De bordweergave gebruiken in de agenda van Microsoft 365

Iedereen heeft wel eens moeite om informatie te vinden, zelfs binnen zijn eigen bestandssystemen en apps. De agenda in Microsoft 365 voor het web bevat een vaak over het hoofd gezien hulpmiddel dat kan helpen.

Met Board View kun je je planning en taken op één plek beheren, terwijl je ook snel toegang hebt tot gerelateerde bestanden, notities en doelen kunt onthouden. Het voert veel van dezelfde projectbeheergerelateerde taken uit als Trello en OmniFocus. Maar voor mensen die Microsoft 365 gebruiken, kan het dienen als een organisatorische krachtpatser.

Bordweergave gebruiken in Microsoft 365

Board View is beschikbaar in Microsoft 365 op het web. Open de Outlook-agenda en klik op wat dan ook visie je gebruikt (dag, week, maand). Onder aan het vervolgkeuzemenu ziet u: Bord.

Klik op Standaard om uw hoofdagenda en al uw taken te openen. U kunt ook klikken op Nieuw bord om een ​​bord te maken dat is gericht op een specifiek project.

Board View opent een canvas waarop u kunt klikken om te navigeren. U kunt inzoomen met

Ctrl + ] en uit, Ctrl + [. Het is handig dat Board View veel sneltoetsen heeft om snel te navigeren.

U zult waarschijnlijk een aantal widgets zien die vooraf zijn geladen wanneer het canvas wordt geladen. U kunt het formaat hiervan wijzigen en ze over het canvas verplaatsen. Om meer widgets toe te voegen, klik op Aan bord toevoegen linksboven. U ziet de volgende widgets in de vervolgkeuzelijst:

• Kalender
• Opmerking
• Takenlijst
• Verzameling
• Doel
• Bestand
• Koppeling
• Weer
• Klok
• Persoon
• Plaats

Klik op een van deze widgets om ze aan het canvas toe te voegen. Om een ​​widget te verwijderen, klikt u op de drie stippen bovenaan en selecteer Van bord verwijderen.

Verwant: De beste Trello-power-ups om uw teamsamenwerking te maximaliseren

Elk van de Board View-widgets heeft zijn eigen toepassingen voor projectbeheer.

1. Kalender

De kalenderwidget lijkt misschien vanzelfsprekend. U kunt van weergave veranderen om uw algemene agenda, werkweek, week of maand. Een diepere blik onthult verdere aanpassingsmogelijkheden die het vermelden waard zijn.

Er is niet alleen de mogelijkheid om een ​​kalender voor een specifiek project te maken. Je kunt je via een link abonneren op een agenda buiten Microsoft 365, of een agenda uploaden vanuit een .ics-bestand.

Als knipoog naar de geografisch verspreide aard van modern werk, is het mogelijk om internationale feestdagen uit landen over de hele wereld toe te voegen. Een bijzonder handige planningsfunctie, dit betekent dat werknemers in de Verenigde Staten niet langer verrast hoeven te zijn om te ontdekken dat hun Europese collega's weer niet op kantoor zijn op weer een andere vakantie!

U kunt ook kalenders toevoegen voor tv-programma's en sporten die u volgt, handig om te beslissen wat de moeite waard is om te bekijken.

2. Opmerking

Notities die in Board View zijn gemaakt, verschijnen ook in uw OneNote-feed. U kunt basisopmaak toepassen op de tekst in elke notitie en een afbeelding invoegen. Het is zelfs mogelijk om je bord een beetje levendiger te maken door de kleur van elke noot te veranderen.

U kunt ook een vervaldatum aan notities toewijzen. Markeer het als voltooid of verwijder de vervaldatum, allemaal in Board View.

3. Takenlijst

De widget Takenlijst is bedoeld als hub en toont taken die zijn opgeslagen in de To Do-app van Microsoft en notities met vervaldatums. Takenlijst wordt gesynchroniseerd met Taken, zodat u taken van een bepaald bord in die app kunt zien. Elk bord krijgt zijn eigen lijst.

