Een projectverzoekbord bouwen in ClickUp

Door taken te delegeren of om hulp te vragen, kunnen mensen zich soms ongemakkelijk voelen. Of het nu gaat om de angst om de verkeerde kant op te vragen of om je zorgen te maken over wat iemand anders misschien denkt, het is een veel voorkomende uitdaging op de werkplek.

Zelfs degenen die goed geoefend zijn in het uitdelen van opdrachten, kunnen er baat bij hebben minder tijd te besteden aan het communiceren van de details. Het kan vermoeiend zijn om alles bij te houden wat u hebt besproken in e-mails, berichten en vergaderingen, vooral wanneer u een bijlage, detail of vraag uit het oog verliest.

In dit artikel laten we u zien hoe u een projectverzoekbord maakt in ClickUp waarmee u snel en pijnloos kunt delegeren.

Welke kolommen voegt u toe aan uw projectaanvraagbord?

Bij het maken van een projectverzoekbord in ClickUp, het doel is om tijd te besparen. U wilt duidelijk maken aan wie u het project toewijst, wanneer u wilt dat ze het voor elkaar krijgen, het prioriteitsniveau en wie het verzoek indient. U kunt dit snel doen door de kolommen toe te voegen

cessionaris, opleveringsdatum, prioriteit, en gemaakt door naar je bord.

Als je je afvraagt ​​waarom de gemaakt door kolom is belangrijk, het is om twee redenen. Zo weten je teamgenoten wie ze moeten vragen als ze een vraag tegenkomen. Het laat hen ook weten aan wie ze rapporteren als er meerdere mensen projecten toewijzen.

U kunt niet wijzigen wie er in de gemaakt door kolom, dus als u de taak namens iemand anders maakt, kunt u dat in de beschrijving noteren.

Bovendien merkt u misschien de cessionaris kolom bevat standaard één naam. Als je meer dan één persoon op een taak wilt zetten, kun je meerdere toegewezen personen inschakelen. Klik hiervoor op uw profielpictogram in de linkerbenedenhoek, ga naar Instellingen, selecteer KlikAppsen schakel in Meerdere toegewezen personenn de opties.

Als u iemand anders bij het project wilt betrekken die er niet actief aan werkt, kunt u deze persoon toevoegen als een kijker, of als je wilt dat je teamgenoten zelf taken claimen, kun je de kolom gewoon leeg laten.

Verwant: ClickUp vs. Asana: wat is beter voor projectbeheer?

Naast de vier hierboven genoemde kolommen, ClickUp biedt vele anderen die u zullen helpen projectspecificaties te communiceren. Als uw taken bijvoorbeeld tijdgevoelig zijn, kunt u de Datum gecreeërd kolom om te laten zien hoe lang het heeft gezeten. Je zou ook de kunnen gebruiken tijd schatting kolom om uw teamgenoten te informeren over hoe lang het project kan duren.

Om erachter te komen welke kolommen u wilt gebruiken, moet u even de tijd nemen om na te denken over de manier waarop uw team al opdrachten uitdeelt, te kiezen wat werkt en uw bord aan uw behoeften aan te passen.

Een projectverzoekbord instellen in ClickUp

De eerste stap bij het maken van een projectverzoekbord is het maken van een nieuwe lijst in uw werkruimte. Om dit te doen, beweegt u de muisaanwijzer over de naam van uw werkruimte in de zijbalk en klikt u op de knop Toevoegen. Geef uw lijst dienovereenkomstig een naam.

Voeg vervolgens de kolommen in die u wilt gebruiken als ze er nog niet zijn. U vindt er een lange lijst van wanneer u de optie voor toevoegen in de rechterbovenhoek van uw lijst selecteert. Houd er rekening mee dat minder meer is. Als u te veel informatie aan uw bord toevoegt, kan dit uw collega's verwarren, vooral degenen die nieuw zijn in projectbeheersoftware.

U wilt ook een minimale benadering hanteren met statussen. Om uw statussen te bewerken, plaatst u de muisaanwijzer op de Te doen of een statustabblad op uw bord, klik op de drie stippen aan de rechterkant en ga naar Statussen beheren. Selecteer Op maat en maak degene die u wilt gebruiken om met uw team te communiceren.

Het voorbeeld gebruikt Te doen, bezig, en compleet, maar je kunt creatiever worden als je wilt. Als je het bord gebruikt voor het claimen van projecten, wil je misschien open in plaats van to-do en hebben een toegewezen statusom jezelf en anderen te laten weten dat er iemand anders is, zelfs als ze nog niet zijn begonnen met werken.

U kunt ook opties gebruiken zoals: zit vast om te communiceren dat een teamgenoot hulp nodig heeft, of in de wacht om snel te laten weten dat een project nog niet in uitvoering of voltooid is.

Hoe te werken binnen een projectverzoekbord

Het idee achter het projectverzoekbord is om de communicatie bij het delegeren van taken te beperken. Niet dat je geen details deelt of vragen beantwoordt, maar je doet dit allemaal op één plek, zodat jij en je team weten waar ze de informatie kunnen vinden.

De details in de kolommen geven de opdrachtnemer een snel overzicht van de projectverwachtingen. Bovendien kunt u gedetailleerde notities in de taak plaatsen door op de naam te klikken.

Hier vind je een plek waar je de taak aan je teamgenoot kunt beschrijven, bestanden kunt bijvoegen en heen en weer kunt communiceren in de opmerkingen.

U kunt ook een kijker aan het project toevoegen door op het oogsymbool in de rechterbovenhoek te klikken. Dit lijkt veel op iemand CC'en in een e-mail.

Zodra je teamgenoot aan de taak begint te werken, veranderen ze de status in bezig om te laten zien dat het onderweg is en compleet wanneer ze klaar zijn. ClickUp verbergt automatisch voltooide taken, maar u kunt ze op elk moment bekijken door te klikken op toon gesloten in de rechterbovenhoek.

Houd er rekening mee dat iedereen projecten in ClickUp kan toewijzen, dus uw projectverzoekbord werkt in beide richtingen. Op die manier, als je een collega hebt die je hulp ergens bij nodig heeft, kunnen ze ook een taak voor je maken.

Verwant: Wat is ClickUp? De beste functies voor projectbeheer

Als u met een groot team werkt en vindt dat uw projectverzoekbord te druk is, wilt u misschien voor elke afdeling aparte borden maken. U kunt ook borden met projectverzoeken maken voor individuele mensen als uw bedrijf veel taken heeft of als iemand dat extra beetje een-op-een focus nodig heeft.

Bovendien, als je merkt dat je visuele mensen in je team hebt, wil je misschien: een bordweergave toevoegen dat een kaartsysteem gebruikt in plaats van een lijst.

Focus op een projectverzoekbord

Het maken van een projectverzoekbord is een snel project dat zowel beginners als ervaren ClickUp-gebruikers kunnen uitvoeren. Het gebruik ervan helpt niet alleen het springen tussen e-mails en berichten te beperken bij het delegeren van taken, maar het kan ook de hoeveelheid tijd die u aan al dan niet geplande vergaderingen doorbrengt, verminderen.

Zorg ervoor dat u uw team uitlegt hoe het werkt, en laat hen weten dat ook zij u of elkaar om hulp kunnen vragen wanneer ze die nodig hebben.

ClickUp vs. Begrip: wat is beter voor projectsamenwerking?

ClickUp en Notion zijn twee van de beste tools voor projectsamenwerking die er zijn. Ontdek wat beter voor u is.

Lees volgende

Over de auteur