Wat is taakbatching? Een uitgebreide gids

Productiviteit op de werkplek wordt vaak gedefinieerd als de hoeveelheid werk die een persoon in een bepaalde periode kan voltooien. Hoe productiever je bent, hoe meer dingen je gedaan krijgt.

In plaats van de conventionele benadering te gebruiken om werk gedaan te krijgen, zijn er echter verschillende strategieën die u kunt toepassen.

In sommige gevallen kunnen zelfs subtiele veranderingen leiden tot een diepgaande impact op de hoeveelheid werk die u gedaan krijgt. Task batching is hier een klassiek voorbeeld van.

Dus, wat is taakbatches precies? En hoe doe je dat goed? Laten wij het uitzoeken.

Wat is taakbatching?

Taakgroepering is gewoon een proces waarbij taken van vergelijkbare aard in een batch worden gegroepeerd en in één keer worden voltooid in plaats van ze een voor een in de loop van de dag te doen.

U kunt bijna elke taak samen groeperen. Als u bijvoorbeeld uw e-mails moet beantwoorden, kunt u een specifiek tijdstip vastleggen en zich daar exclusief op richten.

In plaats van de hele dag sporadisch niet-dringende e-mails te beantwoorden, kunt u een time-out nemen en de klus in één keer klaren met volledige focus.

Verwant: De beste apps die u kunt gebruiken om taken op het werk te prioriteren

Een groot voordeel van het batchen van taken is dat je het voor bijna alles kunt gebruiken, van diepgaand werk tot het voltooien van alledaagse taken in de loop van je dag.

Hoe taken effectief te batchen

Om taken effectief te batchen, heb je twee dingen nodig: een tijdregistratietool en een taken-app. Hier is een stapsgewijze handleiding voor het effectief batchen van taken.

Het eerste dat u moet doen, is een tijdregistratietool kiezen. Taakgroepering is alleen effectief als u weet hoeveel tijd u aan elke reeks taken besteedt.

Verwant: Gratis tijdregistratie-apps om uw diepgaande werk te maximaliseren

Een populaire keuze is Clockify, omdat het volledig gratis te gebruiken is. Natuurlijk zijn er andere opties beschikbaar, zoals Toggl, dus kies een app die je prettig vindt om te gebruiken.

2. Gebruik een taken-app om taken dienovereenkomstig te categoriseren

Er is geen gebrek aan to-do-apps, dus het is meer een kwestie van wat je leuk vindt en waarvoor je bereid bent te betalen. Microsoft To Do is een fantastische app die gratis te gebruiken en te synchroniseren is op meerdere platforms, waaronder iOS, Android, Windows en macOS. U kunt ook andere opties vinden, zoals: TickTick.

Zorg er bij het selecteren van een taken-app voor dat je er een kiest waarmee je labels kunt toewijzen of taken kunt categoriseren. Dat zal een groot verschil maken wanneer u taken samen groepeert.

3. Batch laagwaardig werk voor vermoeiende uren van de dag

Om taken succesvol te batchen en uw productiviteit te verbeteren, moet u begrijpen hoe uw energieniveaus gedurende de dag fluctueren.

Bijna iedereen van ons heeft in de loop van de dag last van pauzes of energiedips. Voor de meeste mensen zijn de ochtenden echter het meest productief. De energieniveaus zijn torenhoog en de geest schiet op alle cilinders.

De meeste mensen ervaren echter een inzinking direct na de lunch, waarbij de productiviteit aanzienlijk daalt. Tijdens deze periodes van weinig energie kunt u werk van lage waarde batchgewijs uitvoeren, zoals het beantwoorden van niet-essentiële e-mails of het uitvoeren van alledaagse taken.

Verwant: De beste tijd-batch-apps om de productiviteit te verhogen

Evenzo, voor meer veeleisende taken, is het het beste om ze te stapelen voor een tijd dat je geest fris en gefocust zal zijn. Het kan de late uurtjes van de nacht zijn of de kleine uurtjes van de vroege ochtend!

