwen op de werkvloer is het sleutelwoord. Het vergemakkelijkt de teamefficiëntie door een omgeving te creëren voor samenwerking op de virtuele werkplek.
Het sturen van een sms naar collega's toont een zekere mate van vertrouwen in hun oordeel. Het geeft ook aan dat u bereid bent om hulp te zoeken, feedback te delen en problemen met collega's te bespreken.
Alleen tekstcommunicatie heeft een significant effect op de teamprestaties. Het kan worden beschouwd als de spijker die de samenwerking tussen u en uw medewerkers bij elkaar houdt.
2. Bespaar kosten
Wereldwijd zoeken individuen en organisaties naar goedkopere economische opties. Virtueel werken kan lastig zijn vanwege de financiële verplichtingen en een gebrek aan goed tijdbeheer van uw dagelijkse activiteiten.
Sms'en is goedkoop. Als je sms't met applicaties als WhatsApp en sms om je berichten over te brengen aan collega's, kom je erachter dat het goedkoper is en minder tijd kost.
3. Creëer gemak
Flexibele timing is een van de tips om teams op afstand efficiënt te beheren. Sms'en geeft je een soort vrijheid die bellen niet biedt. Hiermee kunt u ontvangen berichten beantwoorden op het voor u meest geschikte tijdstip.
Bij oproepen staat u onder druk om in realtime te reageren. Misschien geef je niet het beste antwoord. Sms'en geeft je daarentegen voldoende tijd om weloverwogen reacties op ontvangen berichten te maken.
4. Bied privacy en grotere toegankelijkheid
Ook al is werken hard op weg een virtuele aangelegenheid te worden, u moet verzekerd zijn van uw privacy. Alleen tekstcommunicatie zorgt ervoor dat uw privacy niet wordt geschonden.
Achtergrondgeluid onderbreekt de betekenis van berichten. Het kan zijn dat u de andere persoon niet duidelijk hoort of belangrijke punten in hun bericht mist. Sms'en maakt ruis of slechte geluidskwaliteit niet relevant voor de interactie.
Een belangrijk voordeel van sms'en is dat het toegankelijk is voor slechthorenden.
Verwant: De beste interne communicatiehulpmiddelen voor uw werkplek
Nadelen van communicatie met alleen tekst op de virtuele werkplek
Alleen tekstcommunicatie is niet zonder enige zorgen. Omdat u geniet van de hierboven besproken voordelen, kunt u onderweg verschillende wegversperringen tegenkomen. Voor sommige organisaties zijn deze haperingen dealbreakers die communicatie met alleen tekst ongunstig maken. Laten we kijken.
1. Slechte communicatie
Personalisatie is belangrijk wanneer u communiceert, vooral met collega's. Veel digitale tools helpen virtuele teams verbonden te blijven. Sommige van deze tools missen echter de personalisatie van traditionele persoonlijke interacties op de werkplek.
Op tekst gebaseerde communicatie mist lichaamstaal, toon en andere non-verbale signalen waarop u mogelijk moet vertrouwen voor een succesvol project. De afwezigheid van deze elementen vergroot de kans op misinterpretatie.
Het is ook bekend dat sommige mensen terughoudend zijn met het gebruik van op tekst gebaseerde digitale kanalen vanwege de voetafdrukken die het achterlaat. Dit maakt het zeer onwaarschijnlijk voor hen om deel te nemen aan vergaderingen of vrijelijk op teksten te reageren.
2. verkeerde interpretatie
Wanneer sms-berichten worden verzonden, kan de interpretatie van het bericht door de ontvanger verschillen van de bedoeling van de afzender. Berichten kunnen gemakkelijk verkeerd worden begrepen of uit hun context worden gehaald, aangezien de afzender niet beschikbaar is om hun bedoeling ter plekke duidelijk te maken.
Bij het toewijzen van taken op de virtuele werkplek moeten leiders rekening houden met de negatieve punten die naar voren komen, zoals misverstanden, aannames en onzinnige gevolgtrekkingen. Wanneer teamleden zich aangevallen voelen door berichten die naar hen worden gestuurd, duwen ze terug op elke mogelijke manier, en dat heeft invloed op de algehele prestaties.
3. Onwil om actie te ondernemen
De werkethiek verschilt tussen teamleden. Op een virtuele werkplek waar teamleiders beperkt zijn in hun vermogen om instructies af te dwingen, nemen sommige werknemers communicatie met alleen tekst mogelijk niet serieus. Mensen kunnen sms-verzoeken negeren of reacties uitstellen in een virtuele omgeving.
Definieer de basis voor communicatie tussen uw teamleden. Stel tijdslimieten in voor antwoorden en reacties, zodat berichten niet te lang blijven hangen.
4. Conflict in generatievoorkeur
Het gebruik van alleen tekst als communicatiemiddel voor virtuele teams onthult een kloof tussen de manier waarop generaties verschillende communicatiemiddelen gebruiken. Terwijl de oudere generatie zich misschien goed voelt bij face-to-face communicatie, ontvangen millennials en generatie Z's liever een sms-bericht. Het verschil in voorkeur kan de workflow belemmeren.
Houd uw communicatie met alleen tekst eenvoudig
Veel problemen met virtuele werkplekken komen voort uit communicatiehindernissen als gevolg van teams die op verschillende locaties werken. Dit leidt tot lagere niveaus van vertrouwen en hogere niveaus van conflicten dan samenwerkende werknemers.
Als leider moet u waakzaam blijven bij het beoordelen van het werk van teamleden en het geven van voortdurende feedback om problemen aan te pakken. Een geweldige manier om dit te doen, is door het vermogen om zo eenvoudig mogelijk te communiceren onder de knie te krijgen. Laat geen ruimte voor misverstanden of veronderstellingen bij het sms'en. Zeg het zo duidelijk mogelijk, zodat iedereen de boodschap kan begrijpen zonder zijn hersens te pijnigen.
Of je nu een fulltimer of freelancer bent, weten hoe je werkgerelateerde zaken moet communiceren, helpt je om de balans tussen werk en privé te behouden. Meer te weten komen!
Lees volgende
- productiviteit
- Werk & Carrière
- Werkplektips
- Instant Messaging
- Samenwerkingsinstrumenten
- Afstandswerk
Chris Odogwu zet zich in voor het overdragen van kennis door middel van zijn schrijven. Hij is een gepassioneerd schrijver en staat open voor samenwerkingen, netwerken en andere zakelijke kansen. Hij heeft een master in massacommunicatie (afstudeerrichting public relations en reclame) en een bachelor in massacommunicatie.
Abonneer op onze nieuwsbrief
Word lid van onze nieuwsbrief voor technische tips, recensies, gratis e-boeken en exclusieve deals!
Klik hier om je te abonneren