Overmatig gebruik van communicatie- en samenwerkingshulpmiddelen vermijden?

Samenwerkings- en communicatietools zijn essentieel voor het succes van elk project, vooral voor teams op afstand. Ze helpen de productiviteit en verbindingen tussen werknemers te vergroten, terwijl ze overal en altijd toegang hebben tot informatie.

Te veel opties kunnen echter stressvol worden, vooral wanneer je elke werkdag moet beginnen met jongleren tussen verschillende tools om op de hoogte te blijven. In dit artikel worden enkele tips en hulpmiddelen besproken waarmee u samenwerkingshulpmiddelen effectiever kunt gebruiken.

Je team overbelasten met samenwerking tools is niet de oplossing voor een betere productiviteit; integendeel, het kan leiden tot:

• Lagere productiviteit omdat uw team meer tijd besteedt aan het najagen van informatie op meerdere platforms dan aan het uitvoeren van taken.
• Vertraagde projecten omdat de communicatie tussen de kieren hapert.
• Verminderde samenwerking omdat sommige mensen moeite hebben om vertrouwd te raken met meerdere samenwerkingsplatforms.
• Moeilijke toegang tot informatie wanneer je die nodig hebt.
instagram viewer
• Jongleren tussen talloze samenwerkings-apps kan leiden tot: contextwisseling en lagere effectiviteit.
• Verspillende uitgaven, aangezien veel van deze softwareoplossingen overlappende functies hebben en abonnementskosten vereisen.

Dus, als samenwerkingstools cruciaal zijn voor teamwork, hoe kun je deze problemen dan vermijden?

1. Geef prioriteit aan uw team- en bedrijfsbehoeften

Het is belangrijk om te beginnen met te beseffen dat effectieve samenwerking niet over technologie gaat, maar over uw mensen en hoe ze met elkaar omgaan om gemeenschappelijke doelen te bereiken. Om dit mogelijk te maken en te faciliteren, komen samenwerkings- en communicatietools om de hoek kijken.

Daarom moet u beginnen met het beoordelen van de behoeften van uw bedrijf en wat voor soort cultuur u voor uw team wilt opbouwen. Krijg bovendien een duidelijk beeld van wat voor soort taken uw team dagelijks uitvoert en hoe u het beste met elkaar kunt communiceren.

Als u bijvoorbeeld vertrouwen en de vrijheid om te werken tijdens flexibele uren wilt bevorderen, kiest u voor digitale oplossingen die asynchrone communicatie mogelijk maken en samenwerking, zoals Twist en Yac, zou het beste kunnen werken. Deze tools stellen uw mensen in staat om gefocust te blijven tijdens hun meest productieve tijdlijn.

Aan de andere kant, als uw team meestal onderweg is en u waarde hecht aan realtime communicatie, tools die synchrone communicatie mogelijk maken en zowel desktop- als mobiele toegang bieden, zoals slappe, is misschien uw beste optie.

Als u eenmaal een duidelijk idee heeft van uw behoeften en het soort cultuur dat u wilt promoten, is het gemakkelijker om het aantal opties te beperken dat aansluit bij uw werkbenadering. Als u alleen een tool kiest omdat deze populair is, kan dit onbedoeld de cultuur en het besturingssysteem van uw bedrijf veranderen, wat tot onproductieve resultaten kan leiden.

2. Maak gebruik van Workspace-suites

Na de behoeften van uw bedrijf te hebben beoordeeld en in een poging om het aantal samenwerkingstools dat u gebruikt te verminderen, kunt u zou kunnen beginnen door te kijken naar alles-in-één of veelzijdige platforms die een reeks functies bieden die nodig zijn om uw bedrijf.

Deze oplossingen zijn speciaal ontworpen om alles bij elkaar te brengen door essentiële functies te combineren en functionaliteiten van meerdere apps in een enkel platform, waardoor u niet meerdere programma's hoeft te openen om toegang te krijgen informatie.

