Virtuele teams hebben niet de vrijheid om persoonlijke interacties te hebben zoals hun collega's op kantoor. Ze vertrouwen op verschillende tools om met elkaar te communiceren vanaf hun afgelegen locaties.
Door de verschillen in locaties en tijdzones zijn telefoontjes niet altijd even goed. Sms'en is een beter alternatief, omdat teamleden op elk moment berichten kunnen verzenden zonder elkaar lastig te vallen. Maar communicatie met alleen tekst is ook niet perfect. Het slaat de plank mis als bepaalde factoren niet in aanmerking worden genomen.
In dit artikel bespreken we hoe virtuele teams tekstuele communicatie effectiever kunnen gebruiken.
Hoe sms'en de communicatieve vaardigheden verbetert
Sms'en geeft een ander gevoel aan de communicatietafel. Er zijn twee belangrijke manieren waarop tekstgebaseerde communicatie de communicatie verbetert. Laten we ze eens bekijken.
Er zijn twee belangrijke manieren waarop tekstgebaseerde communicatie de communicatie verbetert.
1. Verbeter de lees- en schrijfvaardigheid
Het gebruik van steno en emoji is de trend in sms'en, vooral voor informele chats. Deze methode van sms'en trekt je weg van het gebruik van correct Engels.
Wanneer u communiceert met uw baas, collega of zakenrelatie, communiceert u niet met hen zoals u zou doen met uw vrienden of significante andere. Je moet in correct Engels schrijven, wat een volledige herlezing en herstructurering vereist. Dit helpt ook om een meer formele toon in de communicatie te houden.
2. Moedig duidelijke communicatie aan
Alleen tekstcommunicatie zorgt ook voor duidelijke communicatieve vaardigheden. Wanneer u via tekst communiceert, bent u gedwongen om bij uw communicatie te blijven. Aangezien uw bedoeling voor zakelijke doeleinden is, is er geen ruimte voor exorbitante woorden of zinnen.
De 7 tips voor het gebruik van alleen-tekstcommunicatie voor virtueel werk
Omdat sms'en een essentieel onderdeel is van werken op afstand, is het belangrijk om te begrijpen hoe je dit nog effectiever kunt maken. Als het op de verkeerde manier wordt gedaan, krijgt uw team te maken met communicatieproblemen die uw workflow verstoren. Hier zijn een paar tips om u te helpen uw berichten eenvoudig en uitgebreid te maken.
1. Vermijd het gebruik van steno
Hoe dicht u ook bij uw zakenrelaties of collega's staat, de communicatie met hen mag niet informeel zijn. Het gebruik van onnodige afkortingen of steno in uw berichten geeft een onprofessioneel beeld weer.
Je hoeft niet extreem rigide te zijn met je berichten, maar het gebruik van afkortingen zoals "U" in plaats van "You" in een werkgerelateerd gesprek is onethisch. Dit kan een grote afknapper zijn voor de meeste mensen die uniforme en gestructureerde op tekst gebaseerde berichten verwachten.
2. Gebruik hoofdletters op de juiste manier
Hoofdletters zijn geschikt voor bepaalde doeleinden bij het schrijven. Het gebruik van hoofdletters in een zin is een van de valkuilen die je moet vermijden bij sms'en. Omdat we gewend zijn om kleine letters te lezen, is het niet eenvoudig om alleen hoofdletters te lezen.
Een all-caps tekst geeft ook een felle ondertoon aan uw bericht. Het lijkt alsof je boos bent of tegen de ontvanger schreeuwt. Als je op sociale media gaat posten, zorgt het schrijven van je tekst in hoofdletters ervoor dat je een aandachtzoeker lijkt.
3. Zorg voor goede timing
Alleen tekstcommunicatie geeft u het voorrecht om een bericht te beantwoorden wanneer het u uitkomt. Het mag echter niet ten koste gaan van uw ontvanger.
Het is bijvoorbeeld ongepast om midden in de nacht of op het vroege uur van de ochtend een sms te sturen, tenzij ze je specifiek vertellen dat het geen probleem is. Op zo'n bericht moet je geen snel antwoord verwachten. U kunt alle werkgerelateerde berichten het beste tijdens kantooruren verzenden.
4. Vermijd lange zinnen
De best geschreven grammatica wordt saai als deze te lang is zonder alinea's te breken. De aandachtsspanne van mensen kan lager zijn dan die van een goudvis. Een volumineus sms-bericht kan ervoor zorgen dat ze door de inhoud bladeren in plaats van deze te lezen.
Door te skimmen kunnen ze belangrijke details in het bericht over het hoofd zien, waardoor uw intentie als afzender verandert.
5. Gebruik emoji's alleen wanneer nodig
Emoji's zijn niet slecht. In feite hebben ze heeft een positieve invloed gehad op de manier waarop we communiceren. Emoji's helpen je om bepaalde emoties passend te uiten.