4. Splits grotere projecten op in kleinere taken

Een belangrijk ding dat u moet doen, is grotere projecten opsplitsen bij het batchen van taken. Je kunt een taak niet samenvoegen als het een groot deel van je dag gaat kosten.

In plaats daarvan, als je aan een groot project werkt, moet je het opsplitsen in kleinere, uitvoerbare taken. En, zoals altijd, zorg ervoor dat u deze taken dienovereenkomstig kunt categoriseren.

Als u bijvoorbeeld een uitgebreid rapport moet opstellen, kunt u de workflow opsplitsen in verschillende stappen, waaronder plannen, gegevens verzamelen, het rapport opstellen en presenteren.

5. Stel tijdslimieten in en bekijk uw prestaties

Het gebruik van een tijdregistratietool is van cruciaal belang voor het succesvol batchen en voltooien van taken. In veel gevallen kunnen bepaalde taken uit de hand lopen en meer tijd in beslag nemen dan u had gedacht.

Stel realistische tijdslimieten in en probeer je eraan te houden. Na verloop van tijd zul je beter begrijpen hoeveel tijd je nodig hebt om specifieke taken uit te voeren, en je tijdslimieten zullen efficiënter worden.

U moet wekelijks tijdcontroles uitvoeren om te weten welke categorieën taken het grootste deel van uw tijd in beslag nemen en hoe u de tijd die aan minder veeleisende taken wordt besteed, kunt verminderen.

Verwant: De beste alternatieven voor Toggle-tijdregistratie-apps

4 belangrijke voordelen van taakbatching

Taakgroepering is een fantastische productiviteitstechniek waarmee u meer gedaan kunt krijgen in een kortere tijdspanne. Dit zijn de grootste voordelen die het biedt.

1. Verbeterde productiviteit

Door je meer op soortgelijke taken te concentreren, krijg je meer gedaan in plaats van je aandacht te laten afdwalen. Taakgroepering is gangbaar omdat u hiermee al het werk met hoge prioriteit in één keer kunt voltooien wanneer uw energieniveau hoger is.

Hierdoor kunt u ook uw energieniveaus in de loop van de dag beter beheren en u concentreren op verschillende taken op basis van uw focusniveaus.

2. Verhoogd vertrouwen

Je zelfvertrouwen zal duidelijk laag zijn als je mentaal of fysiek mentaal uitgeput bent en een belangrijke opdracht moet voltooien. In de meeste gevallen heb je gewoon geen vertrouwen in je eigen werk.

Door belangrijk werk gedaan te krijgen tijdens perioden van veel energie en focus, zal je algehele zelfvertrouwen ook toenemen. Naarmate je meer werk in de loop van de tijd doet, zal het blijven stijgen!

3. Beter werkplezier

Probeer task batching als je merkt dat je constant deadlines najaagt en van de ene taak naar de andere springt. Het stelt u in staat uw tijd effectiever te beheren, wat uiteindelijk de werktevredenheid verhoogt.

4. Verminderde stress

Met taakbatches raak je niet wakker van naderende deadlines of slechte werkkwaliteit. Omdat je bepaalde perioden hebt voor het voltooien van alle essentiële en niet-essentiële taken, weet je wanneer je moet stoppen en wat tijd aan andere dingen moet besteden.

Dat zal natuurlijk helpen om het stressniveau te verlagen en je in staat te stellen een betere balans tussen werk en privé te krijgen.

Productiviteit reguleren is essentieel voor succes

Het meten en reguleren van uw productiviteitsniveaus is erg belangrijk. Het stelt je in staat beter te worden in je werk, tijd vrij te maken om te besteden aan dingen die je leuk vindt en meer te leren. Wat nog belangrijker is, is dat u niet constant het gevoel zult hebben dat u vastzit in uw werk door uw productiviteitsniveaus te reguleren en te beheren.

De vier pijlers van productiviteit beheren: tips en hulpmiddelen om te gebruiken

Wilt u uw productiviteit verbeteren? Hier leest u hoe u vier belangrijke pijlers van productiviteit kunt beheren met technologie.

Lees volgende

Over de auteur