Door dit te doen, helpen ze tijd en geld te besparen, terwijl ze het voor iedereen gemakkelijker maken om dingen voor elkaar te krijgen zonder updates te missen. Ze zijn ideaal voor kleine en middelgrote bedrijven die niet per se de nieuwste toeters en bellen nodig hebben, maar eerder een eenvoudige, ongecompliceerde oplossing die hen helpt soepel te werken.

Met deze tools kunt u berichten uitwisselen, bellen, aantekeningen maken, taken toewijzen en zelfs projecten plannen - allemaal vanaf één plek. Enkele voorbeelden van de beste werkruimtesuites die meerdere functies bieden om uw workflow te stroomlijnen, omvatten: Piek of Dezelfde pagina. U kunt een van deze tools gebruiken om al uw activiteiten bij elkaar te brengen.

Stel dat uw organisatie gespecialiseerd is in een specifieke branche en uw multifunctioneel platform een ​​“manusje van alles, meester van geen." In dat geval moet u overwegen de best passende oplossingen te vinden voor individuele functies die eenvoudig met elke functie kunnen worden geïntegreerd ander.

Als projectbeheer je primaire focus is, wil je misschien kijken naar tools met functies zoals het maken van taken en toewijzing, robuuste zoekfuncties, meerdere dashboardweergaven, projectstatusrapportage en project Sjablonen.

Verwant: Zapier-integraties die uw workflow voor taakbeheer automatiseren

U moet echter ook rekening houden met projectbeheeroplossingen die integratiemogelijkheden bieden met andere tools, bijvoorbeeld Bijenkorf, maandag.com, of Wrike. Zo kun je een aantal tools gebruiken die geschikt zijn voor specifieke doeleinden en deze koppelen om nog betere resultaten te behalen.

Bovendien zijn deze tools gebruiksvriendelijk, waardoor het voor iedereen gemakkelijker is om ze effectief te leren en te gebruiken.

4. Creëer een gecentraliseerde kennisbank

Zoals we hierboven hebben vermeld, is een van de belangrijkste nadelen van het gebruik van te veel samenwerkingstools dat werknemers kostbare tijd verspillen van het ene platform naar het andere springen om toegang te krijgen tot informatie of andere collega's lastigvallen met vragen die al meerdere keren zijn beantwoord keer.

Om dit te voorkomen, kunt u alle essentiële informatie opslaan in een gecentraliseerde kennisbank die overal gemakkelijk toegankelijk is. U kunt een interne bedrijfswiki gereedschap zoals Tettra om alles te behouden, van bedrijfsbreed beleid en instructiehandleidingen tot specifieke productinformatie. Iedereen met toestemming kan bestanden toevoegen en bewerken, waardoor een intuïtief samenwerkingsplatform ontstaat waarmee medewerkers informatie met elkaar kunnen delen.

Het idee is dat elk teamlid rechtstreeks naar deze kennisbank kan gaan om informatie te vinden en antwoorden te krijgen op eventuele vragen of problemen.

Begin nu uw reis naar effectieve communicatie en samenwerking

Als je momenteel te veel rommel hebt als het gaat om communicatie- en samenwerkingstools, overweeg dan om de bovenstaande oplossingen te implementeren.

Door de best mogelijke digitale samenwerkingsoplossingen en -strategieën voor uw bedrijf te gebruiken, neemt u: een grote stap om productiever te worden, op de lange termijn geld te besparen en de algehele prestaties te verbeteren.

Naarmate u groeit en uw bedrijf veeleisender wordt, kunt u uw processen altijd aanpassen aan uw veranderende behoeften.

Hoe u de productiviteit van uw werkplek kunt verhogen met kennisdeling

Het delen van kennis op de werkvloer kan krachtig zijn, maar alleen als je een omgeving creëert die dit aanmoedigt. Hier zijn enkele hulpmiddelen en tips om te helpen.

Lees volgende

Over de auteur