Projectmijlpalen instellen voor verhoogde productiviteit

Een project starten zonder mijlpalen is als de hele dag werken zonder pauzes. Behalve dat je uitgeput raakt, zul je je ook vervelen.

Projectmijlpalen geven u redenen om enthousiast te zijn over uw project, zelfs als het einde nog ver weg is. Ze tonen je de beloning van je inspanningen en inspireren je om harder te werken.

In dit artikel bespreken we het belang van projectmijlpalen en hoe u effectieve projectmijlpalen voor succes kunt bepalen.

Wat is een projectmijlpaal?

Projectmijlpalen zijn specifieke punten die aangeven wanneer een gebeurtenis, fase of doel in een project wordt voltooid. Effectieve mijlpalen helpen u bij het bijhouden van een project en de dingen die nodig zijn om het te voltooien.

Projectmijlpalen strekken zich uit over de levensduur van een project, van het begin tot het einde. Net als wegwijzers op de weg, dagen ze je uit om een ​​project af te maken.

Enkele veelvoorkomende voorbeelden van projectmijlpalen zijn projectgoedkeuring, projectfinanciering en het samenstellen van projectteamleden.

Waarom zijn projectmijlpalen belangrijk?

Mijlpalen zijn de pijlers waarop een succesvol project rust. Zonder projectmijlpalen kan uw project vermoeiend of saai worden. Dit is het geval, vooral bij grote projecten die lang duren om uit te voeren. Projectmijlpalen zijn enkele van de dingen die uw team tijdens de reis gemotiveerd houden.

Hier zijn enkele van het belang van projectmijlpalen.

1. Effectieve samenwerking

Het hebben van mijlpalen in een project helpt je om taken te delegeren naar het afvinken van de mijlpalen. In plaats van dat teamleden inactief blijven, zullen ze constant betrokken zijn en een positieve bijdrage leveren aan het project.

Er zal een toename van de productiviteit zijn wanneer er is: samenwerking binnen het team, en iedereen weet wat ze op elk punt moeten doen. De resultaten zullen duidelijk zijn in hun optredens.

Mijlpalen die tests en inspecties met zich meebrengen, zullen werknemers aanmoedigen om hun taken goed uit te voeren om de test te doorstaan.

2. Handhaaf hoge normen

Welke norm wilt u bereiken in uw project? Streven naar een bepaalde norm in de uiteindelijke output van uw project zonder mijlpalen is niet haalbaar. Het is makkelijker om aan de afgesproken normen te voldoen als je ze meet op verschillende mijlpalen.

Zorg ervoor dat de mijlpalen voldoen aan de gestelde normen voordat u ze als voltooid aanvinkt. Je kunt de gestelde normen niet halen als de kwaliteit van eventuele mijlpalen onder de verwachtingen ligt.

3. Geïnformeerde managementbeslissingen nemen

Het stellen van mijlpalen helpt u om betere groepsbeslissingen nemen om uw project op tijd af te ronden. U kent de te nemen stappen, de benodigde middelen en de hoeveelheid tijd die u nodig heeft voor het project. Als u zich bewust bent van deze belangrijke factoren, vermindert u luiheid en tijdverspilling.

Uw team kan zelfs tijdens uw afwezigheid doorgaan met een project, omdat ze weten dat ze over de middelen beschikken om de juiste beslissingen te nemen. Dit zal ook de productiviteit verhogen en uw team meer actiegericht maken.

4. Identificeer mogelijke uitdagingen

Een effectieve manier om een ​​probleem op te lossen is om het probleem vooraf te identificeren, en mijlpalen helpen u daarbij. De uitdagingen binnen uw project kunnen onvoldoende budget, gebrek aan middelen of teamleden zijn.

U kunt de uitdagingen die de succesvolle voltooiing van een mijlpaal kunnen belemmeren, vertellen en deze onmiddellijk aanpakken. Als u deze uitdagingen negeert, kunnen de gevolgen opduiken wanneer u ze het minst verwacht.

5. Motiveer het team

Teammotivatie is essentieel voor het succes van een project. Als projectmanager moet je motiveer je team om te blijven pushen, en je kunt dit doen met mijlpalen.

Mijlpalen onthullen de huidige fase van een project en moedigen het team aan om meer moeite te doen om het te voltooien. Als er geen mijlpalen zijn, kan uw team hun prestaties niet meten.

6. Deadlines bewaken

Wilt u controle over uw projectdeadlines? Mijlpalen laten u weten wanneer u een bepaalde taak moet starten en beëindigen. Door uw project bij te houden, kunt u: de deadline halen en taken afmaken zonder onnodige druk.

