Hoe u uw takenlijst weer op de rails krijgt met Notion

Het is niet ongewoon dat je vastloopt door klusjes, werk of opdrachten. De sleutel tot het oplossen van dit is om met een plan te komen en erachter te komen waar te beginnen.

De eerste stap zetten kan een uitdaging zijn, maar het uitschrijven en het maken van een interactieve visual kan helpen, vooral als je dingen kunt slepen en neerzetten die je anders zwaar zou maken.

In dit artikel laten we u zien hoe u uw takenlijst weer op de rails kunt krijgen met Notion.

1. Maak een achterstand in Notion

Als je je overweldigd voelt door dingen die je moet doen, wil je waarschijnlijk voorkomen dat je van het maken van een takenlijst een project maakt. Gelukkig heeft Notion tal van handige sjablonen die u kunt gebruiken zoals ze zijn of die u enigszins kunt aanpassen om uw eigen sjablonen te maken.

Voor dit voorbeeld is de Takenlijst sjabloon werkt goed. Je vindt het in de Sjablonen menu in de linkerzijbalk onder de persoonlijk. Zodra u het omhoog trekt, verwijdert u de plaatsaanduidingskaarten door de drie stippen in de kaart te selecteren en op. te klikken verwijderen in de menukaart.

Om uw achterstand aan te maken, voegt u een nieuwe groep toe door op het pictogram Toevoegen rechts van uw huidige groepen te klikken en deze een naam te geven achterstand. Open het menu met behulp van de drie stippen naast de groepsnaam om de kleur te wijzigen als je dat wilt.

Denk nu aan elke zinvolle taak die u moet doen en voeg deze toe aan deze lijst.

Probeer dingen te bedenken die je niet uit gewoonte doet om te voorkomen dat je te gedetailleerd bent. Als je bijvoorbeeld elke dag automatisch je aanrecht schoonveegt, wil je die taak uitsluiten, omdat het het creëren van je achterstand moeilijker maakt.

Verwant: Lijsten die u in gedachten kunt houden om de productiviteit te verhogen

Denk meer in de trant van opdrachten of klusjes en dingen die je van plan was te doen of te vergeten te doen. Maak je geen zorgen als je merkt dat je veel of maar weinig hebt. Deze lijst is alleen voor jou.

2. Sorteer uw achterstand in groepen in Notion

Hernoem de andere groepen op je bord om categorieën te maken. Het is aan jou welke categorieën je wilt gebruiken voor je taken, maar als je op zoek bent naar suggesties, probeer er dan een te maken projectspecifieke groep als je veel vergelijkbare taken hebt, zoals huis, school, schoonmaken, organiseren of zoiets anders.

Als je merkt dat je meer dan één projectspecifieke groep nodig hebt, voeg dan een andere toe.

Misschien wilt u ook een herzien lijst voor de taken waar je nu geen tijd voor hebt, en een lijst met aanbevelingen als een plek om taken te parkeren die eigenlijk een suggestie zijn van iemand anders.

Bovendien wil je je achterstandsgroep behouden, want hier blijven al je generieke taken. Je zult ook doorgaan met toevoegen aan elke categorie, inclusief de achterstand, wanneer nieuwe taken onder je aandacht komen in plaats van ze direct toe te voegen aan je huidige takenlijst.

Zodra je je bord hebt ingesteld, kun je je taken naar de juiste categorie slepen en neerzetten, of ze in de achterstand laten als ze nergens anders passen. Als u merkt dat u grote taken opsomt die veel tijd in beslag nemen, kunt u ze ook in kleinere taken in uw categorieën opsplitsen.

In plaats van bijvoorbeeld de stappen op te sommen om een ​​diavoorstelling te maken, wil je misschien weten: hoe taken in stappen op te splitsen zoals onderzoeken, opstellen, opmaken en proeflezen. Zorg ervoor dat u specifiek bent bij het benoemen om te voorkomen dat u vergeet voor welke taak de stap is.

3. Plan je takenlijst in Notion

Nu wilt u uw lijsten in actie brengen. Het kan verleidelijk zijn om een ​​aantal items te kiezen en ze willekeurig aan te pakken, maar een beetje planning zal helpen voorkomen dat je je overweldigd voelt en je in staat stellen prioriteiten te stellen.

Het enige dat u hoeft te doen, is een andere categorie maken. U kunt in plaats daarvan een aparte pagina maken als u dat wilt. Als je echter gemakkelijk items van de ene categorie naar de andere wilt slepen en neerzetten, voeg dan een nieuwe groep toe aan je bord en noem het to-do.

In deze groep plaatst u uw huidige of dagelijkse taken. Bekijk de avond ervoor of 's ochtends je lijsten en sleep over de items die je prioriteit wilt geven, zoals volgens de Ivy Lee-methode, wilt u alleen overstappen naar een bedrag waar u zich prettig bij voelt.

Als u de taak hebt voltooid, verwijdert u deze en gaat u verder met de volgende. Aan het einde van de dag, of zodra je het einde van je lijst hebt bereikt, laad je deze opnieuw met hetzelfde aantal nieuwe taken voor de volgende dag.

Verwant: Aan de slag met Notion: essentiële tips en trucs

Als je een aantal onvoltooide taken hebt, zweet dan niet. Houd die items bovenaan uw lijst voor de volgende dag en voeg ze toe aan de onderkant van de lijst totdat u de dagelijkse hoeveelheid bereikt waar u zich prettig bij voelt.

Tips voor het organiseren van uw groepen in Notion

Kleurcodering is handig in elke projectbeheersoftware. Een erg handige optie in Notion is het toevoegen van kleurkolommen aan de borddatabase. Klik hiervoor op Groep bovenaan je bord en schakel kleurkolommen in.

Als je dit doet, verschijnt de kleur achter alle items in je groep, zodat je sneller de juiste kolommen kunt vinden en bepaalde kolommen kunt laten opvallen.

U wilt waarschijnlijk dat uw huidige takenlijst het eerste item is dat u ziet, omdat dit de belangrijkste focus van het bord is. Door hem naar links te plaatsen en hem een ​​felle kleur te geven, help je hem op te vallen.

Het is ook waarschijnlijk dat je niet wilt dat je lijst met herhalingen in de weg staat bij het plannen van je dag, dus misschien wil je hem naar rechts verplaatsen en een andere kleur geven, zodat je hem niet blijft controleren. Als je de lijst echt afleidend vindt, kun je hem ook verbergen voor je bord en er alleen naar kijken als je weet dat je wat extra tijd hebt.

Kom weer op het goede spoor met Notion

Het maken van een snel taakbord in Notion is een uitstekende manier om je takenlijst weer op de rails te krijgen. Als je merkt dat het systeem voor jou werkt, kun je het ook blijven gebruiken om te voorkomen dat je weer van de baan raakt.

Hoe u uw doelen kunt stellen en volgen met Notion

Als het bijhouden van doelen je helpt om dingen voor elkaar te krijgen, weet je dat je hiervoor een handig hulpmiddel nodig hebt. Hier leest u hoe u Notion kunt gebruiken om uw doelen in te stellen en bij te houden.

Lees volgende

Over de auteur