Soms is het gemakkelijk om het gevoel te hebben dat je niet veel gedaan hebt op een dag, zelfs als je hard aan het werk bent. U realiseert zich echter misschien niet hoeveel u eigenlijk doet als u geen aantekeningen maakt over de manier waarop u uw productieve tijd doorbrengt.
In dit artikel laten we u zien waarom het meten van uw productiviteit nuttig is en enkele voorbeelden van hoe u een eenvoudige takenlijst kunt maken in meerdere soorten software.
3 redenen waarom u uw productiviteit zou moeten meten
Er zijn een aantal redenen waarom het meten van uw productiviteit gunstig is. Het helpt je niet alleen om te weten waar je bent met je belangrijke taken, maar het zal ook helpen bij je motivatie en je algehele ervaring met het plannen van je dag.
Het meten van uw productiviteit begint met het bijhouden van een eenvoudige dagelijkse takenlijst die u de volgende ochtend of die ochtend maakt, maar is niet beperkt tot de items die erop staan. In het ideale geval houdt u zich aan de lijst die u hebt gemaakt, maar het is niet ongebruikelijk dat u wordt afgeleid door een nieuwe taak die onder uw aandacht is gebracht.
Zelfs als je de nieuwe taak hebt voltooid voordat je deze op je takenlijst hebt gezet, maak er dan toch een aantekening van. Zo krijg je een beter beeld van aan welke taken je tijd besteedt.
Hier zijn drie redenen waarom het nuttig is om zo'n lijst bij te houden.
1. Je zult zien dat je dingen gedaan hebt
Het schrijven van een takenlijst helpt je niet alleen om gefocust te blijven op de prioriteiten van de dag, maar je hebt ook een manier om aan jezelf te bewijzen dat je dingen voor elkaar krijgt terwijl je dingen afvinkt.
Het is in geen geval een race om te zien hoeveel je kunt afvinken. Meer nog, u weet dat u uw belangrijke taken uit de weg hebt geruimd - of op zijn minst bijdraagt aan een grotere door enkele actiepunten aanpakken.
Verwant: Microsoft To Do vs. Taskade: welke tool voor taakbeheer is beter?
Je zult je niet alleen beter voelen aan het eind van de dag, maar het kan ook motiverend zijn om te zien wat je de dag ervoor hebt bereikt en het momentum vast te houden.
2. Je kunt betere doelen stellen
Elk doel moet meetbaar zijn. U weet echter niet waar u moet beginnen als u geen basislijn heeft.
Door uw taken op te schrijven en bij te houden wat u hebt bereikt, geeft u uw productiviteit een maateenheid: het aantal voltooide taken. Met dat aantal kunt u een beter idee krijgen van het aantal taken dat u gemiddeld op een dag kunt doen, wat uw basislijn is.
Van daaruit kunt u een realistischer doel of dagelijks aantal taken instellen en indien nodig naar boven of naar beneden bijstellen.
3. Je weet wanneer het tijd is om een pauze te nemen
Soms is het moeilijk om te weten wanneer je werk, een project of studie moet wegzetten. Door jezelf een vast aantal taken te geven die je elke dag moet voltooien, weet je wanneer het tijd is om een pauze te nemen.
Dat betekent niet dat je ze allemaal moet invullen. Eigenlijk, productiviteitsexpert Ivy Lee adviseerde een groep leidinggevenden zes taken per dag te voltooien, en wat ze ook niet gedaan kregen, ze moesten gewoon naar de volgende dag gaan en er een topprioriteit van maken.
Verwant: Hoe u uw takenlijst kunt optimaliseren om efficiënter te zijn?
Zijn methode leerde de leidinggevende ook niet om aan hun lijst te blijven toevoegen nadat ze hun zes dagelijkse taken hadden voltooid. Om dit te doen zou hetzelfde zijn als het één keer verplaatsen van de finishlijn voordat je jezelf toestaat om je overwinning te vieren.
U kent uw werklast als geen ander. Zelfs als je nog maar halverwege je lijst bent, kun je beter inschatten of je moet pushen nog een, of als je genoeg hebt gedaan, en je kunt na een tijdje verdergaan waar je was gebleven broodnodige rust.
Snel productiviteit meten in tekstverwerkingssoftware
Dit voorbeeld toont Apple Pages. U hebt echter geen specifieke software nodig om aan de slag te gaan, zoals elke tekstverwerker zal doen.
Begin met het maken van een nieuw document en geef het dienovereenkomstig een naam. Voeg de datum vetgedrukt toe om hem te laten opvallen, en schrijf je to-do's in puntvorm.
Als u taken voltooit, wijzigt u de opmaak op de een of andere manier om uzelf te laten weten dat u ze hebt voltooid, bijvoorbeeld door de tekst door te halen of de kleur te wijzigen.
Alle onvoltooide taken kunt u kopiëren en plakken boven aan de lijst van de volgende dag. U kunt ook knippen en plakken als u geen onvoltooide taken wilt zien, maar het kan nuttig voor u zijn om houd deze ook bij, zodat u uw doel kunt aanpassen en kunt ontdekken welke soorten taken u nog meer kunt vinden uitdagend.
Als je merkt dat je een taak meer dan eens hebt verplaatst, moet je misschien een methode bedenken om het voor elkaar te krijgen, zoals de eet de kikker methode, waarbij je jezelf uitdaagt om eerst de moeilijkere of minder wenselijke taken uit de weg te ruimen.
Enkele voorbeelden van het meten van uw productiviteit in andere software
1. Begrip
Hier is een voorbeeld van hoe uw dagelijkse takenlijst eruit zou kunnen zien in Notion. Deze lijst maakt gebruik van het takenlijstblok van Notion, waarmee u de vakjes kunt aanvinken terwijl u items voltooit. Terwijl u dat doet, kruist de software automatisch items voor u door.
2. ClickUp
U kunt ook een eenvoudige lijst in ClickUp gebruiken om u te helpen uw productiviteit te meten. De lijst in het voorbeeld gebruikt dagen van de week als groepen, en als je items voltooit, gaan ze naar de compleet groep zodat u nog steeds alles kunt zien wat u hebt gedaan.
Gebruik hiervoor de datum gesloten kolom helpt u bij te houden op welke dag u een item hebt voltooid.
3. Spreadsheet
Een eenvoudige spreadsheet is een andere manier om uw productiviteit in de gaten te houden - bedoelde woordspeling. In dit voorbeeld zou u één bestand voor de hele maand gebruiken. Elk tabblad schetst een week binnen die maand en elke kolom is een dag van de week.
Spreadsheets zoals Google Spreadsheets bieden selectievakjes die het markeren van items een makkie maken.
Houd uw productiviteit bij
Door je productiviteit te meten, zul je minder stress voelen over de dingen die je niet hebt gedaan, omdat je jezelf laat zien dat je vooruitgang boekt. Het stelt je ook in staat om betere doelen te stellen en te weten wanneer het tijd is om te rusten.
Gelukkig hoeft het niet al te ingewikkeld te zijn en heb je misschien al de software die je nodig hebt om aan de slag te gaan.
Wilt u uw productiviteit verhogen en meer doen in minder tijd? Hier zijn enkele effectieve manieren die u kunt gebruiken.
Lees volgende
- productiviteit
- Productiviteitstips
- Tijdsbeheer
Autumn Smith is een contentschrijver met een achtergrond in marketing en een passie voor technologie, hobby's en recreatie.
Abonneer op onze nieuwsbrief
Word lid van onze nieuwsbrief voor technische tips, recensies, gratis e-boeken en exclusieve deals!
Klik hier om je te abonneren