5 tijdbesparende voordelen van het gebruik van projectbeheersoftware

Teamwerk laat de droom werken, behalve als het gaat om miscommunicatie. Bij het bespreken van een nieuw project kunnen te veel communiceren, te weinig communiceren en misverstanden veel tijd kosten.

Je hebt waarschijnlijk wat tijd besteed aan het zoeken naar stukjes informatie of bestanden die in onze inboxen, instant messengers of plaknotities van vergaderingen en telefoongesprekken staan.

Als u zich kunt identificeren, kunt u profiteren van het gebruik van projectbeheersoftware. In dit artikel nemen we u door een lijst met tijdbesparende voordelen die dit type software biedt, met voorbeelden van ClickUp, Notion en Asana. Zelfs als u alleen werkt, vindt u misschien enkele afhaalrestaurants.

1. Geen e-mails meer verzenden en zoeken

Dankzij projectbeheersoftware kunt u het verzenden van e-mails met opdrachten achterwege laten.

In plaats daarvan kunt u de kolom met toegewezen personen in uw ClickUp projectborden. Hiermee kunt u het eigendom van een project overdragen aan iemand anders.

Nadat u de projectbeschrijving, de vervaldatum en alle andere details die u wilt toevoegen, heeft toegevoegd, voeg eenvoudig uw collega toe aan deze kolom, en zij zullen een melding ontvangen of zien in hun to-do lijst.

Als u wilt dat meer dan één persoon eigenaar wordt van het project, kunt u een kolom met meerdere toegewezen personen inschakelen met ClickUp's ClickApps.

U heeft de mogelijkheid om dit in te schakelen bij het maken van uw werkruimte. Als je het echter later moet toevoegen, ga dan naar je profielavatar in de linkerbenedenhoek en klik erop om het te vinden KlikApps in de menukaart.

Blader vanaf daar door de opties om te vinden Meerdere toegewezen personen, schakel het in en vink het aan voor de werkruimte waarin u het wilt gebruiken.

De toegewezen kolom is voor degenen die actie ondernemen op een project. Als je iemand in het project een CC wilt geven, voeg je diegene toe als kijker door op het oogsymbool in de rechterbovenhoek van de taakkaart te klikken.

Verwant: Begrip vs. Evernote: welke is geschikt voor jou?

Nu zijn toegewezen personen en kijkers op de hoogte voor latere updates, inclusief de persoon die de taak heeft gemaakt - en niemand hoeft door een e-mail van 50 threads lang te scrollen voor details.

2. Minder onnodige vergaderingen

Als je ooit iemand hebt horen zeggen dat een vergadering een e-mail kan zijn, kan het ook een pagina in Notion zijn.

In plaats van bij elkaar te kruipen of een brainstormsessie te houden voor kleinere projecten en ideeën, maak je een nieuwe pagina en werk je binnen samen.

Als Notion nieuw voor je is, is de Teamtaken sjabloon helpt u op weg. Een nieuwe pagina maken in de bord uitzicht van deze sjabloon, klikt u op de knop Toevoegen onder aan uw kolom. Als je wilt: lijstweergave, voeg eenvoudig een nieuwe regel toe aan uw lijst.

Voordat je je teamgenoten toevoegt, vul je de eigenschappen in, zoals de vervaldatum en prioriteit, evenals de details en ideeën die je hebt. Voeg een prompt toe voor uw collega's om hun gedachten en suggesties toe te voegen, en voeg ze vervolgens toe als toegewezen personen.

Je kunt deze eigenschap ook teamgenoten noemen als je liever iets neutralers hebt.

De voorbeeldafbeelding gebruikt een toelichting om het doel van de pagina te laten opvallen. Hieronder kan iedereen informatie toevoegen met behulp van tekst, kopteksten, afbeeldingen, bijlagen, links en vele andere handige opdrachten.

Als u of een collega per ongeluk iets zinvols verwijdert, kunt u eerdere versies van de pagina bekijken door op het klokpictogram in de rechterbovenhoek te klikken.

