De vier pijlers van productiviteit beheren: tips en hulpmiddelen om te gebruiken

Productiviteit is essentieel voor succes op elk gebied. Aangezien we het grootste deel van onze tijd op het werk doorbrengen, lijkt het logisch dat we er alles aan doen om het zo efficiënt mogelijk te maken.

Productiviteit is echter niet voor iedereen vanzelfsprekend. In feite is het een vaardigheid die je kunt aanscherpen door te oefenen. Dit is waarschijnlijk de reden waarom je talloze productiviteitsboeken hebt gelezen en verschillende hacks en methoden hebt geprobeerd.

In dit artikel introduceren we een raamwerk dat de basisprincipes van productiviteit omvat.

De vier pijlers van productiviteit

De vier pijlers van productiviteit zijn tijd, energie, concentratie en kennis: laten we het het TECK-raamwerk noemen. Hoewel dit raamwerk niet alle productiviteitshacks of -systemen dekt, omvat het de meeste kritieke aspecten die u onmiddellijk kunt gaan beheren.

Het is van vitaal belang dat u alle vier de elementen tegelijkertijd beheert en optimaliseert om uw productiviteit te maximaliseren. Dat komt omdat ze allemaal in een symbiotische relatie met elkaar werken.

Dus wanneer u worstelt met productiviteit, kunt u het probleem snel oplossen door uit te zoeken welke pijler uit balans is. Als je bijvoorbeeld de tijd, energie en concentratie hebt om aan een project te werken, maar niet weet hoe je het moet aanpakken of als je geen toegang hebt tot cruciale informatie, kun je geen maximale productiviteit bereiken.

Daarom kunt u beginnen met het opbouwen van uw kennis en zoveel mogelijk leren over het project om uw productiviteit te verhogen. Als je ze alle vier goed beheert, zal je productiviteit omhoogschieten.

Laten we elke pijler in meer detail onderzoeken, met tools en technieken om u te helpen ze te beheren:

1. Tijdsbeheer

Timemanagement is ongetwijfeld een van de essentiële gebieden van productiviteit. Dit komt omdat je maar zo veel tijd in de dag hebt, en het is belangrijk dat je het goed besteedt.

Gemiddeld werken mensen 8 uur per dag. Hoewel je misschien vaak klaagt dat je niet genoeg tijd hebt, is dat best veel tijd om je meest essentiële taken uit te voeren. Als je je taken prioriteert en goed plant, zul je zien dat je alle tijd hebt om productief te zijn.

Dus, hoe kun je dat doen?

U kunt uw tijd beter beheren door gebruik maken van uw prime biologische tijd of chronotype, of het gebruik van tijdmanagementmethoden zoals timeboxing en de Pomodoro-techniek.

• Timeboxing: Het idee met timeboxing is dat je een bepaalde hoeveelheid tijd uittrekt om aan iets te werken. Je stopt dan met werken als de tijd om is, zelfs als je de taak niet hebt voltooid of je mijlpalen niet hebt bereikt. Dit is slechts een techniek om u te helpen op koers te blijven en het meeste uit uw tijd te halen.
• De Pomodoro-techniek: De Pomodoro-techniek bestaat voornamelijk uit werken in blokken van 25 minuten, gevolgd door korte pauzes van 5 minuten. Na elke vier cycli neem je een langere pauze van 15-20 minuten.

Deze technieken zijn geweldige manieren om op schema te blijven en je kunt ze toepassen, of je nu freelancer bent of op kantoor werkt. U hoeft alleen maar degene te vinden die het beste bij u past. U kunt ook tijdbeheertools gebruiken zoals: Pomodone, Wisselen, of Tijdig.

2. Energie

Energie is een andere cruciale pijler in het productiviteitskader omdat het uw prestaties kan helpen of belemmeren, afhankelijk van hoe goed u het beheert.

Het kan zijn dat u vaak merkt dat u niet op piekcapaciteit werkt, wat uw productiviteit kan beïnvloeden. Dat komt omdat, zelfs als u uw tijd effectief kunt beheren, u niet veel zult kunnen doen als u uitgeput bent. Omgekeerd geldt: hoe meer energie je hebt, hoe minder tijd je nodig hebt om geweldige resultaten te behalen.

U kunt uw energieniveaus beter beheren door te begrijpen wat ze afvoert of stimuleert. Als u deze factoren begrijpt, heeft u een voordeel bij het plannen van uw dag en het efficiënter beheren van uw tijd.

Laten we dus enkele manieren onderzoeken om uw energie een boost te geven:

• Gebruik slaapbeheer-apps: Voldoende goede slaap krijgen is nauw verbonden met een hoog energieniveau. U moet streven naar minimaal 7 uur slaap per nacht en ervoor zorgen dat uw slaapomgeving bevorderlijk is voor hoogwaardige rust. U kunt digitale oplossingen gebruiken zoals: Slaap als Android, Noisli, of pzizz.

• Goede voeding: Het verkrijgen van voldoende voedingsstoffen uit voedsel is een andere uitstekende manier om uw energieniveau gedurende de dag te verhogen. Het eten van fruit, groenten en gezonde snacks geeft je genoeg energie om op volle kracht te werken. Je kunt gebruiken deze voedsel-apps om gezond eten gemakkelijk te maken.

