De 5 beste samenwerkingstools voor documenten voor werken op afstand

Met de opkomst van de thuiswerkcultuur, zijn teams sterk afhankelijk van samenwerkingstools om op afstand te blijven werken. Er zijn verschillende tools beschikbaar om teams op afstand te beheren, hun voortgang bij te houden, virtuele bijeenkomsten te organiseren en verbonden te blijven om hen te helpen productief te blijven.

Op dezelfde manier neemt documentsamenwerking een even belangrijke plaats in voor effectieve communicatie. Om het maken, delen en samenwerken van documenten meer gestroomlijnd te maken, zijn hier enkele van de beste tools voor documentsamenwerking die u zou moeten proberen.

Voor documentsamenwerking is Google Docs de beste keuze. Het helpt om het samenwerkingsspel voor te blijven zonder een cent te kosten. Het elimineert frustraties van zowel afzender als ontvanger door unieke links toe te wijzen aan elk document en gebruikers deze naadloos met één klik te laten delen.

Met de functie voor gezamenlijk delen van documenten van Google Documenten kunnen meerdere gebruikers hetzelfde document bewerken, volg en accepteer suggesties en zie de wijzigingen in realtime gesynchroniseerd om op de hoogte te blijven van het laatste nieuws versie. Bovendien kunnen redacteuren realtime opmerkingen en suggesties toevoegen.

VERWANT: Toestemmingen verlenen en beperken in Google Documenten

Als documenteigenaar kunt u de bewerkingsrechten aanpassen aan uw behoeften. Je kunt mensen toevoegen zoals redacteuren of kijkers met hun e-mailadres. U kunt het document ook instellen op "Alleen weergeven" of "Beperkt", zodat alleen mensen met e-mail-ID's van hetzelfde domein er toegang toe hebben. Bovendien kunt u bepalen wie uw document met andere teamleden kan delen.

De meeste mensen ondervinden echter één probleem bij het gebruik van Google Documenten. Gebruikers zijn niet op de hoogte van de opties voor het delen van uitnodigingen en het delen van links in Google Documenten. De ontvanger kan het ontvangen document downloaden, bewerken en e-mailen als hij niet weet hoe hij moet samenwerken in Google Documenten. Daarom, als het de eerste keer is dat ze het gebruiken, moet je ze misschien een beetje opvoeden.

Notion geeft u volledige controle over het delen van documenten. Hiermee kunt u eenvoudig bepalen wie uw Notion-pagina's kan bewerken, bekijken, erop reageren of delen. Documenten kunnen met één persoon of met een heel team tegelijk worden gedeeld.

Bij het delen van groepen kunt u beperken wie toegang heeft tot documenten, of dit nu het hele team is of slechts enkele leden van de hele groep. U kunt bijvoorbeeld uw plaatsvervangende redacteuren in één groep plaatsen en hen met één klik bewerkingstoegang geven tot vertrouwelijke informatie. Of u kunt een paar editors bewerkingsrechten geven terwijl u het document nog steeds deelt met de hele bewerkingsgroep.

VERWANT: Essentiële tips en trucs om met Notion aan de slag te gaan

In de linkerzijbalk houdt Notion uw privé- en gedeelde pagina's bij. Als gevolg hiervan kunt u pagina's snel van de ene sectie naar de andere slepen en neerzetten terwijl u de toegangsrechten instelt om overeen te komen met die welke al zijn ingesteld in de privépaginasectie. Dezelfde toegangsrechten zijn van toepassing op het nesten van pagina's, maar u kunt deze later desgewenst wijzigen.

Een beheerder heeft ook het recht om de documentmachtigingen van een reeds gedeeld document te wijzigen in een paar leden van de uitgenodigde groep of om iemand te verwijderen die er toegang toe heeft. Als u de machtigingen voor bewerken verknoeit, hoeft u alleen maar op Herstellen te drukken. Daarom is Notion een goede keuze voor kleine teams met een dergelijke controle over het delen van documenten.

Notion kan worden geïntegreerd met Slack, Google Drive, Trello, Mailchimp en vele andere services voor het eenvoudig delen van documenten. Het gratis abonnement heeft beperkingen, zoals het aantal gasten dat u kunt uitnodigen en het bijhouden van geschiedenissen. Overweeg om te upgraden naar het betaalde abonnement om maximaal voordeel te behalen. Bekijk de Notion-prijzenpagina voor meer details.

Met Zoho Writer kunnen gebruikers ook naadloos documenten delen voor samenwerking, vergelijkbaar met Google Documenten. Het is supereenvoudig om documenten met uw team te delen voor beoordelingen terwijl ze in realtime commentaar kunnen geven op de bestanden. Wanneer u uw suggesties in de opmerkingen achterlaat, weet uw team wat het moet bewerken en kan het snel actie ondernemen.

U kunt zelfs praten over uw voortgang terwijl u aan het werk bent. Als eigenaar van het document kunt u de schakelaar voor het bijhouden van wijzigingen inschakelen, zodat elke wijziging die vanaf nu in het document wordt aangebracht, gemakkelijk opnieuw kan worden gecontroleerd. Bovendien kunt u met Zoho Writer documenten ook extern delen met klanten die zich niet in uw werkruimte bevinden.