Taken die u maakt in een Board View-lijst binnen Taken, worden gesynchroniseerd met die Takenlijst, een van de weinige mobielvriendelijke elementen van deze tool, zoals hieronder zal worden besproken.

4. Verzameling

U kunt een verzameling maken om gerelateerde widgets te groeperen. Dit kan met name handig zijn als u aan een project werkt met meerdere stappen of een lang tijdsbestek.

Nadat u een verzameling op het canvas hebt geplaatst, kunt u andere widgets erin slepen. De verzameling wordt groter naarmate u widgets toevoegt. U kunt elke verzameling die u maakt een naam geven.

5. Doel

Deze functie is bedoeld om u gefocust te houden. Je kunt doelen toevoegen aan je Board View-canvas of aan individuele collecties.

Wijs een vervaldatum toe en er verschijnt een aftelling met het aantal resterende dagen. Het doel wordt automatisch toegevoegd aan je agenda. U kunt ook de achtergrondkleur van elk doel wijzigen.

6. Bestanden

Wilt u in een specifiek bestand springen? Je kunt het als een miniatuur toevoegen en rechtstreeks naar het canvas of een verzameling linken.

Dit is een realtime besparing omdat het beter is dan klikken in OneDrive of zelfs zoeken naar een bestand op naam. Als u samenwerkt met collega's of familieleden, kunt u ervoor zorgen dat zij toegang hebben tot het juiste bestand door het direct op het canvas te plaatsen.

Hier kun je een link op het canvas plaatsen. De paginatitel en een afbeelding worden op het bord getrokken. Nogmaals, het hulpprogramma hier is om informatie die relevant is voor uw project op één plek te plaatsen, waardoor de linkfunctie prettig is om te hebben.

8. Weer en klok

Deze twee zijn geweldig als je werkt met een internationaal verspreid team. U kunt het huidige weer en de lokale tijd op een andere locatie toevoegen.

Functies zoals deze kunnen je op hun best context geven over een andere persoon, en zorgen er in ieder geval voor dat je ze niet midden in de nacht belt.

9. Persoon

Snel in contact komen met die persoon? Je kunt hun contactgegevens rechtstreeks aan het Canvas toevoegen, waardoor ze slechts een paar klikken verwijderd zijn. De functie is vooral goed als uw projecten externe ondersteuning bevatten die niet in de bedrijfsdirectory staat.

10. Plaats

De locatiefunctie is ook goed voor het begrijpen van de situaties van andere mensen, omdat u adressen rechtstreeks in het canvas kunt opslaan. U kunt het adres later kopiëren of een routebeschrijving naar de locatie openen met behulp van Bing-kaarten.

Verwant: PowerPoint Speaker Coach gebruiken om uw presentatievaardigheden te verbeteren

Bordweergave ontbreekt op mobiel

Board View heeft tal van krachtige functies voor projectbeheer. Een grote valkuil is echter het gebrek aan mobiele integratie, ook al is de tool bedoeld om 360 graden te laten zien wat je moet doen.

U kunt Board View-taken zien in Taken, doelen in Agenda en notities in OneNote. Maar door het ontbreken van een mobiele optie voor Board View voelt het als een tool die nog in ontwikkeling is.

Het ontbreken van een sterke mobiele capaciteit voor een tool die locatiefuncties bevat, versterkt die indruk en roept enkele vragen op over de toewijding van Microsoft aan het onderhouden van Board View. Gelukkig is Microsoft niet zo snel met het doden van tools, in tegenstelling tot zijn concurrent Google, die berucht is voor het starten van projecten en ze vervolgens afslachten.

Board View brengt het allemaal samen

Board View biedt een meeslepend overzicht van uw projecten allemaal op één plek. Hoewel het ontbreken van een speciale mobiele app frustrerend is, is het een functierijke tool om te beheren wat je moet doen als je Microsoft 365 op internet gebruikt.

5 tijdbesparende voordelen van het gebruik van projectbeheersoftware

Door projectbeheersoftware te gebruiken, kunt u alles op één plek georganiseerd houden, waardoor u tijd bespaart. Hier zijn enkele van de tijdbesparende voordelen.

Lees volgende

Over de auteur