• Oefening: Door regelmatig te trainen, kunt u uw energieniveau verhogen. Bovendien vermindert lichaamsbeweging ook stress, verhoogt het de bloedtoevoer naar de hersenen en verbetert het de plasticiteit van de hersenen. Het belangrijkste is dat het een geweldige manier is om je energie gedurende de dag op peil te houden. Als u op zoek bent naar een praktische fitnesspartner, kunt u vertrouwen op Past op.

• Motivatie: Een sterke motivatie hebben voor wat je doet is een andere geweldige manier om je energiek te voelen en meer te bereiken. Als je je dag met voldoende motivatie begint, is er geen houden meer aan als het gaat om productief zijn. Dat gezegd hebbende, je zult moeten manieren vinden om uw motivatie te vergroten om meer gedaan te krijgen.

3. Concentratie

Laten we er dus vanuit gaan dat je genoeg tijd en energie hebt, maar dat je wordt gebombardeerd met afleidingen en onderbrekingen. Welnu, het is duidelijk dat dit een negatieve invloed zal hebben op uw productiviteit.

Concentratie is de derde pijler van productiviteit en verwijst naar je vermogen om je te concentreren op wat je op dat moment doet zonder ten prooi te vallen aan afleiding.

Volgens een studie van de University of California, Irvine, duurt het gemiddeld 23 minuten voordat iemand hersteld is van een afleiding en weer productief aan het werk kan. Wanneer meerdere taken om uw aandacht strijden, kan het buitengewoon moeilijk zijn om u te concentreren op wat u aan het doen bent.

Dus, hoe kun je je focus verbeteren?

• Vermijd multitasken: Multitasking is om vele redenen al lang ontmoedigd. Het verstoort je focus, beperkt je vermogen om tijd goed te beheren en veroorzaakt stress. Als je veel op je bord hebt, is het essentieel om manieren te vinden om je werk beter beheersbaar te maken, zoals single-tasking beheersen om uw productiviteit te verbeteren.

• Oefen Mindfullness: Het beoefenen van mindfulness stelt je in staat om in het moment te blijven. Dit betekent dat je in staat bent om afleiding af te sluiten en je te concentreren op de taak die voor je ligt. Mindfullness kan je ook helpen vermijd context-switching, waardoor het voor u gemakkelijker wordt om uw aandachtsspanne te verbeteren. U kunt tools gebruiken zoals: Inzichttimer of hoofdruimte.

• Verbeter uw werkomgeving: Er zijn verschillende manieren om uw werkomgeving te verbeteren om te profiteren van een betere focus. Zorg er allereerst voor dat je in een rustige omgeving werkt. Het is ook van vitaal belang om pop-ups van meldingen te beperken en een opgeruimd werkstation te hebben.

Last but not least, je kunt overwegen om apps te gebruiken om afleiding te vermijden, zoals Focus-booster en Vrijheid.

4. Kennis

Ons vermogen om taken uit te voeren wordt gevoed door energie, maar kennis vertelt ons hoe we die energie kunnen gebruiken. U zult moeite hebben om de klus te klaren zonder te weten hoe u het moet doen of de juiste hulpmiddelen om te gebruiken.

Dat komt omdat er veel manieren zijn om tot hetzelfde resultaat te komen of een taak te voltooien. Het zou u bijvoorbeeld meer tijd en energie kosten om uw tuin met een grasschaar te trimmen dan met een grasmaaier.

Het is dus essentieel om de best practices en tools te kennen voor alles wat u moet bereiken. Dat gezegd hebbende, zou je jezelf kunnen uitdagen om continu te onderzoeken hoe je je werk doet en hoe je het efficiënter zou kunnen doen.

Er zijn veel manieren waarop u uw professionele expertise kunt vergroten. Als je een bijzonder uitdagende taak of nieuw project tegenkomt, zoek dan naar tutorials, walkthroughs en de juiste tools op platforms zoals YouTube of relevante online forums, communities en websites.

Je kunt je ook inschrijven voor een online cursus via sites als Coursera, Vaardigheidsdeling, en Udemy om je vaardigheden te verfijnen. Een interne wiki maken in uw organisatie kan ook een geweldige manier zijn om betere toegang tot informatie te bieden.

Bereik maximale productiviteit met het TECK Framework

Door deze vier pijlers te beheren en te optimaliseren, bent u op weg om productiever te zijn. De kans is groot dat je van nature uitblinkt op sommige gebieden en worstelt met andere.

Zodra u uw zwakste pijler hebt geïdentificeerd, kunt u de bovenstaande strategieën en hulpmiddelen gebruiken om deze sterker te maken. En als ze allemaal sterk zijn, zullen ze samenwerken en uw workflow veel productiever maken.

5 manieren om de productiviteit te verhogen en meer te doen in minder tijd

Wilt u uw productiviteit verhogen en meer doen in minder tijd? Hier zijn enkele effectieve manieren die u kunt gebruiken.

Lees volgende

Over de auteur