De 9 beste manieren om Google Workspace-apps te gebruiken voor HR-beheer

Werken als HR-manager of leidinggevende kan je overweldigen, omdat er veel taken op je takenlijst staan. Bovendien vereisen veel taken het bedienen van meerdere softwarevensters/webpagina's, waardoor u zich uiteindelijk uitgeput voelt of uw productiviteit verliest.

Als u echter al uw human resource management-taken in één werkruimte zou kunnen brengen, zal dit uw workflow en productiviteit sterk verhogen. Lees verder om te weten hoe u met Google Workspace-apps dat kunt bereiken.

1. Documenteer de functiebeschrijvingen goed

Als personeelsmanager of HR-medewerker kan het een uitdaging zijn om de juiste kandidaat voor een vacante functie te werven. De wervingsworkflow begint met het maken van een functiebeschrijvingsdocument.

U kunt Google Docs en Forms combineren om een ​​winnende functiebeschrijving te maken en de juiste kandidaten aan te trekken. Met Documenten kunt u inhoud ontwikkelen via realtime samenwerking, terwijl Forms een krachtig hulpmiddel is om verwachtingen zoals vaardigheden, kwalificaties, portfolio, enz. Van de operaties te verzamelen.

Door realtime inhoud te maken op Google Documenten, kunt u feedback en opmerkingen toevoegen over de inhoud van de functiebeschrijving die het HR-teamlid maakt. Daarom kan het wervingsteam sneller de vereiste inhoud creëren zonder te wachten op de goedkeuring van de supervisor.

2. Maak tegelijkertijd deel uit van meerdere carrièrebeurzen

Als HR-manager is het moeilijk om elke carrièrebeurs die wereldwijd plaatsvindt bij te wonen. Het zou enorme kosten met zich meebrengen voor uw team, en u kunt ook niet op twee plaatsen tegelijk zijn. Hier kunt u gebruikmaken van de krachtige online vergaderfuncties van Google Meet.

Voor fysieke carrièrebeurzen kun je elke lokale evenementenmanager werven om namens jou de beurs bij te wonen, terwijl je elke potentiële kandidaat op het evenement virtueel kunt interviewen.

Verwant: Wat is Google Meet en hoe werkt het?

Google Meet-functies zoals opnemen, scherm delen, whiteboarden en live proctoring helpen je bij het kiezen van de juiste sollicitant.

Aangezien Google Meet wordt geleverd met een onbeperkte deelnemersfunctie, kan jij of je wervingsmanager duizenden kandidaten interviewen op verschillende carrièrebeurzen van over de hele wereld.

3. Stroomlijn interviews via samenwerking

Aangezien uw wervingsteam verschillende vacatures moet invullen, moeten ze talloze kandidaten voor die verschillende rollen beheren. Bovendien wordt het proces ingewikkelder wanneer meerdere interviewers binnen een paar dagen met één kandidaat moeten communiceren.

Google Workspace Met apps zoals Spreadsheets, Documenten en Agenda kun je verwarring voorkomen en de rommel opruimen door het hele proces te stroomlijnen. U kunt een database maken in Spreadsheets met de naam van de kandidaat, het cv, de naam van de interviewer met commentaardocument en agendaschema's.

Elke interviewer zal tijdens het interview toegang krijgen tot het aangewezen document volgens het schema en notities achterlaten. Nu heeft uw wervingsteam alles wat ze nodig hebben om een ​​kandidaat naar een hoger niveau te tillen door alleen de database te bekijken.

4. Zorgen voor online testintegriteit

U kunt ervoor kiezen om uw online interviewexamens af te nemen via Google Meet. Met de functie voor het delen van schermen kunt u het volledige scherm van het apparaat zien en elk venster dat de kandidaat bezoekt.

Dus als je niet in de positie bent om gespecialiseerde proctoring-apps te kopen, gebruik dan Google Formulieren om krachtige quizzen te maken en de examensessie te surveilleren via Google Meet.

Je hoeft er ook niet bij te zijn als de kandidaten de quiz proberen. Zet de Google Meet-sessie in de opnamemodus en bekijk de opgenomen video's tijdens het beoordelen van inzendingen.

5. Interviews inzichtelijk maken

U kunt interviews succesvol voeren door alle assessments in een vroeg stadium uit te voeren dan te wachten om de kandidaat opnieuw te beoordelen in uw kantoor.

Het proces is gunstig voor vacatures die gepaard gaan met online vaardigheidsdemonstraties zoals codering, het schrijven van inhoud, grafisch ontwerpen, het ontwerpen van websites, enzovoort.

Verwant: De beste afstandsvriendelijke carrièremogelijkheden die u moet overwegen

U kunt moeiteloos een codeeruitdaging of schrijftaak delen in Google Documenten terwijl u de probleemoplossende vaardigheden en denkprocessen in realtime bekijkt.