Bij het verzenden van een werkgerelateerde tekst hoef je het gebruik van emoji's in je tekst niet volledig te elimineren. In plaats daarvan moet u weten wanneer het geschikt is om ze te gebruiken, zodat u geen verkeerde indruk wekt. Als u niet zeker weet wanneer u ze moet gebruiken, laat ze dan weg.
6. Maak geen aannames
Bij sms'en bestaat de neiging om aan te nemen wanneer en hoe de ontvanger op uw bericht zal reageren. Als u dit doet, kan dit uw humeur negatief beïnvloeden, omdat hun reactie heel anders kan zijn.
Het maakt niet uit hoe laat uw ontvanger reageert, ga er nooit vanuit wat hij denkt. Wacht tot je iets van ze hoort. U kunt een herinnering sturen als het dringend is.
7. Proeflees uw bericht
Wees niet gehaast om op "verzenden" te drukken zonder uw bericht te proeflezen. Het is heel gemakkelijk om kleine fouten in je tekst niet op te merken, dus neem de tijd om spel- en grammaticafouten op te sporen en te corrigeren.
Het kost meer tijd om de problemen op te lossen die worden veroorzaakt door een slecht geschreven sms, chat of e-mail dan om het de eerste keer goed te doen. Ben je het zat om je berichten handmatig te proeflezen? grammaticaal is hierbij zeer behulpzaam.
De 3 beste communicatiehulpmiddelen voor alleen tekst die u kunt gebruiken
Door de groeiende populariteit van werken op afstand zijn er de afgelopen jaren verschillende workflowtools geïntroduceerd. Sommige van deze tools geven virtuele teams uitstekend de kans om te gedijen in hun werk met alleen tekstcommunicatie. Laten we er een paar bekijken.
Slack is voornamelijk een berichten-app voor bedrijven en stelt teamleden in staat om onder één dak samen te komen voor werkdoeleinden. Het biedt de mogelijkheid voor één-op-één communicatie tussen twee leden en voor groepscommunicatie met drie of meer leden.
Als je met een paar geselecteerde mensen aan projecten werkt, kun je de communicatie binnen die mensen beperken in een speciale ruimte die kanalen wordt genoemd. Leden in de ruimte kunnen vrij communiceren zonder zich zorgen te maken dat andere teamleden toegang hebben tot hun berichten.
Microsoft Teams is een op chat gebaseerde workflowtool voor zakelijke communicatie. Het is geschikt voor virtuele teams en stelt teamleden in staat om samen te werken aan taken met de mogelijkheid om werkbestanden en documenten te delen.
Om tegemoet te komen aan de verschillende communicatiebehoeften van virtuele teams, kunnen teamleden individueel met elkaar chatten en ook in een groep chatten wanneer ze samenwerken aan projecten. Er kunnen verschillende toegangsniveaus worden verleend aan teamleden op basis van hun betrokkenheid bij projecten.
Basecamp is een online communicatie- en workflowtool. Een goede keuze voor virtuele teams, het maakt teamsamenwerking mogelijk met alleen tekstcommunicatie.
U kunt taken delegeren aan specifieke werknemers en individueel met hen communiceren. In dezelfde geest kunnen teamleden samenwerken aan taken en openlijk communiceren met iedereen die op de hoogte is van wat er gaande is. Het biedt ook taakherinneringen die teamgenoten ertoe aanzetten om deadlines te halen.
Focus op belangrijke informatie met alleen tekstcommunicatie
Het beantwoorden van talloze werkgerelateerde telefoontjes kost uw tijd meer dan u denkt. Je praat uiteindelijk over onproductieve dingen lang nadat de boodschap is overgekomen.
Met alleen tekstcommunicatie schrijft u alleen de belangrijke details die nodig zijn. Iedereen krijgt de informatie die hij nodig heeft om efficiënt te kunnen werken. Er is weinig of geen ruimte voor miscommunicatie, aangezien de woorden duidelijk zijn gespeld zodat iedereen het kan zien.
Zijn alleen-tekstcommunicatietools de juiste oplossing voor uw werkplek? Hier zijn enkele voor- en nadelen om te overwegen.
Lees volgende
- Werk & Carrière
- productiviteit
- Werkplektips
- Afstandswerk
- Instant Messaging
- Samenwerkingsinstrumenten
Chris Odogwu zet zich in voor het overdragen van kennis door middel van zijn schrijven. Hij is een gepassioneerd schrijver en staat open voor samenwerkingen, netwerken en andere zakelijke kansen. Hij heeft een master in massacommunicatie (afstudeerrichting public relations en reclame) en een bachelor in massacommunicatie.
Abonneer op onze nieuwsbrief
Word lid van onze nieuwsbrief voor technische tips, recensies, gratis e-boeken en exclusieve deals!
Klik hier om je te abonneren