5 tools die u kunt gebruiken als u achterloopt op uw werk

Word je overweldigd door het aantal taken dat je in korte tijd moet afmaken?

Zo ja, dan is de kans groot dat je vastzit in een positie waarin alles belangrijk is en alles nu moet worden gedaan. En je bent misschien gaan denken dat leven van koffie, de hele nacht opblijven en het werk afmaken de enige overgebleven optie is.

Gelukkig is dat niet het geval. Hier zullen we de top vijf van dingen opsommen die u moet doen als u achterop raakt op uw werk; en jezelf overweldigen hoort daar niet bij. Laten we beginnen.

1. Communiceer open en neem hulp van Magie

Het eerste wat je hoeft te doen is open communiceren met je baas en collega's. Als je baas je steeds nieuwe taken toewijst, wordt het tijd dat je hem ontmoet en het probleem bespreekt waarmee je momenteel wordt geconfronteerd.

Maar in plaats van ze meteen te vertellen dat je veel op je bord hebt en dat je geen werk meer op je kunt nemen, bespreek je met hen de projecten waar je momenteel aan werkt. Vraag hen om u te helpen bij het prioriteren van de taken waaraan zij willen dat u eerst werkt.

Door dit te weten, zal je baas de situatie begrijpen. De kans is groot dat ze de nieuwe taken aan iemand anders toewijzen. En als je geluk hebt, kunnen ze net zo goed de deadlines verlengen voor degene waaraan je momenteel werkt. Daarnaast moet je met je collega's praten over je werkdruk, dan kunnen ze een actieplan bedenken om het werk op tijd af te ronden.

Neem ten slotte hulp. Het online platform, Magic, helpt je een virtuele assistent te vinden, die je per minuut moet betalen. Je kunt alle dingen die je moet doen aan deze assistent delegeren, maar het vereist jouw expertise niet. Bijvoorbeeld afspraken boeken, iets onderzoeken of zelfs eten en koffie bestellen.

Afgezien daarvan kun je assistenten inhuren tegen zeer goedkope tarieven van sites zoals upwork of Fiverr voor meer complexe taken. Ze kunnen u helpen bij het voltooien van enkele van de subtaken van het project die u gemakkelijk kunt delegeren, bijvoorbeeld het bewerken of proeflezen van een stuk inhoud.

2. Prioriteer taken met Trello

Als je weinig tijd hebt en alles dringend lijkt, is prioriteiten stellen de sleutel.

Dus, prioriteit geven aan de taken op basis van de deadlines en de tijd die nodig is om ze te voltooien. Als je bijvoorbeeld nog vier dagen hebt om een ​​opdracht in te leveren, duurt het 4-5 uur om te voltooien en een deadline van een week voor een ander project waar je misschien 18-20 uur over doet, geef prioriteit aan de vroegere. U kunt de langere taak ook opsplitsen in meerdere subtaken om het u gemakkelijker te maken.

Als je klaar bent met het stellen van prioriteiten, gebruik je Trello om die subtaken en taken op je takenlijst te krijgen met een vervaldatum die je voor elk van hen instelt.

Het platform is gratis voor individueel gebruik en stelt u in staat meerdere borden en kaarten te maken en uw taken eronder te vermelden. Als u bijvoorbeeld een project X uiterlijk deze week moet indienen en project Y de volgende week, overweeg dan om twee kaarten te maken op het Kanban-bord van Trello en een lijst van alle subtaken die je moet voltooien met deadlines voor je definitieve inzending datum.

U kunt ook andere teamleden aan de lijst toevoegen. Noem ze, wijs taken toe en bespreek zo nodig dingen in het opmerkingengedeelte. als jij een virtuele assistent inhuren, kun je ze rechtstreeks taken toewijzen vanuit Trello en weten of dingen op tijd lopen.

