Eenvoudig een project plannen met Dropbox Paper

Projectplanning kan vervelend en overweldigend zijn, vooral wanneer uw hele team moet samenwerken aan afzonderlijke taken, brainstormsessies en meer.

Gelukkig zijn er technische hulpmiddelen die het projectplanningsproces kunnen vereenvoudigen. En het beste van alles is dat sommige ervan gratis zijn. Dropbox Paper is een gratis tool voor het maken en bewerken van documenten die wordt aangeboden via Dropbox. Het enige dat je nodig hebt, is een Dropbox-account.

Projecten plannen met Dropbox Paper

Dropbox-papier beschikt over alle tools die je nodig hebt om gemakkelijk en snel projecten te plannen. U kunt bijvoorbeeld de tijdlijntool gebruiken om datums voor taken in te stellen en om visualiseer uw hele project.

U kunt ook takenlijsten maken en specifieke teamleden taggen die verantwoordelijk zijn voor elke taak. Het beste gedeelte? U kunt dit allemaal in één document doen, zodat u gemakkelijk alle details kunt bijhouden.

Dropbox Paper is brainstormvriendelijk

Voordat we erin duiken, willen we dit delen: je hoeft niet je hele project door te hebben voordat je deze tools gebruikt. Ook wilt u misschien

meer informatie over wat Dropbox Paper eigenlijk is.

Het is gemakkelijk om met uw team samen te werken om te brainstormen over projecten terwijl u ze plant. Alle leden van je team kunnen tegelijkertijd Dropbox Paper-documenten bekijken en bewerken.

Tijdlijnen ontwikkelen met behulp van de projecttijdlijn

Laten we eerst een basisprojecttijdlijn maken. Open een nieuw Dropbox Paper-document en geef het een naam volgens uw project. Volg dan deze stappen:

1. Onder aan je document zie je de Dropbox Paper-werkbalk. Selecteer het tijdlijnpictogram, dat eruitziet als een miniatuurkalender.
2. Je tijdlijn verschijnt. Selecteer vervolgens de pijl naast 2 weken om de lengte van uw project te kiezen.

Mijlpalen instellen

De volgende stap is het instellen van de projectmijlpalen die u uw team in de loop van het project wilt laten voltooien. Om dit te doen:

1. Plaats de muisaanwijzer op de datum en a Vlagpictogram zal verschijnen. Selecteer het.
2. Geef je mijlpaal een naam.

Als u een mijlpaal onjuist invoert of er gewoon een wilt verwijderen, klikt u op de mijlpaal in de tijdlijn en selecteert u het prullenbakpictogram.

Taken toevoegen

Met al uw mijlpalen ingevoerd, wilt u nu specifieke taken doornemen en toevoegen op de vervaldatum. Dit zijn de taken die u moet voltooien om elke mijlpaal te bereiken.

1. Plaats de muisaanwijzer op de lege ruimte onder elke datum om een ​​grijs gebied te laten verschijnen. Selecteer het om de. te openen Nieuw item venster.
2. Voer uw taaknaam in en voeg indien nodig een beschrijving van de taak toe.
3. Wijs de taak toe door de te selecteren Pictogram toewijzen (het lichaam met een cirkel eromheen).

Als u de aandacht op specifieke taken wilt vestigen, kunt u ze een kleurcode geven door de Paletpictogram in de rechterbovenhoek van het venster. U kunt taken met een hoge prioriteit bijvoorbeeld rood kleuren.

Taken organiseren met behulp van de takenlijst

Als u de tijdlijn wilt verlaten, kunt u de tool To-Do List gebruiken. Of u kunt de takenlijst met de tijdlijntool gebruiken om projecttaken verder te organiseren.

U kunt bijvoorbeeld belangrijke mijlpalen in de tijdlijn plaatsen en uw taken met datums in de takenlijst. Wanneer taken zijn voltooid, vinkt u eenvoudig het vakje naast de taak aan.

Een takenlijst opstellen:

1. Selecteer de Pictogram Takenlijst (die eruitziet als een vinkje) in de werkbalk onder aan het scherm.
2. Voer de naam van uw taak in.
3. Selecteer de datum en voer een datum in.
4. Als u de taak aan iemand in uw team wilt toewijzen, selecteert u de Pictogram toewijzen en voer hun naam of e-mailadres in.

Dat is het! Als u opmerkingen over specifieke taken wilt maken, kunt u dit doen door de Commentaar icoon (die eruitziet als een tekstballon) naast de taak.

Extra functies voor projectplanning

Nadat u uw projecttijdlijn en uw takenlijst heeft ingevuld, bent u goed op weg om het perfecte project te plannen. Als u uw projectplanning nog verder wilt uitbreiden, volgen hier enkele extra functies die nuttig kunnen zijn.

Document taggen

Heeft u meerdere documenten voor elk project waaraan u werkt? Dit kan snel verwarrend en frustrerend worden voor je team. De eenvoudigste manier om uw projectdocumenten te ordenen is via tagging.

Tagging (#) stelt u in staat om een ​​tag op uw documenten en bestanden te plaatsen, zodat u ze gemakkelijk kunt vinden in de zoekresultaten. Om uw documenten te taggen:

1. Zoek het document of bestand dat je wilt taggen in Dropbox en selecteer het.
2. Voeg in het venster aan de rechterkant een tag toe aan de Voeg een tag toe doos.
3. Gebruik tags die beschrijvend zijn voor uw project. #March2022MarketingCampaign zou bijvoorbeeld werken in dit voorbeeld.

Als je documenten met je tags wilt vinden, voer je de tag in de Dropbox-zoekbalk in.

Sjabloon voor projectplanning

Wil je niet helemaal opnieuw een project in Dropbox moeten maken? Dropbox maakt het eenvoudig met de sjabloon voor projectplanning die je kunt vinden hier.

Selecteer gewoon Sjabloon gebruikenen de sjabloon wordt geopend in je Dropbox Paper-account. Deze sjabloon bevat zowel een takenlijst als een tijdlijn, evenals andere informatie zoals projectinformatie.

Vul uw gegevens in en u kunt aan de slag. Het is ook volledig bewerkbaar, zodat u wijzigingen kunt aanbrengen om aan uw specifieke behoeften te voldoen.

Een andere geweldige manier om uw projectbestanden bij elkaar te houden, is door die bestanden te koppelen aan uw hoofdprojectdocument.

Om deze functie te gebruiken, opent u uw projectplanningsdocument. Volg dan deze stappen:

1. Selecteer in de werkbalk de Pictogram Dropbox-bestanden invoegen, die eruitziet als een open doos.
2. Zoek met behulp van de zoekbalk het bestand dat u in uw document wilt invoegen. Dit kan van alles zijn, van contracten tot presentaties. U kunt ook documenten uploaden door te selecteren Upload bestanden.
3. Markeer het document en selecteer Kiezen.
4. Het bestand, document of afbeelding wordt in uw document ingevoegd. U kunt ook op het bestand klikken om het verder te openen en in volledig scherm te bekijken.

Wat kun je nog meer doen met je Dropbox-account?

Dropbox Paper is een geweldige tool voor alles, van het plannen van projecten tot het maken van documenten compleet met afbeeldingen. Dus, wat kun je nog meer doen met je Dropbox-account? Alles is mogelijk.

3 unieke en creatieve toepassingen voor Dropbox-accounts

Dropbox-accounts hebben verschillende unieke toepassingen waarvan je kunt genieten met tools voor delen en tools van derden. Hier zijn er een paar om te proberen...

Lees volgende

Over de auteur