Feature Vermoeidheid: hoe u overweldiging kunt voorkomen met projectbeheersoftware

Het vinden van de juiste projectmanagementsoftware kan een uitdaging zijn. Bij elke keuze hoort een lange lijst van features en functies met verschillende namen en soms een onduidelijk doel.

Bij het maken van een vergelijking is het gemakkelijk om overweldigd te raken, maar dat hoeft niet zo te zijn. In dit artikel zullen we u enkele tips geven om vermoeidheid van functies te verminderen als het gaat om het kiezen van de juiste projectbeheersoftware voor u.

1. Maak een plan voor uw projectbeheersoftware voordat u probeert of koopt

Je hebt al besloten om projectmanagementsoftware te proberen, of je overweegt het tenminste. Met zoveel uitstekende opties die er zijn, doe je jezelf een groot plezier door te schetsen wat je ermee wilt doen voordat je de mogelijkheden en functies van elke software onderzoekt.

Dit zal u niet alleen helpen bij het vinden van de juiste software, maar het zal u ook helpen de verkeerde te identificeren en uit te sluiten.

Bedenk manieren waarop u en uw collega's nu taken communiceren. Wilt u dat de software bepaalde soorten e-mails, vergaderingen en memo's vervangt? Welke soorten details neem je meestal op en wat is het proces waarin je taken toewijst?

Een ander belangrijk onderdeel van het schetsen van hoe u het gaat gebruiken, is bepalen wie het gaat gebruiken. Hoeveel mensen heb je in je team? Wat voor soort rollen en machtigingen heb je nodig voor het account van elk teamlid? Moet u gastaccounts voor klanten of aannemers opnemen?

U kunt ook overwegen of u privéwerkruimten binnen uw software nodig heeft. U kunt bijvoorbeeld lijsten die u in uw ClickUp-werkruimten maakt, standaard als gedeeld of privé instellen en op elk moment wisselen. De notie is het tegenovergestelde, waar pagina's privé zijn totdat je ze met gasten deelt, tenzij je voor het teamaccount gaat.

Hoewel veel projectbeheersoftware hetzelfde lijkt, zal het beantwoorden van deze vragen u helpen te begrijpen naar welke functies u binnen uw budget moet zoeken.

2. Bepaal welke functies u nodig heeft, op basis van wat u al doet

Hier kunnen dingen een beetje lastig worden. Er zijn veel keuzes in projectbeheersoftware en daarmee heeft elke software een lange lijst met functies.

Iets om in gedachten te houden is dat minder meer is. Je kan zelfs herhalende taken of workflows schetsen met slechts een tabel en enkele checklists, zoals weergegeven in het voorbeeld met Notion hieronder. Het komt allemaal neer op hoe jij en je team samenwerken.

Het gebruik van tijdregistratie als voorbeeld, alleen omdat u dit in sommige projectbeheersoftware kunt doen, betekent niet dat u dat ook zou moeten doen. Als je al een tijdregistratiemethode hebt die werkt, of je bent momenteel niet bezig met het bijhouden van je tijd, en dat is oké, waarom zou je dan kiezen voor degene met het bijhouden van een zonder?

Uw projectbeheersoftware mag geen wrijving toevoegen aan uw dagelijkse taken. Eerst en vooral is het een hulpmiddel dat u kunt gebruiken om projecten effectief communiceren, denk dus na over de manieren waarop u dat momenteel doet en welke functies het nuttigst zouden zijn.

Het is gemakkelijk om afgeleid te worden door extra functies, niet alleen omdat u tijd besteedt aan het instellen en niet gebruiken ervan, maar ze zullen uw werkruimte ook rommelig maken. Dit brengt ons bij het volgende punt.

3. Als het flitsend is, beslis dan of het duurzaam is

Als een bepaalde functie uw aandacht trekt en u besluit deze te gebruiken, vraag uzelf dan af of u dit op de lange termijn zult volhouden. De Llama-boerderij en batterij-widgets van Monday.com zijn bijvoorbeeld best leuke toevoegingen aan het dashboard omdat ze je doelen enigszins game-achtig maken, maar opwinding kan gemakkelijk afnemen.

Misschien wilt u helemaal niet naar widgets kijken, want Monday, ClickUp, Notion en Asana zijn allemaal geweldige keuzes zonder. De afbeelding hieronder is een eenvoudig voorbeeld van een projectverzoekbord met slechts enkele van de vele functies die beschikbaar zijn in de onbetaalde versie van ClickUp.

Het is het beste om uw projectbeheersoftware te kiezen op basis van de basis en niet op de toeters en bellen, vooral als ze alleen maar ten koste gaan van uw productiviteit.

Een ander punt om op te merken zijn integraties. Net als widgets kunt u de software waarschijnlijk ook zonder gebruiken. Als je het echter leuk vindt dat het integreert met andere software, kijk dan welke taken het kan voltooien voordat dat een beslissende factor wordt. De integratie kan gewoon een andere melding of stap zijn.

4. Enkele handige basisfuncties om naar te zoeken

Voordat we ingaan op de basis, is het belangrijk op te merken dat wanneer u de functies van projectbeheersoftware vergelijkt, u elke website afzonderlijk bezoekt. Elke software kan een ander naamgevingssysteem gebruiken voor dezelfde functie, waardoor het lijkt alsof de andere geen specifieke mogelijkheid heeft bij het maken van een directe vergelijking. De concurrentie noemt het misschien iets anders.

Het beste voorbeeld hiervan is Notion. Hoewel u geen enorme lijst van elk stuk inhoud zult vinden, kunt u taken, statussen of borden aan uw pagina's toevoegen. Met behulp van blokken kunt u een effectief projectbeheersysteem creëren.

Ongeacht de naam, enkele handige basisprincipes waar u op wilt letten zijn:

• Taken, pagina's of pulsen—Welke terminologie de software ook gebruikt, dit zijn de blanco kaarten in projectbeheersoftware waar u de beschrijving, vervaldatum, prioriteit, toegewezen persoon en bijlagen kunt toevoegen bij het maken van een opdracht.
• Communicatie middelen—in plaats van heen en weer te bladeren tussen uw projectbeheersoftware en e-mail, met de tools om commentaar te geven, te antwoorden en anderen te taggen is zeer nuttig bij het samenwerken aan of delegeren projecten.
• Statussen-een deel van wat projectmanagementtools geweldig maakt, is dat jij en je team elkaar kunnen vertellen dat je ergens aan werkt, zonder een openbare aankondiging te doen.
• Herinneringen- u zult deze waarschijnlijk aan uw behoeften willen aanpassen, maar u zult dankbaar zijn om herinneringen in uw projectbeheersoftware te hebben, vooral op de momenten dat u ze nodig hebt.
• Schone interface- een strak, minimaal ontwerp helpt u zich te concentreren op de belangrijkste taken die voorhanden zijn.

Laat functies de functie niet in de weg staan

Projectmanagementsoftware lijkt in eerste instantie misschien intimiderend, maar dat hoeft niet zo te zijn. Als je met een plan naar binnen gaat en je eraan houdt, zul je het beste vinden voor jou en je team.

Het beste van alles is dat de meeste softwarebedrijven voor projectbeheer een gratis proefversie bieden, zodat u deze kunt uitproberen voordat u iets betaalt. Waarom probeert u er niet een paar door in elk een projectbord te maken?

ClickUp vs. Asana: wat is beter voor projectbeheer?

Er zijn veel opties voor projectbeheersoftware, hier zijn enkele tips om u te helpen kiezen tussen Asana en ClickUp.

Lees volgende

Over de auteur