3. Reset je hersenen met geleide meditatie

Als je achterop raakt op je werk, 's avonds laat wakker blijft, de ene koffie na de andere slurpt, en werkt tot je ogen het gewoon niet bij kunnen houden, kan je intrigeren. Maar denk nog eens goed na; ons brein en lichaam moeten bijtanken. Het nemen van een hele nacht slapen zal u helpen op te frissen en op uw beste snelheid te werken. Aan de andere kant, als u dit niet doet, kan dit leiden tot middelmatige prestaties.

Wanneer u echter achterop raakt op uw werk, lijkt stress en niet kunnen slapen gerechtvaardigd. Maar je kunt het repareren. Het enige dat u hoeft te doen, is de volgende dag twee uur eerder op kantoor zijn om uw lopende taak af te ronden. Reserveer ook een paar uur in het weekend om het werk te voltooien.

Met dat in gedachten is slapen zonder enige angst mogelijk. Voer geleide meditatie uit om het eenvoudiger te maken. Download de Calm-app of sla het onderstaande YouTube-filmpje op en speel het af als je in je bed ligt.

downloaden: Rust voor Android | iOS (Gratis, in-app aankoop beschikbaar)

4. Productief uitstellen met FocusMe

Als je overweldigd bent, stel je uit. Het is de gemakkelijkste ontsnapping aan alle problemen van de wereld. Maar het komt met een grotere prijs om te betalen. Maar wat als je zou kunnen uitstellen en toch dingen van je takenlijst kunt schrappen?

Gewoon reverse engineeren hoe uitstelgedrag werkt. Begin met het blokkeren van onnodige dingen die je kunnen verleiden terwijl je uitstelt en werk aan de kleinere subtaken die je moet doen. Het platform FocusMe kan helpen om onnodige dingen van je desktop of Mac te blokkeren, en Trello kan helpen met het opsommen van de dingen die je moet doen voor productief uitstelgedrag.

Op die manier ben je productief en krijg je dingen voor elkaar, zelfs als je dingen uitstelt. Motivatie komt voort uit actie, en het is nooit andersom. Op die manier, als je je een beetje vreemd begint te voelen door aan de taken met een lage prioriteit te werken, zul je de kriebels voelen om terug te gaan naar de belangrijker taken.

5. Neem productieve pauzes

Afgezien van extra uren werken en uitstellen, is het nemen van productieve pauzes net zo belangrijk. U kunt overwegen om elke 90 minuten werk een pauze te nemen of nadat u een taak volledig hebt voltooid.

Overweeg tijdens deze pauzes iets gezonds te eten, iets te doen dat je ontspant, zoals naar muziek luisteren of een wandeling maken.

U moet echter voorkomen dat u die pauzes verspilt door uw e-mails of sociale media te controleren. Om het te laten werken, kunt u overwegen 20-30 minuten te besteden aan het beantwoorden van elk noodzakelijk gesprek voordat u aan het werk gaat. Schakel vervolgens de meldingen uit.

Je moet er ook voor zorgen dat je de tijd bijhoudt tijdens je pauze. Stel dus een timer in op de gewone Klok-app van je telefoon en ga terug naar je bureau zodra je vrije tijd voorbij is.

Verwant: Een app-timer instellen op Android om uw schermtijd te regelen

Maak je geen zorgen over achterop raken op je werk

Inmiddels moet je begrepen hebben dat het mogelijk is om je werk af te maken zonder overweldigd te raken. Het enige wat u hoeft te doen is openlijk communiceren, prioriteiten stellen voor uw taken, ervoor zorgen dat u voldoende slaapt en pauzeert, en profiteren van uitstelgedrag.

Dit lijken misschien kleine tips, maar ze kunnen wonderen doen als je ze correct opvolgt.

De 7 beste apps om uw projecten sneller gedaan te krijgen

Als u uw workflow wilt versnellen en projecten op tijd wilt voltooien, zijn hier enkele van de beste apps die u kunt gebruiken.

Lees volgende

Over de auteur