5 tools om communicatie-uitdagingen voor teams op afstand te overwinnen

Communicatie op de werkplek evolueert snel, vooral met de opkomst van werken op afstand en hybride werk. Hoewel er veel te winnen valt bij deze nieuwe manieren van werken, zoals het aanboren van een talentenpool die niet wordt beperkt door locatie, brengen ze ook nieuwe communicatie-uitdagingen met zich mee.

U haalt niet het maximale uit uw externe team zonder deze hindernissen te overwinnen. In dit artikel bespreken we enkele hulpmiddelen die u kunnen helpen de communicatiewielen op uw externe werkplek te smeren.

1. Google Meet om miscommunicatie te overwinnen

Wanneer teamleden op de werkplek elkaar niet kunnen verstaan ​​vanwege: miscommunicatie, hun samenwerking en productiviteit lijden, omdat het onmogelijk wordt om in te trekken dezelfde richting. Miscommunicatie is vooral uitgesproken op afgelegen werkplekken omdat de interactie voornamelijk gebaseerd is op schriftelijke berichten, verstoken van essentiële communicatiesignalen zoals stemgeluid, volume, gezichtsuitdrukkingen, gebaren en meer.

Dus, hoe kun je deze uitdaging overwinnen?

Om voor de hand liggende redenen is persoonlijke interactie misschien geen optie. U kunt echter gebruikmaken van hulpprogramma's voor videoconferenties zoals Google Meet om de kwaliteit van: communicatie of wanneer er kans is op misverstanden, bijvoorbeeld het aanspreken van gevoelige zaken.

Virtuele vergaderingen zijn een geweldige oplossing om de uitdagingen aan te gaan waarmee teams op afstand met fysieke beperkingen worden geconfronteerd. Google Meet is een gratis, gebruiksvriendelijke tool voor videoconferenties waarmee u deelnemers van over de hele wereld bij elkaar kunt brengen. Ga gewoon naar de Google Meet-website, log in op uw Google-account, klik op Nieuwe vergadering om te beginnen en er wordt een vergaderingslink gegenereerd die u met anderen kunt delen om deel te nemen aan de discussie.

U kunt het verhogen door te betalen voor een Google Workspace-bedrijfsplan dat omvat andere apps zoals Gmail, Google Docs, Google Drive, Google Agenda en meer.

2. Twist om onderbrekingen door realtime communicatie te vermijden

In het tijdperk van werken op afstand betekent online zijn niet per se dat je beschikbaar bent. Dat komt omdat de wildgroei aan meldingen van communicatietools en de verwachting van onmiddellijke reacties de workflow kunnen verstoren.

Het is voor telewerkers steeds moeilijker geworden om zich op hun werk te concentreren, omdat ze de hele dag door voortdurend worden onderbroken door e-mails of sms'jes, wat leidt tot contextwisseling en lagere productiviteit. Maar het gaat niet alleen om afnemende werkprestaties; realtime communicatie kan ook leiden tot: burn-out thuiswerken.

Om een ​​oplossing te vinden, kun je proberen de "don't break the flow"-filosofie van Twist toe te passen, een asynchroon communicatieplatform, om uw team op afstand te helpen samenwerken zonder de druk om tegelijkertijd beschikbaar te zijn tijd.

Met Twist kun je je inbox organiseren in doorzoekbare discussielijnen, je meldingen volledig aanpassen, kanalen (groepen) maken op basis van specifieke onderwerpen, afdelingen, projecten en meer. Met Twist kun je ook andere digitale oplossingen van derden die je misschien gebruikt, waaronder Asana, Calendly, Zapier en meer, integreren om al je workflows op één plek te brengen.

Al met al streeft Twist ernaar om permanente communicatie te elimineren, zodat u uw productieve uren kunt gebruiken voor diepgaand werk.

3. Officevibe Omgaan met het gebrek aan feedback

Medewerkers zich gewaardeerd laten voelen is een cruciale factor in het succes van uw organisatie. Betrokken medewerkers zijn productiever en hun algehele tevredenheid draagt ​​bij aan een positieve werkomgeving.