Documenten worden opgeslagen in een overzichtelijke cloudbibliotheek en zijn snel doorzoekbaar en terug te vinden. Bovendien integreer je Zoho Writer eenvoudig met applicaties als Google Drive, Dropbox, Evernote en Zoho Mail. Bovendien heeft Zoho Writer een professionele interface en geen steile leercurve. Je zult er dus geen moeite mee hebben om eraan te wennen.

VERWANT: Zoho Schrijver vs. Google Docs & Microsoft Word Online: is het tijd om over te stappen?

Als het gaat om prijzen, is de Zoho Writer gratis te gebruiken voor particulieren. Als u echter wilt genieten van extra voordelen, zoals extra ruimte of wachtwoordbeveiliging, moet u voor de betaalde abonnementen gaan. Controleer de Zoho Docs prijspagina voor meer details.

Enkele van de handige functies die u kunt gebruiken met Zoho Writer zijn:

1. Realtime documentopslag.
2. Gevoelige gegevens vergrendelen.
3. AI-aangedreven schrijfassistent.
4. Artikelen inplannen of direct publiceren op WordPress.
5. Werkt ook offline.

ClickUp Docs is een andere zeer efficiënte tool voor het op afstand delen van documenten. Dankzij de geweldige samenwerkingsinterface, boordevol functies, kan iedereen in de Workspace tegelijkertijd samenwerken, bewerken en aan taken werken.

Het maakt gezamenlijke bewerking mogelijk in de stijl van Google Documenten. U kunt de cursor zien bewegen wanneer iemand een document aan het bewerken is, waarbij hun naam boven de cursor wordt weergegeven. Door op het gele verrekijkerpictogram te klikken, kunt u ook zien wie uw werk bekijkt.

Bovendien worden wijzigingen in realtime op alle apparaten gesynchroniseerd om ervoor te zorgen dat elk teamlid toegang heeft tot de nieuwste documentversie. Terwijl u documenten deelt met uw team, heeft u de flexibiliteit om sommige documenten privé te houden, terwijl andere voor iedereen toegankelijk zijn.

Door uw documenten te beschermen, kunt u bovendien voorkomen dat specifieke teamleden toegang krijgen tot die documenten zonder uw toestemming te vragen. Nesten is een van de unieke kenmerken van ClickUp. Hiermee kunt u pagina's in een document groeperen en met de functie Relaties kunt u gerelateerde pagina's binnen het document koppelen.

U kunt uw werk ook importeren vanuit andere toepassingen, waaronder Evernote, Google Docs en zelfs Microsoft Word-documenten. Als u op zoek bent naar een zeer responsieve tool voor samenwerking aan documenten, moet u ClickUp eens proberen.

Het Dropbox Paper-platform is een andere geavanceerde samenwerkingsoptie voor documenten die beschikbaar is voor teams op afstand. Hiermee kunt u documenten naadloos delen met teamleden terwijl u hen toegang geeft tot het document via e-mailadressen.

Door taken toe te wijzen aan uw teamleden met slechts een paar klikken en direct een deadline ernaast te creëren, blijft iedereen op de hoogte. Daarnaast kunt u uw vergaderingen plannen door de agenda-afspraken in het gedeelde document te koppelen.

VERWANT: Probeer deze beste functies van Dropbox Paper

Als medewerker kunt u snel ontdekken welke taken aan u zijn toegewezen per document of per document, en navigeren door taken die aan anderen zijn toegewezen en taken die al zijn voltooid. Bovendien ondersteunt Dropbox Paper, in tegenstelling tot Google Docs, het delen van multimediabestanden, waardoor samenwerking aantrekkelijker wordt.

Daarnaast kun je met Dropbox Paper Microsoft Word-, Excel- en PowerPoint-documenten importeren en Google Docs-, Spreadsheets- en Slides-documenten koppelen. Dus als je op zoek bent naar een functierijke samenwerkingstool voor je team, probeer dan Dropbox Paper eens.

Breng uw documentsamenwerking naar een hoger niveau

Document Collaboration bestaat al tientallen jaren. Geef de tools in de lijst een kans om documentsamenwerking met uw team naar een hoger niveau te tillen. Om te bepalen welke tool het beste is voor het team, moet u het door hen laten uitvoeren en de oplossing kiezen die past bij de vereisten van het team.

Heeft u teamleden in verschillende delen van de wereld? Het opzetten van een belangrijke vergadering zou ongetwijfeld een uitdaging zijn als je de tijdzone niet kent. Zo ja, bekijk dan tijdzoneconverters om uw werk gemakkelijker te maken.

De 10 beste tijdzone-omzetters voor wereldwijde teams op afstand

Moet je werken met mensen uit een andere tijdzone? Gebruik tijdzoneconversietools voor tijdige samenwerking.

Lees volgende

Over de auteur