Als u uw deadlines niet onder controle heeft, kan dit leiden tot een lage productiviteit en uiteindelijk zal u het project niet voltooien.

5 tips voor het instellen van effectieve projectmijlpalen

Voordat u de mijlpalen van uw project voltooit, moet u er zeker van zijn dat ze realistisch en haalbaar zijn. Het stellen van mijlpalen om jezelf te prikkelen is contraproductief. U zult teleurgesteld zijn als u de mijlpalen niet kunt bereiken, en dat zal uw houding ten opzichte van het hele project beïnvloeden.

Hier zijn enkele tips voor het instellen van effectieve projectmijlpalen.

1. Kies de juiste timing

Als uw mijlpalen te dicht bij elkaar liggen, ontstaat er een vals gevoel van vooruitgang. Plaats uw mijlpalen goed genoeg zodat de resultaten van belang zijn voor het hele project.

Zorg ervoor dat uw mijlpalen uitdagend zijn en neem een ​​bepaalde hoeveelheid tijd in beslag om ze te voltooien. Houd ze echter niet te ver uit elkaar, omdat dit kan leiden tot verlies van motivatie.

Weet u niet zeker hoe u uw project moet spreiden? Gebruik een tool zoals ProofHub om uw project op te splitsen in meerdere mijlpalen en de uitvoeringstijd bij te houden.

2. Streef naar progressie

Om uw mijlpalen effectief te laten zijn, moet u ervoor zorgen dat ze u een aantal stappen dichter bij het einde van uw project brengen. Een goede mijlpaal brengt je van punt A naar punt B. Als een mijlpaal je op dezelfde plek achterlaat, is het niet progressief.

Om uw mijlpalen progressief te maken, moet u ervoor zorgen dat ze elkaar niet overlappen. Elke mijlpaal moet onafhankelijk zijn van een andere. Gebruik projectbeheertools zoals: Brightpod om ervoor te zorgen dat uw mijlpalen elkaar niet overlappen om de workflow in beweging te houden.

3. Vereenvoudig mijlpalen

De meest effectieve mijlpalen zijn eenvoudig en gemakkelijk te begrijpen door iedereen in het team. Als teamleden de componenten van een mijlpaal niet begrijpen en niet begrijpen hoe ze deze moeten bereiken, zullen ze moeite hebben om het voor elkaar te krijgen.

U kunt gebruikmaken van projectbeheertools zoals: Mijlpaalplanner om uw mijlpalen te vereenvoudigen tot uitgebreide stukjes voor gemakkelijk begrip.

4. Creëer gemakkelijke toegankelijkheid

Als projectmanager moet u uw projectmijlpalen altijd beschikbaar stellen aan uw teamleden. Het verbergen van een deel van de mijlpaal zal een vertraging in de workflow veroorzaken. Houd uw mijlpalen open, tenzij het een privéproject is, zodat teamleden de voortgang kunnen volgen. Ze zullen meer druk uitoefenen om mijlpalen te bereiken.

Gebruik een projectmanagementtool zoals: Kissflow om uw projectmijlpalen beschikbaar te maken voor uw teamleden. Ze hebben op elk moment op afstand toegang tot uw projectdashboard op de cloudgebaseerde opslag.

De mijlpalen van uw project zullen niet effectief zijn als niemand ze serieus neemt. Maak uw teamleden het belang van het bereiken van elke mijlpaal duidelijk door hen verantwoordelijk te houden.

Als het team er niet in slaagt een mijlpaal te bereiken, moet iemand of een groep mensen daarvoor verantwoordelijk worden gehouden. Anders zullen uw werknemers terughoudend zijn om de klus te klaren.

Blijf gemotiveerd met projectmijlpalen

De voldoening die gepaard gaat met het succesvol afronden van een project is onbetaalbaar. Teamleden zullen zo trots op zichzelf zijn dat ze geweldig werk hebben geleverd.

Projectmijlpalen zijn indicatoren dat u en uw team op de goede weg zijn. Wanneer het project moeilijk wordt en je wilt stoppen, zullen de mijlpalen die je hebt bereikt je motiveren om door te gaan. Als u die mijlpalen kunt bereiken, kunt u de volgende bereiken.

5 tijdbesparende voordelen van het gebruik van projectbeheersoftware

Door projectbeheersoftware te gebruiken, kunt u alles op één plek georganiseerd houden, waardoor u tijd bespaart. Hier zijn enkele van de tijdbesparende voordelen.

Lees volgende

Over de auteur