Een gezonde werkcultuur die feedback aanmoedigt en een omgeving creëert waarin iedereen zich veilig voelt om zorgen of uitdagingen te uiten, kan echter moeilijk te cultiveren zijn op afgelegen werkplekken. U kunt dit wijzigen door gebruik te maken van Officevibe.

Officevibe is een gebruiksvriendelijke softwareoplossing voor betrokkenheid waarmee u pulscontrole-enquêtes kunt uitvoeren voor realtime feedback. Deze tool doet het zware werk voor u door het proces van het verzenden van wekelijkse enquêtes te automatiseren en werknemers in staat te stellen anoniem te reageren. Het biedt vervolgens gedetailleerde rapporten die u waardevolle inzichten geven in het welzijn van uw team, zodat u snel kunt reageren op problemen die aandacht behoeven.

Officevibe stelt u in staat om een ​​positieve cultuur van werken op afstand te creëren waarin werknemers zich meer betrokken en in staat voelen om hun problemen te delen, waardoor u betere resultaten kunt behalen.

4. Donut om het gebrek aan zinvolle gesprekken te overwinnen

Werknemers die op kantoor werken, hebben veel mogelijkheden om zinvolle interacties met hun collega's te hebben, maar telewerkers zijn verstoken van deze informele interacties en discussies, waardoor ze zich buitengesloten en geïsoleerd kunnen voelen.

Het ontbreken van die schijnbaar onbelangrijke waterkoeler chats kan uw externe bedrijfscultuur en productiviteit schaden. Om dit probleem te verhelpen en uw externe werkomgeving te verbeteren, kunt u Donut gebruiken.

Donut is een tool waarmee uw externe werkplek zinvolle verbindingen kan maken vanuit uw Slack-werkruimte. Voeg Donut toe aan een Slack-kanaal (groep) om automatisch collega's te koppelen voor virtuele koffie, post ijsbrekers vragen en nieuwe medewerkers kennis laten maken met onboarding-vrienden om kameraadschap te bevorderen en samenwerking.

Donut verbetert de teamcommunicatie op afstand door informele interacties aan te moedigen die vertrouwen opbouwen, zodat u een meer inclusieve werkruimte kunt hebben.

5. Tettra om overcommunicatie te beknotten

Een ander neveneffect van werken op afstand is overcommunicatie. Hier zijn veel redenen voor. Een daarvan is dat het gebruik van te veel communicatie- en samenwerkingstools tegelijkertijd het moeilijker kan maken om alles bij te houden. Wanneer dit gebeurt, kunnen uw mensen hun toevlucht nemen tot het verzenden van meer berichten op zoek naar antwoorden.

Deze communicatiespiraal kan organisatorische chaos veroorzaken wanneer deze niet effectief wordt aangepakt. U kunt dit voorkomen door Tettra te gebruiken om uw interne wiki van het bedrijf.

Met Tettra kunt u een kennisbank creëren waar uw team naar kan verwijzen als ze antwoorden nodig hebben. Het bevat gebruiksvriendelijke bewerkingstools, zodat zelfs niet-technische medewerkers bedrijfsdocumentatie kunnen maken, bewerken en controleren. Tettra heeft ook robuuste zoekfuncties waarmee u de informatie kunt vinden die u nodig hebt wanneer u die nodig hebt.

Door uw medewerkers te helpen snel antwoorden te vinden zonder meer berichten te sturen, elimineert Tettra de constant gedoe met zoeken naar e-mails of Slack-berichten die anders uw productiviteit.

Bouw een productiever personeelsbestand op afstand op door deze uitdagingen te overwinnen

Effectieve communicatie op afgelegen werkplekken is te belangrijk om te negeren. Als u op zoek bent naar manieren om uw bedrijfscultuur op afstand te verbeteren, profiteer dan van de hierboven beschreven tools om veelvoorkomende communicatieproblemen te overwinnen.

Gebruik deze oplossingen om een ​​werkplek op afstand te bouwen waar iedereen zich gehoord en gewaardeerd voelt. Met betere communicatie kunt u sterkere en productievere teams bouwen.

Hoe u de overbelasting van samenwerking op uw werkplek kunt overwinnen?

Samenwerking is essentieel op de werkvloer, maar te veel kan slecht voor je zijn. Hier leest u hoe u dat kunt oplossen.

Lees volgende

Over de auteur