3. Het is niet nodig om het project meerdere keren uit te leggen

U hebt niet te veel kolommen of eigenschappen nodig om ervoor te zorgen dat uw opdrachtdetails duidelijk en consistent zijn. In feite kunt u waarschijnlijk wegkomen door alleen de toegewezen persoon, vervaldatum en prioriteit te gebruiken.

Verwant: Creatieve manieren om het meeste uit Asana te halen

Voordat u uw collega's als toegewezen personen of medewerkers toevoegt aan een taak in uw projectbeheer software, vul de informatie in elke kolom in en open de kaart of pagina van de taak om de Beschrijving.

Zo ziet dat eruit met een eenvoudige lay-out in de gratis versie van Asana.

Dankzij de duidelijke lay-out en labels weet iedereen wie een toegewezen persoon of medewerker is zodra je ze hebt toegevoegd. Ze hebben ook duidelijke instructies over wanneer de vervaldatum is, het prioriteitsniveau van de taak en aan welk project of gedeelte de taak bijdraagt, naast de details.

4. U vermijdt het beantwoorden van dezelfde vraag bij herhalen

Als iemand via Slack of een e-mail om opheldering vraagt, heeft niet iedereen toegang tot het antwoord. Als ze erom vragen in het commentaargedeelte van de respectieve taak in uw projectbeheersoftware, zal iedereen het zien.

Hier is een voorbeeld van het gebruik van ClickUp.

Wat uitstekend is aan de opmerkingen van ClickUp, is dat ze allemaal een nieuwe thread maken. Als u twee vragen ontvangt, kunt u deze afzonderlijk beantwoorden door te selecteren antwoord onder de opmerking. U kunt ook iemand aan de vraag toewijzen als u denkt dat deze een beter antwoord heeft.

De publieke vraag en antwoord moeten voorkomen dat dezelfde vragen opduiken. Maar als je de vraag opnieuw krijgt, en het is geen snel antwoord, kun je je collega in de goede richting wijzen door ze ook aan het antwoord toe te wijzen.

5. Veel minder anderen achtervolgen voor hun werk of bestanden zoeken

Omdat projectbeheersoftware samenwerking bevordert, beschikt u over tal van hulpmiddelen om met uw collega's te communiceren. Als je een snelle statusupdate wilt, hoef je ze alleen maar in een opmerking te taggen, in Notion. U kunt dit doen met behulp van een op teken (@) en hun naam op te halen in de zoekbalk.

U hoeft ook niet door e-mails te bladeren of uw collega's te vragen u een document te e-mailen, aangezien zij deze rechtstreeks in de kopie van de projectpagina kunnen toevoegen. Als u echter wilt dat documenten elke keer op dezelfde plaats verschijnen, kunt u een documentkolom toevoegen aan uw projectbordpagina.

Een documentkolom doet wonderen als je een teamgenoot hebt die berucht is omdat hij je vraagt ​​een bestand opnieuw te verzenden telkens wanneer ze het uit het oog verliezen. Je kunt ze vriendelijk vertellen dat het daar in het projectbord staat als ze het weer uit het oog verliezen.

Verhoog uw productiviteit met projectbeheersoftware

Teamwerk is leuk, vooral als een project goed loopt. Door uw taken in projectbeheersoftware te beheren, kunt u wrijving helpen verminderen en u en uw collega's veel tijd besparen door alles op één plek georganiseerd te houden.

Zelfs als u alleen werkt, profiteert u nog steeds van het feit dat u weet waar u alle details en documenten kunt vinden die u nodig hebt. Welke software je kiest, is aan jou. Met veel uitstekende beschikbare opties, is de kans groot dat u er een vindt die bij u en uw team past.

Notion, ClickUp en Asana zijn allemaal geweldige keuzes als u op zoek bent naar enkele suggesties om te beginnen.

ClickUp vs. Asana: wat is beter voor projectbeheer?

Er zijn veel opties voor projectbeheersoftware, hier zijn enkele tips om u te helpen kiezen tussen Asana en ClickUp.

Lees volgende

Over de auteur