U kunt zelfs vragen stellen om hun diepgaande kennis te peilen tijdens de praktische demonstratie van vaardigheden. Tijdens de sessie helpt Google Meet je om de voortgang van de kandidaat te bewaken.

6. Statussen van geïnterviewden volgen en publiceren

U zult Google Spreadsheets echt nuttig vinden voor het nauwkeurig volgen van de statussen van geïnterviewden. In grootschalige wervingsscenario's staan ​​veel wervingsteams vaak voor de uitdaging om dezelfde kandidaat meerdere keren te interviewen, omdat ze geen realtime updates voor het hele team hebben.

U kunt een krachtige spreadsheetdatabase maken en ontwerpen die de kleinste details over de status van de kandidaat bevat. Deel het blad met een beveiligde weergave, zodat de relevante bronnen alleen de status kunnen zien en dubbele interviews voorkomen.

U kunt Google Sites ook gebruiken om de status van kandidaten te publiceren, zodat de sollicitanten hun sollicitatiefase gemakkelijk online kunnen controleren. Zo voorkom je dat je elke kandidaat handmatig e-mailt.

7. Virtuele onboarding

De onboarding van nieuwe rekruten is een cruciale gebeurtenis die de werknemer in staat stelt uw beleid en procedures te leren kennen. U kunt de nieuw aangeworven personen gemakkelijk via Google Sites introduceren voor vacatures op afstand of op locatie.

Maak een nieuwe site voor de onboarding van medewerkers en plaats alle trainingsbronnen, richtlijnen voor medewerkers en opslagtoegang strategisch aanvraagformulieren, toegangsprocedures voor projectbeheer/communicatie-apps, enzovoort, zodat de nieuwe leden aan de slag kunnen sneller.

U kunt ook keynote-video's uploaden op de website om te voorkomen dat u virtuele vergaderingen tussen belanghebbenden en nieuwe leden moet organiseren.

8. Trainingsmateriaal opslaan en distribueren

U kunt Google Drive gaan gebruiken voor de opslag en distributie van trainingsmateriaal. In plaats van handmatig updates van het cursuscurriculum of leermateriaal bij te houden, kunt u Google deze taak voor u laten automatiseren.

Maak een gedeelde Drive-ruimte op uw Google Drive-account en nodig de instructeurs uit om te bewerken en cursisten om de bronnen te bekijken. Wanneer een cursusleider wijzigingen aanbrengt in Documenten, Spreadsheets of Presentaties, stuurt Google een e-mailmelding naar alle deelnemers.

Uw instructeurs kunnen constructieve feedback geven op het nieuwe trainingsmateriaal, terwijl de cursisten altijd leren van de nieuwste bronnen.

9. Een team op afstand of op kantoor trainen

U kunt Google Meet gebruiken om het kantoor en het externe team te trainen. U hoeft dus niet te investeren in twee aparte trainers, aangezien één trainer alle cursisten kan aansturen via vergaderingen op afstand.

Gebruik de opnamefunctie van Google Meet om trainingssessies op te slaan en te verspreiden onder alle nieuwe deelnemers, zodat ze gemakkelijk thuis of op kantoor kunnen leren.

Gebruik tijdens livesessies Engelse bijschriften of vertaalde bijschriften in het Duits, Frans, Portugees en Spaans om tegemoet te komen aan uw meertalige personeelsbestand. Momenteel is deze functie alleen beschikbaar voor betalende abonnees van Google Meet.

De whiteboardfunctie van Google Meet is gewoon een virtuele vervanging van kantoorwhiteboards. Het maken van een whiteboard opent a Jamboard-sessie voor visuele samenwerking via mindmaps, stroomdiagrammen, workflows, enzovoort.

HR-beheer gemakkelijk gemaakt

Als u enkele of alle van de bovengenoemde methoden toepast in uw reguliere workflow voor het beheer van human resources, zult u een dramatische verandering in de kwaliteit en kwantiteit van het werk ervaren. Alle Google Workspace-apps zijn eenvoudig te integreren en populair onder de huidige digitale beroepsbevolking.

U kunt het voltooiingspercentage van taken van uw team versnellen door een vertrouwde werkruimte zoals Google te introduceren die de leercurve uit de workflow elimineert. Bovendien wordt toegang tot werkgerelateerde bestanden en gegevens moeiteloos omdat Google uw werk opslaat in Google Cloud.

11 tools die u als Google Cloud-expert moet gebruiken

Of u nu een Google Cloud Expert bent of dat wilt worden, deze elf tools zijn degene die u moet kennen om effectiever te werken.

Lees volgende

Over de auteur